Báo cáo Sáng kiến Sử dụng excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang quản lý chi phí các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
BAN GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG 
BÁO CÁO
KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NĂM 2022
 Tên sáng kiến: Sử dụng excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang quản lý chi phí các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao 
Chủ trì thực hiện: Đặng Sơn Bá
Chức vụ: Nhân viên phòng Hành chính – Tổng hợp
Đơn vị công tác: Ban Giải phóng mặt bằng tỉnh
Bình Định, ngày . tháng . năm 2022

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
	 Bình Định, ngày .... tháng . năm 2022
BÁO CÁO
Kết quả thực hiện sáng kiến năm 2022
Tên sáng kiến: Sử dụng excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang quản lý chi phí các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao
Đặt vấn đề
Từ năm 2015 đến nay, Ban Giải phóng mặt bằng được UBND tỉnh Bình Định tin tưởng giao phó nhiều dự án trọng điểm của tỉnh, đa phần các dự án nằm tại các huyện, thị xã nhằm thúc đẩy đồng bộ sự phát triển đô thị hóa. Nhận thức rõ điều đó, viên chức và người lao động thuộc Ban luôn cố gắng nỗ lực hết mình để thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và đảm bảo chất lượng. 
Tháng 11 năm 2015, tôi bắt đầu công tác tại Ban Giải phóng mặt bằng tỉnh, được Lãnh đạo phòng phân công thực hiện công tác kế toán thanh toán, lập dự toán và thanh toán các khoản thu chi nguồn 2%, theo dõi dự án, đối chiếu tài khoản tiền gửi, dự toán chi thường xuyên... Trong quá trình làm việc, bản thân nhận thấy còn gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi nhiệm vụ được giao, hay khi tiến hành thanh toán 1 hay nhiều dự án. Đầu tiên, phải mở thư mục file tìm đến dự án cần thanh toán, tiếp đó phải mở nhiều file mới tìm được file cần thực hiện. Do đó, để công việc mang lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian và khoa học hơn, bản thân nhận thấy cần tạo trang quản lý công việc để có cách nhìn tổng quát hơn những nhiệm vụ được giao, đồng thời kết hợp Hyperlink để mở fie nhanh; ứng dụng VBA, công cụ excel để tra cứu nhanh đến dự án cần thực hiện.
Hyperlink là một thuật ngữ tiếng Anh mang nghĩa là siêu liên kết. Đây chính là một đường dẫn mà khi người dùng nhấp chuột vào sẽ được chuyển đến một vị trí nào đó trên trang khác hoặc bất kỳ trang web nào khác mà người dùng chèn vào.
VBA là viết tắt của Visual Basic for Application, là ứng dụng lập trình cơ bản trong Microsoft Office. Trong Microsoft Excel, VBA giúp tự động hóa các công việc và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến. Chức năng ghi lại những đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao tiếp với người sử dụng.
Từ những vấn đề nêu trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết được các vấn đề nêu ra là điều cần thiết, nhằm mang lại hiệu quả cao trong công việc, tiết kiệm thời gian. Do đó, với những kiến thức được học, tôi đã viết đề tài “Sử dụng excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang quản lý chi phí các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao”.
2. Mục tiêu
- Quản lý công việc được giao.
- Tiết kiệm thời gian trong việc mở file.
- Tra cứu nhanh đến dự án cần thực hiện.
3. Cách thức thực hiện
3.1 Thiết lập trang quản lý
Để thiết lập trang quản lý đầu tiên nhập dự án và chèn các hình khối (hay còn gọi là Shapes) vào trang Excel. Sắp xếp vị trí và định dạng màu cho các hình khối để dễ nhìn, dễ thực hiện (như hình).
Cách thực hiện:
Chèn Shapes vào trong bảng tính Excel
Bước 1: Mở file Excel, trên thanh công cụ Click chuột vào thẻ Insert chọn Shapes 
Bước 2: Chọn Shapes muốn sử dụng 
Ví dụ: Tại dự án Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A , ta chọn 3 shapes hình chữ nhật, sắp xếp và tùy chỉnh kích thước theo ý muốn (như hình).
Bước 3: Trang trí, định dạng cho Shapes theo ý muốn 
Sau khi chọn hình khối xong, trên thanh công cụ xuất hiện thẻ Drawing tools, vào thẻ Drawing tools  và chọn Format để trang trí, định dạng các yếu tố bên trong hình khối như màu viền, màu sắc bên trong, ...
Bước 4: Nhập nội dung vào Shapes
Click chuột phải vào Shapes à chọn Edit Textà nhập nội dung
Ví dụ: Tại dự án Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A , tại 3 shapes hình chữ nhật vừa chọn, ta nhập nội dung vào từng shapes lần lượt: Bảng kê; Phiếu chi; Dự toán (như hình).
3.2 Tạo liên kết đến một file Excel tương ứng với Shapes
Mục đích: mở nhanh file cần thực hiện khi click vào shape đã liên kết
Ví dụ: để mở bảng kê thanh toán (file excel: BK_1a.xlsm) dự án Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A: 
BANG KE
Thao tác thủ công: phải truy cập vào từng thư mục để mở file: D:\CP 2% CTT 2018\LẬP DỰ TOÁN\ Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A \ BK_1a.xlsm.
BANG KE
Sử dụng Hyperlink: sau khi đã liên kết với shapes 	tương ứng với dự án, chỉ cần click vào shapes , file BK_1a.xlsm sẽ mở ra	.
Cách thực hiện:
Bước 1: Chọn Shapes cần chèn link, sau đó nhấn chuột phải chọn HyperLink...
Bước 2: Hộp thoại Edit Hyperlink được hiện ra, chọn Existing File or Web Page à Current Folder à Browse for File để tìm đến File cần liên kết. Sau đó click OK.
 Kết quả khi đưa chuột đến shapes đã liên kết, xuất hiện đường link của file cần liên kết:
BANG KE
Ví dụ: Tại dự án Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A, khi đưa chuột đến shapes	, xuất hiện đường link: file:/// D:\CP 2% CTT 2018\LẬP DỰ TOÁN\ Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A \ BK_1a.xlsm (như hình).
3.3 Kết hợp VBA và công cụ excel để tra cứu dự án
3.3.1 Tạo ô tìm kiếm dự án và tô màu kết quả tìm kiếm theo điều kiện
Mục đích: Khi nhập từ khóa dự án vào ô tìm kiếm, sẽ tự động tô màu các dự án có chứa từ khóa đó.
Đầu tiên, đặt ô Q21 là ô nhập tự khóa tìm kiếm dự án.
Ô nhập từ khóa tìm kiếm (ô Q21)
Tiếp theo, sử dụng công cụ Conditional Formatting để định dạng tô màu kết quả tìm kiếm theo điều kiện tại ô Q21.
Cách thực hiện:
Bước 1: Chọn phạm vi muốn tìm kiếm (các dự án)
Ví dụ: chọn phạm vi (A9:C23), để khi thỏa mãn điều kiện sẽ tô màu từ cột A đến cột C.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Home à chọn Conditional Formatting để bắt đầu định dạng có điều kiện. Xuất hiện bảng danh sách, chọn New Rule để tạo định dạng mới theo nhu cầu.
Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule hiện ra. Chọn Use a formula to determine which cells to format trong phần Select a rule type. Sau đó, tại ô Format values where this formula is true, nhập công thức để định dạng tô màu cho ô:
=IF(ISBLANK($Q$21);0;SEARCH($Q$21;$B9))
Diễn giải: Nếu ô Q21 để trống hoặc nhập từ khóa không có trong phạm vi tìm kiếm thì không thực hiện, ngược lại nếu nhập đúng từ khóa vào ô Q21 thì tìm từ khóa đó trong phạm vi tìm kiếm (các dự án).
Tiếp theo, để định dạng tô màu kết quả tìm kiếm theo điều kiện tại ô Q21. Ta chọn Format.
Bước 4: Hộp thoại Format Cells hiện ra, chọn mục Fill để lựa chọn màu cho ô. Sau đó nhấn OK và hoàn thành!
Ví dụ: khi gõ từ khóa “vinh” trong ô Q21 thì trong phạm vi tìm kiếm những dự án có chứa từ khóa “vinh” sẽ tự động tô màu như: 
Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A 	
Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 2 	
Khu tái định cư – dân cư Hiệp Vinh 1B 	
3.3.2 Ứng dụng VBA vào ô tìm kiếm
Mục đích: Để tự động tìm đến dự án khi nhập tự khóa trong ô tìm kiếm
Khi số lượng dự án nhiều, công cụ Conditional Formatting chỉ đáp ứng điều kiện tô màu tên các dự án để dễ nhìn khi thỏa mãn điều kiện tại ô Q21, không thể tự động tìm đến dự án mà phải thực hiện thủ công. Do đó, để tự động tìm đến dự án khi nhập tự khóa trong ô tìm kiếm, ta sử dụng công cụ VBA.
Cánh thực hiện:
Trường hợp 1: Khi nhập từ khóa trong ô tìm kiếm, kết quả chỉ hiện 1 dự án
Sử dụng sự kiện Worksheet_Change trong VBA tại sheet1 (sheets thiết lập trang quản lý).
Diễn giải: sự kiện Worksheet_Change: khi nhập từ khóa vào ô Q21 thì code VBA sẽ tự động kích hoạt.
Cách thực hiện:
Bước 1: nhấn phím tắt ALT + F11 để mở trình soạn thảo VBA (VBA Editor). Double click vào Sheet1, sau đó chọn Worksheet và chọn change trong danh sách các sự kiện.
	Bước 2: Viết code VBA vào VBA Editor
Nhập đoạn lệnh sau:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Range("Q21").Value = 1 Then Exit Sub
Else
Cells.Find(What:=Range("Q21"), After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt:= xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate
End If
End Sub
Kết quả:
Diễn giải:
Khi nhập từ khóa tên dự án vào ô tìm kiếm, sau đó nhấn phím Enter. Kết quả, tự động tìm đến vị trí ô có chứa tên dự án và tô màu ô đó.
Ví dụ: Nhập từ khóa “sân bay” trong ô tìm kiếm (ô Q21), sau đó nhấn phím Enter ta có kết quả: tự động tìm đến dự án Mở rộng đường vào sân bay Phù Cát
Find
Find
	Trường hợp 2: Khi nhập tự khóa trong ô tìm kiếm, kết quả hiện nhiều dự án 
Gán Macro vào shapes	, khi nhấn vào shapes	, code VBA sẽ thực hiện, tự động tìm đến dự án khác theo từ khóa tại ô Q21.
Cách thực hiện:
Bước 1: Mở trình soạn thảo VBA. Tạo Module1 để viết code VBA
Thực hiện: nhấn phím tắt ALT + F11 để mở trình soạn thảo VBA. Sau đó Click chuột phải vào 1 sheet bất kỳ àchọn Insert à Module. Module1 xuất hiện
Bước 2: Viết code VBA vào VBA Editor
Double click vào Module1 và nhập đoạn lệnh sau:
Sub Fnd()
Cells.Find(What:=Range("Q21"), After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt:= xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate
End Sub
Kết quả:
Bước 3: Chạy code VBA (Macro)
Find
Find
Gán Macro cho Shapes bằng thao tác bấm chuột phải vào hình khối, chọn Assign Macro. Trong cửa sổ Assign Macro, chọn Macro muốn gán rồi bấm OK.	
Sau khi gán macro qua thao tác Assign Macro xong, chỉ cần bấm vào nút biểu tượng để gọi ra macro đó.
Find
Diễn giải: Khi nhập từ khóa tên dự án vào ô tìm kiếm, sau đó nhấn phím Enter. Kết quả, tự động tìm đến vị trí ô có chứa tên dự án xếp ở vị trí đầu tiên và tô màu những dự án có chứa thông tin từ khóa trùng nhau. Sau đó nhấn nút
chạy macro để tìm đến dự án cần thực hiện.
Ví dụ: Cần tìm dự án Đường ven biển (ĐT.639), đoạn Cát Tiến - Đề Gi để thực hiện thanh toán. Ta thực hiện: nhập từ khóa “639” trong ô tìm kiếm, nhấn phím Enter ta có kết quả:
Dự án: Khu TĐC phục vụ dự án ĐT.639, đoạn từ QL1D đến QL19 mới (trang 1)
Find
Dự án: Đường ven biển (ĐT.639), đoạn Cát Tiến - Đề Gi (trang 2)
Sau đó, nhấn nút sẽ tự động tìm đến vị trí dự án Đường ven biển (ĐT.639), đoạn Cát Tiến - Đề Gi.
4. Kết quả thực hiện
Quản lý dự án bằng Excel là một phương pháp làm việc truyền thống rất phổ biến. Với khối lượng công việc ngày càng nhiều, phải có cách quản lý hiệu quả hơn. Đây cũng là giải pháp hiệu quả để ứng dụng trong công việc.
Từ việc ứng dụng sáng kiến trên đã đạt được một số hiệu quả nhất định:
- Quản lý công việc hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm hơn 95% thời gian trong việc mở nhiều file nhờ áp dụng liên kết Hyperlink như mở nhanh file đối chiếu số liệu để đối chiếu tài khoản tiền gửi Kho bạc hay mở nhanh file bảng kê, phiếu chi của dự án để rút chi phí 2%...
- Tra cứu nhanh dự án để phục vụ công tác quản lý chi phí.
- Đã triển khai cho bộ phận kết toán sử dụng.
Vậy nên quản lý dự án bằng Excel, ta có thể ứng dụng được tối ưu cách quản lý hồ sơ, chứng từ nhanh chóng, hiệu quả, báo cáo nhanh các chi phí hoạt động của Ban.
Đề nghị Hội đồng xét sáng kiến Ban Giải phóng mặt bằng tỉnh xem xét nghiệm thu và công nhận./.

Người viết báo cáo
Đặng Sơn Bá