Báo cáo Sáng kiến Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của điều dưỡng, hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị

SỞ Y TẾ HÀ TĨNH
BỆNH VIỆN PHỔI HÀ TĨNH
=====∗∗∗=====
BÁO CÁO SÁNG KIẾN
ỨNG DỤNG GOOGLE SHEET CẢI TIẾN LỊCH TRỰC, LỊCH LÀM VIỆC, LỊCH NGHỈ CỦA ĐIỀU DƯỠNG, HỘ LÝ HÀNG TUẦN TẠI KHOA ĐIỀU TRỊ
Tác giả sáng kiến: Trần Thanh Tú
Chức vụ: Điều dưỡng trưởng khoa
Bộ phận công tác: Khoa HSCC - Bệnh viện Phổi Hà Tĩnh
Thư ký: Trương Văn Thành
Hà Tĩnh, tháng 9 năm 2023
1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
NT: Nghỉ trực NB: Nghỉ bù P: Phép
TS: Thai sản T1: Tầng 1
T2: Tầng 2 ĐT: Đón tiếp
ĐDTK: Điều dưỡng trưởng khoa ĐD: Điều dưỡng
KN: khoa nợ NK: Nợ khoa CN: Chủ nhật
HLT1: Hành lang tầng 1 B.CC: Buồng cấp cứu B1: Buồng 1
B2: Buồng 2 N: Ngày
HSBA: Hồ sơ bệnh án HSCC: Hồi sức cấp cứu
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ..........................................................................................
Bối cảnh của sáng kiến ...............................................................................
Lý do chọn sáng kiến .................................................................................
Phạm vi và đối tượng áp dụng sáng kiến ......................................................
Mục đích sáng kiến .......................................................................................
Điểm mới trong sáng kiến .............................................................................
PHẦN NỘI DUNG ..................................................................................
Cơ sở lý luận .................................................................................................
Thực trạng vấn đề ..........................................................................................
Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề ...............................................
Hiệu quả mang lại của sáng kiến.................................................................
Khả năng ứng dụng và triển khai sáng kiến ................................................
Ý nghĩa của sáng kiến .................................................................................
PHẦN KẾT LUẬN................................................................................
Những bài học kinh nghiệm ........................................................................
Những kiến nghị, đề xuất ............................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU
Bối cảnh của sáng kiến:
Trong cuộc sống hiện đại, xô bồ ngày nay mỗi người chúng ta dường như luôn phải chạy đua một cách rất nhọc nhằn với thời gian, với công việc, với gia đình.
Bản thân là một người quản lý 10 điều dưỡng, 02 hộ lý của khoa HSCC tôi luôn trăn trở làm thế nào để bệnh nhân được chăm sóc chu đáo, sâu sát, đầy đủ các y lệnh của bác sỹ, hạn chế tối đa những tồn tại thiếu sót cho bệnh nhân. Và làm thế nào để điều dưỡng, hộ lý được bố trí thuận lợi nhất lịch trực, lịch đi làm nhưng bên cạnh đó phải đảm bảo quyền lợi khác như: nghỉ trực, nghỉ bù, nghỉ phép, nghỉ thai sảnđể ai cũng chủ động trong mọi tình huống tại khoa/phòng cũng như tại gia đình của các đồng nghiệp.
Để công việc hàng ngày không bị cuốn theo dòng chảy là một ĐDTK tôi phải sắp xếp cho mình cũng như cho đội ngủ điều dưỡng, hộ lý trong khoa một lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ hiệu quả nhất và mình có thể làm chủ từng phút, từng giờ mà mình quản lý.
Một bệnh viện hoạt động tốt ngoài vấn đề cốt lõi là điều trị, chăm sóc BN thì việc sắp xếp con người hàng ngày theo lịch cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng công việc. Trong thời gian 15 năm làm ĐDTK điều trị tôi nhận thấy khoa/phòng cần thiết phải có: Lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của điều dưỡng, hộ lý cụ thể hóa cho từng vị trí ứng với từng con người.
Làm thế nào trong quản lý, công việc liên quan người bệnh đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh và chính xác nhất? Câu trả lời chính là quản lý thời gian, quản lý con người theo một lịch làm việc cụ thể.
Lý do chọn sáng kiến
Xuất phát từ thực trạng đã nêu trên, tôi đã xây dựng sáng kiến “Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị” là tạo ra lịch cụ thể bằng cách kích chọn tự động theo các định dạng có điều kiện thích hợp cho từng công việc theo số lượng người đi làm, số lượng người được nghỉ mà mình quản lý.
Phạm vi và đối tượng áp dụng sáng kiến
Sáng kiến được áp dụng trong việc lên lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ theo kế hoạch công việc chung của khoa/phòng, của bệnh viện.
Đối tượng áp dụng: Điều dưỡng, hộ lý của khoa
Mục đích nghiên cứu
Sáng kiến “Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị”. đã giải quyết được những khó khăn tồn tại như sau:
Đối với khoa/phòng:
Khoa hoàn thành các đầu việc quan trọng trong ngày một cách khoa học, đúng hạn, hạn chế “trôi” việc, quên việc “việc hôm nay để ngày mai”.
Đối với ĐDTK
Luôn có chỗ cho những việc quan trọng của bệnh viện. Giúp nâng cao năng suất làm việc: ưu tiên và dành thời gian cho các việc quan trọng
Giảm áp lực trong công việc vì làm chủ được quỹ thời gian của mình cũng như cho mọi người.
Lên kế hoạch về thời gian làm việc, nghỉ ngơi giúp người quản lý trở thành người bận rộn nhưng đầy thong thả, có thêm thời gian cho các hoạt động cá nhân, chăm sóc sức khỏe bệnh nhân.
Giúp dễ dàng có được cái nhìn tổng quan, theo dõi tiến độ công việc của nhân lực mà mình quản lý.
Lịch trực hợp lý, lịch làm việc hiệu quả, lịch nghỉ đảm bảo theo tuần chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực để nâng cao hiệu suất của người quản lý và giúp đạt được những mục tiêu trong công việc của khoa cũng như của bệnh viện.
Đối với Điều dưỡng, Hộ lý
Tận dụng được nhiều khoảng thời gian “trống” mà bản thân cũng như mọi người lãng phí trong ngày, tối ưu hoá việc sử dụng thời gian để hoàn thành tốt các công việc.
Xác định rõ những gì mình và mọi người cần làm, những mục tiêu phải đạt được và hoàn thành trong một khoảng thời gian.
Mọi người luôn có khoảng thời gian dự trù cho những công việc đột xuất. Hạn chế thói quen xấu như trì hoãn, thiếu động lực.
Điểm mới trong kết quả nghiên cứu
Ứng dụng “Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị” là sáng kiến được áp dụng để thay thế cách bố trí miệng, cách viết vẽ lên bảng, cách kẻ vào sổ sách từng ngày cho nhân lực của khoa. Sáng kiến này sử dụng Google Sheet là một ứng dụng cung cấp tới người dùng rất nhiều mẫu có sẵn để chúng ta sử dụng cho nội dung của mình. Người dùng tạo lại bảng, nhập nội dung theo các định dạng có điều kiện để kích chọn tự động từng ngày cụ thể.
Cách cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ trên Google Sheet sẽ tạo ra các định dạng chọn dữ liệu tự động, nhanh, tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế nhập sai dữ liệu, thuận tiện khi in ấn hoặc chia sẻ lên các nhóm của khoa/phòng mình như Zalo, Messenger hoặc đơn giản là giúp người quản lý tạo được một bảng lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ mà chỉ cần thao tác một lần.
Việc “Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị” giúp người quản lý và nhân viên trong khoa dù ngồi một chỗ nhưng vẫn nắm bắt thông tin chính xác, đầy đủ ( Điều dưỡng/ Hộ lý nào đang chăm sóc buồng bệnh nào, Điều dưỡng này làm công việc gì liên quan BN, những sai sót của ai dồn lại )
PHẦN NỘI DUNG
Cơ sở lý luận
Thông tư 73/2011/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 2011 Bộ Luật Lao động 2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm 2012.
Bộ luật Lao động 2019/QH 14 ngày 20 tháng 11 năm 2019.
Thực trạng của vấn đề trước khi cải tiến
Theo lịch trực của khoa, của bệnh viện hàng ngày ai trực, ai đi làm, ai nghỉ thì ĐDTK sẽ thông báo miệng hàng ngày trong giao ban cho mọi người biết.
ĐDTK dùng sổ, dùng bảng điền tên nhân viên trực, nhân viên nghỉ, nhân viên đi làm theo buồng/tầng bằng cách kẻ bảng rồi tiến hành viết các thông tin hoặc sửa thông tin cần thay đổi.
ĐDTK thông báo miệng dễ thiếu thông tin, dễ gây tranh cãi, dễ thiếu sót; ghi chép vào sổ, lên bảng: mất thời gian, diện tích nhỏ không truyền tải hết nội dung, khó quan sát, không tiện theo dõi, thiếu thẩm mĩMỗi tuần phải kẻ lại toàn bộ bảng, không tận dụng được các nội dung tiêu đề để làm các bảng lịch cho tuần tiếp theo.
Hình ảnh: ĐDTK phổ biến bằng miệng lịch làm, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý thông qua giao ban
Hình ảnh: ĐDTK viết vẽ lên bảng lịch trực, lịch làm, lịch nghỉ của Điều dưỡng, hộ lý
Hình ảnh: ĐDTK viết vẽ vào sổ lịch trực, lịch làm, lịch nghỉ của Điều dưỡng, hộ lý
Trong điều kiện nhân lực cũng như bệnh nhân thường xuyên thay đổi, ĐDTK còn kiêm nhiệm nhiều công việc, chức năng nhiệm vụ của điều dưỡng trưởng khoa HSCC khá nặng nề nên việc tốn kém nhiều thời gian, công sức là không cần thiết. Bên cạnh đó ai cũng muốn mình có một lịch cụ thể dài hạn để chủ động trong mọi công việc.
Xuất phát từ thực tế trên, tôi tiến hành xây dựng và triển khai một giải pháp tạo Google Sheet trên Google Drive, phân vùng các ô cột theo thực tế nhân lực, công việc của khoa. Tiến hành định dạng các nội dung có điều kiện theo công thức để tạo ra các chuỗi tự động vào bảng biểu khoa học hơn nhằm giúp quá trình cập nhập thông tin nhanh chóng, dễ dàng đồng thời đảm bảo tổng hợp đầy đủ thông tin cần biết, cần theo dõi, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết
kiệm kinh tế, vừa có thể sử dụng các thông tin cốt lõi mà không cần viết hay đánh lại. Thông tin được kích chọn tự động lên các cột, hàng rõ ràng, sạch đẹp, cùng một phông chữ, kiểu chữ điều chỉnh theo ý người sử dụng đã tạo nên một lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ tại khoa sạch đẹp, rõ ràng, chính xác và đầy đủ.
Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
Với mục tiêu tạo ra bảng lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ có nội dung đầy đủ, chính xác, sạch đẹp, đảm bảo quá trình cung cấp thông tin thuận tiện, nhanh chóng, nắm bắt thông tin dễ dàng, hệ thống, đỡ tốn thời gian và kinh tế tôi đã ứng dụng “Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị” để cập nhập thông tin lịch ai trực, ai đi làm, làm vị trí nào, công việc gì, ai nhận bàn giao, ai nghỉ
tại khoa HSCC theo thực tế của khoa phòng đang quản lý. Các bước thực hiện như sau:
Xác định cách tạo các bảng lịch, tạo các thông tin trên Google Sheet theo trình tự .
Bước 1: Truy cập Gmail → vào Google Drive chọn → Mới
Bước 2: Chọn Google Trang tính
Bước 3: Thao tác với trang tính
Bước 4: Tại giao diện Google Sheet vào ô vuông màu xanh góc trên, nhấn vào mục Thư viện mẫu .
Bước 5: Lúc này hiển thị các kiểu mẫu có trong Google, chọn vào lịch làm việc để lựa chọn sử dụng
Bước 6: Tại đây người dùng thay đổi lại thời gian, nội dung theo lịch làm việc của mình. Ngày tháng tự động thay đổi theo thời gian bắt đầu của tuần mà người ĐDTK cần nhập.
Bước 7: Tiến hành kẻ bảng để lên lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ cho 1
tuần
Bước 8: Điền các nội dung công việc cần sắp xếp theo lệnh để tạo các danh sách xổ xuống tự động theo công thức.
Chọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính mà bạn muốn tạo danh sách xổ xuống.
Tiếp tục chọn Dữ liệu → chọn Xác thực dữ liệu.
Tại mục Lựa chọn tiến hành đánh nội dung tương ứng cần xổ xuống tự động, mỗi nội dung là 1 lựa chọn.
Chọn Thêm vào mục khác cho đến khi đủ danh sách tự động cần xổ
xuống
Chọn vào mục Lựa chọn nâng cao → Chọn Từ chối dữ liệu nhập →
Chọn Kiểu hiện thị mũi tên → Chọn Xong
Các vùng ô khác làm như các bước trên
Bước 9: Theo các mũi tên tự động tiến hành hoàn thiện kích chọn tự động cho mỗi ô theo ý người lên lịch mà không phải đánh máy, không phải Coppy, không phải Paste sao cho mỗi công việc cần làm, mỗi vị trí được nghỉ ứng với tên của điều dưỡng, hộ lý trong khoa.
Số lượng người đi làm phải đảm bảo, cân đối với lượng công việc hằng ngày của khoa, với số lượng bệnh nhân mà khoa đang điều trị.
Người nghỉ trực, nghỉ thai sản, nghỉ ốm phải ưu tiên bố trí nghỉ trước, người nghỉ bù, nghỉ phép tùy theo tình hình thực tế của khoa mới sắp xếp và sẵn sàng điều động khi khoa, bệnh viện cần.
Lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của điều dưỡng, hộ lý hằng tuần là cố định mọi người đi làm và nghỉ theo lịch, nếu cá nhân có việc riêng thì có thể tự mình căn cứ vào lịch để tự hoán đổi vị trí cho nhau sao cho số lượng người đi làm hàng ngày của khoa ở các vị trí phải luôn đầy đủ.
Kích chọn đầy đủ lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của một tuần sau đó tổng hợp lại số lượng ngày nghỉ tương ứng với từng người chưa bố trí hết để chuyển sang những tuần tiếp theo.
Nếu ĐDTK cần nhắc nhở thì ghi vào ô lưu ý cho mọi người biết hay điều dưỡng, hộ lý có đề xuất gì thì cũng ghi ô ghi chú sau đó ĐDTK sẽ xem xét xử lý nếu có thể.
Bước 10: Ấn chuột phải vào Bản lịch làm việc ở cuối thanh công cụ → Chọn nhân bản → Chọn Đổi tên để lên lịch cho 1 tuần mới tiếp theo.
Lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ từng tuần ĐDTK treo lên một góc quy định của khoa hoặc gửi vào nhóm của khoa như: Zalo, Messenger để điều dưỡng, hộ lý theo dõi.
3.2. Thay đổi thông tin
Khi nhân lực của khoa biến động, thay đổi đột xuất sẽ được ĐDTK tiến hành cập nhập thêm, bớt lên lịch và điều chỉnh trên trang tính mở trên điện thoại hoặc máy tính.
3.3. Tra cứu, cập nhập thông tin
Nhìn vào bảng, vào địa chỉ liên kết ĐDTK gửi lên nhóm người quản lý cũng như người thực hiện sẽ nắm bắt nhanh ai làm buồng nào, tầng nào, ứng với công việc gì, ai nghỉ, nghỉ những ngày nào? nếu BN ở các buồng/tầng có vấn đề gì thì nhìn vào bảng là biết ai có trách nhiệm phải xử lý mà không cần hỏi từng người.
Tương tự khi nhìn vào lịch ta biết ai đang còn ngày nghỉ, ai hết ngày nghỉ, ai cần bố trí nghỉ tuần tiếp theo, ai cần hoàn thành thêm công việc gì trong ngày.
Hiệu quả mang lại của sáng kiến
Chức năng quản lý con người theo công việc tương ứng là một trong những chức năng vô cùng quan trọng của ĐDTK, tuy nhiên do kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nên việc quản lý con người dựa vào cách ghi chép lên bảng, lên sổ sách như trước sẽ tốn thời gian, công sức trong khi hiệu quả không cao. Sáng kiến “Ứng dụng Google Sheet cải tiến lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ của Điều dưỡng, Hộ lý hàng tuần tại khoa điều trị” đã được áp dụng tại khoa HSCC từ ngày 10/01/2023 và đạt được một số hiệu quả nhất định:
Giúp ĐDTK nâng cao năng suất làm việc
Biết cách quản lý con người sẽ giúp ĐDTK sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày của khoa/phòng dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với số lượng người có sẵn nhưng hay biến động là một cách để ĐDTK làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Với cách làm này, ĐDTK sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó, sử dụng con người hợp lý theo lịch trực, lịch làm làm việc, lịch nghỉ cụ thể còn giúp ĐDTK nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Lịch trực, lịch làm việc, lịch nghỉ cho mọi người hiệu quả sẽ giúp ĐDTK giảm căng thẳng, tránh được áp lực và hoàn thành công việc của khoa một cách t