Báo cáo SKKN Tích hợp Excel với các công cụ khác để nâng cao hệ thống quản lý văn bản tại Thanh tra Quận

THANH TRA QUẬN HAI BÀ TRƯNG
BẢN MÔ TẢ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA SÁNG KIẾN
(BÁO CÁO SÁNG KIẾN)
(Đính kèm Đơn Yêu cầu công nhận sáng kiến)
Tên Sáng kiến: Tích hợp Excel với các công cụ khác để nâng cao hệ thống quản lý văn bản tại Thanh tra quận
Nhóm tác giả: Hoàng Hải Yến & Trịnh Thị Ánh Dương
THỰC TRẠNG:
Các vấn đề tồn tại trước khi thực hiện sáng kiến, có thể là các khó khăn, bất cập, hạn chế, nhu cầu công việc mới phát sinh.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản đều gắn liền với các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hàn h, báo cáo kết quả. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Do đó công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng.
Với thực tiễn phát triển phong phú của thông tin hiện nay làm cho khối lượng văn bản hình thành trong các cơ quan quản lý nhà nước ngày càng nhiều. Trong tình hình đó, nếu dừng lại ở phương pháp thủ công thì không thể xử lý các thông tin kịp thời, điều đó sẽ dẫn đến sự quá tải đối với công tác quản lý văn bản. Vì thế, ứng dụng công nghệ thông tin là một tất yếu, cần thiết để các cơ quan đủ khả năng đáp ứng những tồn tại trong công tác quản lý văn bản nói riêng và góp phần vào sự nghiệp hoàn thiện công tác văn phòng nói chung.
Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin, các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, qua phần mềm quản lý văn bản. Đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Hàng ngày, Thanh tra quận ban hành cũng như tiếp nhận được rất nhiều văn bản chỉ đạo của UBND quận và các đơn vị trong quận. Vì vậy, việc quản lý văn bản tại Thanh tra quận đòi hỏi phải chính xác, đầy đủ, kịp thời, đảm bảo để lãnh đạo phòng nắm bắt thông tin đầy đủ, chỉ đạo có hiệu
quả công tác quản lý và phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc được UBND quận giao nhiệm vụ tham mưu giải quyết.
Hiện nay, công tác quản lý văn bản của Thanh tra quận nói riêng và các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận nói chung đang sử dụng Phần mềm quản lý văn bản dùng chung của UBND thành phố Hà Nội. Toàn bộ hồ sơ được tạo, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu điện tử theo quy định. Cụ thể, các chuyên viên phòng sau khi soạn dự thảo văn bản, qua Phần mềm quản lý văn bản chuyển tới lãnh đạo phòng xem xét, sau khi được duyệt, dự thảo văn bản đã ký số của lãnh đạo được chuyển tới tài khoản văn thư phòng để đóng dấu và ban hành trực tiếp qua Phần mềm này tới các đơn vị có liên quan trong hệ thống quản lý của thành phố Hà Nội. Việc lập hồ sơ từng văn bản được thực hiện tự động trên Phần mềm và quản lý, theo dõi trên Phần mềm.
Ngoài ra, chuyên viên phụ trách công tác văn thư đã lập một hệ sổ trên Excel để theo dõi, quản lý công tác ban hành văn bản ngoài hệ thống theo dõi trên phần mềm quản lý văn bản dùng chung của Thành phố. Việc này phát sinh là do tính chất đặc thù của đơn vị thường xuyên tham mưu một số văn bản không ban hành trên môi trường mạng (công văn về tổ chức cán bộ, báo cáo kết quả xác minh nội dung tố cáo), do đó văn thư phòng theo dõi một hệ sổ riêng để đảm bảo tính thống nhất, liên tục, đồng bộ của hệ thống văn bản của đơn vị. Sau khi ký phát hành văn bản trên phần mềm quản lý văn bản dùng chung, chuyên viên làm công tác văn thư sẽ in file văn bản đã phát hành để tiến hành lưu giữ trong hồ sơ Công văn đi của đơn vị.
Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản dùng chung của Thành phố đã hoàn toàn thay thế lao động thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động hoá các nghiêp vụ của công tác văn thư như:
Chuyển giao văn bản qua mạng Internet;
Quản lý văn bản;
Tổng hợp và tra tìm thông tin.
Tuy nhiên, trong thực tế, công tác quản lý văn bản này vẫn còn tồn tại một số vấn đề, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. Cụ thể:
Rò rỉ dữ liệu: Nguy cơ bị tấn công mạng, virus, hoặc các hình thức tấn công khác có thể dẫn đến việc mất mát thông tin quan trọng.
Mất mát dữ liệu: Sự cố về phần cứng, phần mềm hoặc lỗi người dùng có thể dẫn đến việc mất mát dữ liệu một cách không mong muốn.
Sự cố hệ thống: Lỗi phần cứng, phần mềm hoặc sự cố kết nối mạng Internet có thể làm gián đoạn quá trình làm việc và truy xuất thông tin khi cần thiết..
Lý do thực hiện sáng kiến
Việc quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nước, đặc biệt là Thanh tra quận luôn là một thách thức lớn đòi hỏi sự chính xác, hiệu quả và minh bạch cao. Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, việc tích hợp Excel với các công cụ khác không chỉ là một lựa chọn mà còn là một yêu cầu cấp thiết để người làm công tác văn thư nâng cao năng lực quản lý văn bản, từ đó góp phần vào sự phát triển chung của đơn vị.
Excel cho phép người dùng tập trung mọi thông tin về văn bản vào một bảng tính duy nhất, bao gồm: số hiệu, ngày tháng, nội dung tóm tắt, người gửi, người nhận, tình trạng xử lý, v.v. Điều này giúp người làm văn thư hoặc người tổng hợp báo cáo dễ dàng truy xuất, tìm kiếm thông tin và so sánh dữ liệu.
Mỗi dòng trong Excel đại diện cho một văn bản, các cột chứa các thông tin như số hiệu, ngày tạo, nội dung văn bản, người tham mưu văn bản, lãnh đạo ký, đơn vị nhận..
Việc tích hợp Excel với công cụ khác, cụ thể là Hyperlink là một giải pháp hiệu quả trong quản lý văn bản hiện đại, chi phí bỏ ra thấp. Bằng cách tạo các liên kết siêu văn bản (Hyperlink) giữa các file Excel và các tài liệu khác như PDF, Word, hay thậm chí các trang web, từ đó người làm văn thư hoặc tổng hợp báo cáo có thể xây dựng một hệ thống quản lý văn bản chặt chẽ, linh hoạt và dễ dàng truy cập.
Tăng cường khả năng liên kết và truy xuất thông tin:
Tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các tài liệu: Mỗi một dữ liệu trong bảng tính Excel có thể được liên kết trực tiếp đến một tài liệu chi tiết hơn, chẳng hạn như một công văn đề nghị cung cấp hồ sơ phục vụ xác minh nội dung đơn, một báo cáo giải quyết vụ việc, hay một kế hoạch triển khai công việc. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập vào thông tin liên quan mà không cần phải tìm kiếm thủ công.
Tạo một hệ thống thông tin thống nhất: Các Hyperlink giúp kết nối các bảng tính khác nhau, tạo thành một mạng lưới thông tin liên thông. Điều này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu và rút ra những kết luận chính xác.
Nâng cao hiệu quả làm việc:
Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải mở từng file riêng lẻ để tìm kiếm thông tin, người quản lý chỉ cần nhấp vào Hyperlink để truy cập ngay đến tài liệu cần thiết.
Tăng tính chính xác: Việc liên kết trực tiếp văn bản giúp người quản lý giảm thiểu rủi ro sai sót khi nhập liệu hoặc tham chiếu dữ liệu.
Tự động hóa công việc: Bằng cách sử dụng các công thức và hàm trong Excel kết hợp với Hyperlink, người quản lý hệ thống văn bản có thể tự động hóa một số công việc lặp đi lặp lại, như cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo.
Tránh được một số lỗi hệ thống kết nối Internet như lỗi phần cứng, phần mềm hoặc sự cố kết nối mạng Internet làm gián đoạn quá trình làm việc và truy xuất thông tin, dữ liệu văn bản khi cần thiết.
Cải thiện khả năng quản lý và tổ chức dữ liệu:
Tạo một hệ thống lưu trữ tập trung: Tất cả các tài liệu liên quan đều được liên kết và quản lý trong một bảng tính Excel, giúp người quản lý hệ thống văn bản dễ dàng tìm kiếm và tổ chức thông tin.
Đảm bảo tính nhất quán: Việc cập nhật thông tin chỉ cần thực hiện một lần tại nguồn, các liên kết sẽ tự động cập nhật theo.
Theo dõi quá trình làm việc: Bằng cách theo dõi các Hyperlink, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra xem các nhiệm vụ đã được hoàn thành hay chưa, các tài liệu đã được cập nhật đến đâu.
Việc tích hợp Excel với Hyperlink không chỉ đơn thuần là một kỹ thuật, mà còn là một giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản. Bằng cách tận dụng tối đa các tính năng của Excel và Hyperlink, người quản lý hệ thống văn bản, người tổng hợp báo cáo có thể xây dựng một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả, linh hoạt, dễ tìm kiếm và dễ sử dụng, góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản của đơn vị.
NỘI DUNG SÁNG KIẾN:
Nghiên cứu, đề xuất giải pháp cụ thể
Việc quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nước luôn đòi hỏi sự chính xác, hiệu quả và minh bạch cao. Trong thời đại số hóa, việc quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nước nói chung và tại Thanh tra quận nói riêng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin. Sáng kiến tích hợp Excel với Hyperlink là một giải pháp hiệu quả để hiện đại hóa hệ thống quản lý văn bản, giúp văn thư Thanh tra quận khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý văn bản đã nêu mục I.1.
Qua quá trình công tác, đảm nhiệm công việc văn thư và tổng hợp báo cáo đơn thư khiếu nại, tố cáo, tôi đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản tại Thanh tra quận cụ thể như sau: Tích hợp Excel với Hyperlink để nâng cao hệ thống quản lý văn bản tại Thanh tra quận.
Chuẩn bị:
Phần mềm: Microsoft Excel (phiên bản mới nhất để tận dụng tối đa các tính năng), cụ thể là Office 2016, Office 2019.
Dữ liệu: Tìm kiếm, download đầy đủ dữ liệu cần quản lý (tên văn bản, ngày ký, người ký, nội dung tóm tắt, đường dẫn đến file gốc,...). Tại phần mềm quản lý văn bản dùng chung của Thành phố, sau khi ban hành văn bản đi của cơ quan Thanh tra quận, văn thư download các văn bản đã ký số, đã phát hành dưới dạng PDF, sau đó lưu vào những thư mục tương ứng. Đối với những văn bản do Thanh tra quận tham mưu (Công văn, Quyết định giải quyết khiếu nại, Kết luận nội dung tố cáo..) sau khi văn thư Thanh tra quận tiếp nhận văn bản từ tài khoản văn thư UBND quận, tiến hành download và lưu vào thư mục tương ứng.
Cấu trúc thư mục: Tổ chức các file văn bản (PDF, Word,...) theo một cấu trúc thư mục rõ ràng, dễ quản lý. Cụ thể:
+ Cấu trúc cây thư mục cần dễ hiểu và dễ theo dõi.
+ Cây thư mục cần có khả năng mở rộng và điều chỉnh theo thời gian.
+ Tất cả file trong thư mục cần tuân thủ cùng một quy tắc đặt tên và phân loại: Cấp 1: Theo phân cấp tham mưu
Chi bộ
Thanh tra quận
UBND quận
Theo phân cấp
Cấp 2: Theo loại tài liệu
Loại tài liệu









Công văn

Báo cáo

Quyết định

Kết luận

Tài liệu khác

Cấp 3: Theo tính chất văn bản
...
Khác
Đơn thư
Tổng hợp KNTC
Báo cáo
Cấp 4: Theo năm
...
Năm 2024
Năm 2023
Năm 2022
Công văn
Kết quả, ta có:
Đơn thư
Công văn
Khác
UBND
quận
Năm 2023
Quyết định
Năm 2024
Kết luận
D:/Dữ liệu
Năm 2023
Công văn
Năm 2024
Quyết định
Thanh tra quận
KNTC
Báo cáo
Đơn thư
Năm 2023
Kết luận
Năm 2024
Thiết kế Bảng tính
Tạo bảng tính mới: Mở một bảng tính Excel mới. Đặt tên tệp tin (file): Sổ văn bản đi 2024. Tạo các sheet khác nhau đặt tên theo từng loại văn bản: Công văn, Báo cáo, Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Kết luận, Tờ trình..
Thiết kế tiêu đề cột: Tạo các cột với các tiêu đề phù hợp như:
Số, ký hiệu văn bản: Số ban hành theo mỗi văn bản.
Ngày tháng văn bản: Ngày văn bản được ban hành.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên gọi ngắn gọn và mô tả nội dung chính của văn bản.
Người ký: Người có thẩm quyền ký văn bản.
Người soạn thảo: Chuyên viên tham mưu soạn thảo văn bản.
Nơi nhận văn bản: Tên đơn vị, cá nhân, tổ chức nhận văn bản.
Số lượng bản: Số lượng văn bản được phát hành tới các đơn vị nhận.
Đường dẫn: Ô chứa đường dẫn đến file PDF văn bản đã phát hành và lưu giữ dưới dạng số.
Cụ thể:
Số, ký hiệu văn bản
Ngày, tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Người soạn thảo
Nơi nhận văn bản
Số lượng bản

Đường dẫn
















Định dạng: Định dạng các cột để dễ đọc và quản lý (ví dụ: căn giữa, căn trái, in đậm tiêu đề, điều chỉnh độ rộng cột..)
Chèn Hyperlink:
Tại ô trong cột “Đường dẫn” của hàng muốn tạo liên kết.
Cách 1: Sử dụng công thức HYPERLINK:
Nhập công thức: =HYPERLINK("đường dẫn đến file", "tên hiển thị")
Ví	dụ:	=HYPERLINK("D:\Thanh	tra	quận\Báo	cáo\KNTC\Năm 2024\BaoCaoT9.pdf", "Báo cáo tháng 9").
Cách 2: Sử dụng tính năng Insert Hyperlink:
Nhấp chuột phải chọn "Link".
Chọn "Existing File or Web Page".
Duyệt đến file PDF và chọn "OK".
Kết quả hiện thị trên file Sổ văn bản đi năm 2024 như sau:
Số, ký hiệu văn
bản
Ngày, tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Người soạn thảo
Nơi nhận văn bản
Số lượng bản

Đường dẫn

97/BC-TT

17/9/2024
BC KQ thực hiện nhiệm vụ 9 tháng đầu
năm 2024

Đ/c Hà
Đ/c Giang KT

P TCKH

02
..\Báo cáo\Khác\Năm 2024\BC 97.BC-TT ngày 17.9.2024 KQ
thực hiện nvu 9 tháng đầu năm 2024.pdf

98/BC-TT

19/9/2024
BC việc chấp hành các quy định của PL về BV BMNN
năm 2024

Đ/c Hà

Đ/c Yến

CAQ

02
Văn thư Mật\BC
98.BC-TT ngày 19.9.2024 việc chấp hành quy định của PL về BV BMNN
2024.pdf

Bảo vệ file Excel bằng công cụ:
Khoá file với mật khẩu.
Các lưu ý khi sử dụng Hyperlink:
Đường dẫn: Đảm bảo đường dẫn đến file PDF chính xác và không chứa ký tự đặc biệt.
Cập nhật liên kết: Khi di chuyển hoặc đổi tên file PDF, cần cập nhật lại đường dẫn trong Excel.
Bảo mật: Hạn chế chia sẻ bảng tính chứa Hyperlink đến những người không có quyền truy cập.
Tích hợp với các hệ thống khác: Cần đảm bảo tính tương thích giữa Excel và các hệ thống khác.
Việc liên kết file PDF vào Excel bằng Hyperlink là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả để nâng cao quản lý văn bản tại Thanh tra quận. Bằng cách tận dụng tính năng này, người làm công tác văn thư có thể tăng cường hiệu quả làm việc, cải thiện chất lượng quản lý và tiết kiệm thời gian, chi phí. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, cần có sự kết hợp với các phần mềm quản lý văn bản điện tử chuyên dụng và sự đầu tư vào đào tạo cho cán bộ, công chức.
Có đối chứng, so sánh kết quả trước và sau khi thực hiện các giải pháp
Quản lý văn bản qua Excel thông thường hoặc phần mềm quản lý văn bản dùng chung của Thành phố:
Ưu điểm:
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ dàng thao tác.
Phổ biến: Được sử dụng rộng rãi, nhiều người đã quen thuộc.
Chi phí thấp: Phần mềm Excel có sẵn trên hầu hết các máy tính.
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản có thể xuất dữ liệu tổng hợp phục vụ báo cáo.
Hạn chế:
Khó quản lý phiên bản: Khó theo dõi các phiên bản khác nhau của một văn
bản.
Khó tìm kiếm và truy xuất: Nếu số lượng văn bản lớn, việc tìm kiếm thông tin sẽ mất nhiều thời gian.
Mất mát dữ liệu: Sự cố về phần cứng, phần mềm hoặc lỗi người dùng có thể dẫn đến việc mất mát dữ liệu trên phần mềm quản lý văn bản một cách không mong muốn.
Sự cố hệ thống: Lỗi phần cứng, phần mềm hoặc sự cố kết nối mạng Internet có thể làm gián đoạn quá trình làm việc trên phần mềm quản lý văn bản và truy xuất thông tin khi cần thiết.
Quản lý văn bản bằng cách liên kết file PDF vào Excel qua công cụ Hyperlink:
Ưu điểm:
Tập trung thông tin: Tất cả thông tin về văn bản đều được quản lý tập trung trong một bảng tính Excel.
Bảo vệ dữ liệu gốc: Việc liên kết chỉ tạo ra một đường dẫn đến file PDF gốc, không sao chép nội dung vào Excel. Do đó, dữ liệu gốc luôn được giữ nguyên và không lo bị mất dữ liệu.
Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất: Chỉ cần click vào Hyperlink là có thể mở file PDF liên quan.
Quản lý phiên bản hiệu quả: Dễ dàng theo dõi các phiên bản khác nhau của một file PDF bằng c