Đơn công nhận SKKN Một số kinh nghiệm về cách đưa và quản lý giáo án của giáo viên trong ứng dụng Google Drive trong công tác quản lý giáo dục trong trường Mầm Non

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên
Chúng tôi ghi tên dưới đây:
Số TT

Họ và tên

Ngày tháng năm sinh

Nơi công tác

Chức danh
Trình độ chuyên môn
Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra
sáng kiến

1
Nguyễn Thị Cành

07/6/1985
Trường MN Trung Lương
P. Hiệu trưởng
ĐHSP MN

40

2
Đặng Thị Chuyên

05/7/1983
Trường MN Trung
Lương
Hiệu trưởng
ĐH SPMN

30

3

Đặng Thị Chúc

30/6/1981
Trường MN Trung Lương
P. Hiệu trưởng
ĐHSP MN

30
Là nhóm tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến “Một số kinh nghiệm về cách đưa và quản lý giáo án của giáo viên trong ứng dụng Google Drive trong công tác quản lý giáo dục trong trường mầm non”
Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Sáng kiến được áp dụng trong công tác quản lý giáo dục mầm non.
Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: Thời gian đã được triển khai và áp dụng từ tháng 9 năm học 2023 đến nay.
Mô tả bản chất sáng kiến:
* Nội dung của sáng kiến
Đối với lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo, công nghệ thông tin có tác dụng mạnh mẽ trong việc thay đổi phương pháp, phương thức quản lý và dạy học nhất là khi nền giáo dục của nước ta bước sang thế kỷ 21, thế kỷ của Công nghệ
thông tin - Công nghệ số. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, giảng dạy những năm gần đây đã chứng minh sự đột phá mới đem lại hiệu quả rất lớn trong quá trình phát triển của ngành Giáo dục và Đào tạo. Làm thay đổi theo hướng tích cực về phương pháp quản lý cũng như công tác giảng dạy.
Thực hiện Kế hoạch số 222/KH-UBND ngày 29/12/2023 của UBND tỉnh Thái Nguyên về chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên, kế hoạch số 40/KH-UBND huyện Định Hóa về chuyển đổi số huyện Định Hóa năm 2024, kế hoạch số 156/KH-UBND huyện Định Hóa thực hiện chương trình chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025 định hướng đến năm 2020. Trong những năm qua, ngành Giáo dục và Đào tạo đặc biệt quan tâm đến việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số vào các hoạt động của ngành từ cấp học mầm non cho tới các cấp học cao hơn trong hệ thống. Những ứng dụng từ công nghệ thông tin giúp giáo viên có thể sử dụng các phần mềm soạn thảo giáo án, thiết kế bài giảng điện tử thành thạo làm cho trẻ hứng thú, tích cực hơn trong giờ học. Nhằm truyền tải kiến thức nhanh nhất tới trẻ và luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, hiệu quả, ứng dụng công nghệ thông tin tạo bước chuyển mình mạnh mẽ trong công tác giảng dạy. Đặc biệt trong năm học 2023-2024 với nhiệm vụ tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong Giáo dục mầm non thì công tác quản lý giáo dục tại nhà trường trong những năm học qua đã sử dụng rất nhiều các phần mềm tiện ích như phần mềm Smas, phần quản lý cán bộ công chức, viên chức, phần mềm dinh dưỡng, phần mềm phổ cập xóa mù, phần mềm kiểm định chất lượng, phần mềm kế toán Misa đó là những phần mềm tiện ích nhưng hàng năm phải mất kinh phí chi trả mua phần mềm.
Trong khi đó công tác quản lý về chuyên môn của nhà trường chưa thiết lập được nền tảng nào phục vụ cho việc lưu trữ giáo án của giáo viên, cũng như công tác duyệt kế hoạch, kiểm tra giáo án trên không gian mạng hiệu quả chưa thực hiện được. Giáo viên vẫn mất nhiều thời gian cho việc soạn giáo án và in ấn tài liệu theo phương thức truyền thống tốn kém nhiều giấy mực và lưu trữ không được đảm bảo trong thời gian dài. Việc tiết kiệm chi phí chi hành chính cho cơ quan khó có thể thực hiện được nếu vẫn duy trì việc soạn giảng bằng giáo án giấy theo phương thức truyền thống. Đó cũng là những trăn trở của Ban giám hiệu những người làm công tác quản lý chúng tôi.
Chính vì vậy chúng tôi đã mạnh dạn đưa ra sáng kiến “Một số kinh nghiệm về cách đưa và quản lý giáo án của giáo viên trong ứng dụng Google Drive trong công tác quản lý giáo dục trong trường mầm non”
Trước khi thực hiện sáng kiến chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực tế trong nhà trường thấy rằng việc soạn giảng và lưu trữ hồ sơ giáo án của giáo viên trên không gian mạng, sử dụng nền tảng của Google driver là rất phù hợp dễ thực hiện, không mất kinh phí mua phần mềm quản lý.
Khi thực hiện sáng kiến này chúng tôi nhận thấy có những thuận lợi và khó khăn như sau.
Thuận lợi:
Đội ngũ cán bộ quản lý với 3 đồng chí có năng lực trình độ chuyên môn và quản lý tốt. Tiếp cận và ứng dụng công nghệ thông tin tốt, có khả năng bồi dưỡng tổ chức tập huấn về kỹ năng cơ bản trong ứng dụng công nghệ thông tin cho giáo viên. Khuyến khích và tạo điều kiện cho giáo viên tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy. Tạo mọi điều kiện để giảm tải cho giáo viên soạn giảng giáo án điện tử không phải dùng giáo án giấy.
100% giáo viên có máy vi tính, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, có nhiều giáo viên dạy giỏi cấp huyện, cấp tỉnh, trình độ tin học đã biết ứng dụng trong soạn thảo văn bản, trình bày văn bản tương đối tốt. 100% giáo viên có (hòm thư điện tử) địa chỉ gmail cá nhân để thực hiện việc trao đổi thông tin, tài liệu được thuận lợi, đáp ứng được những yêu cầu của ngành học.
Được tham gia các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin: Sử dụng phần mềm trong dạy học, tập huấn về chuyển đổi số trong giáo dục mầm non, hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn giảng để ứng dụng trong giảng dạy, tập huấn về an ninh mạng của ngành tổ chức.
Đội ngũ đa số giáo viên trẻ, năng động, ham học hỏi, sẵn sang tiếp cận, tìm tòi cái mới, phát huy tính sáng tạo.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mạng lưới thông tin, truyền thông trên Internet giúp cho giáo viên rất thuận lợi, chủ động khai thác tìm kiếm nguồn tài nguyên phong phú thuận lợi cho quá trình giảng dạy.
Khó khăn:
Tuy đa số giáo viên đã khá thuần thục trong việc soạn thảo văn bản và sử dụng một số ứng dụng khác trong soạn giảng có hiệu quả nhất định. Nhưng về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và các tiện ích khác còn nhiều hạn chế. Việc khai thác môi trường không gian mạng, không gian lưu trữ để thực hiện đưa hồ sơ giáo án không giấy 100% giáo viên chưa biết cách thực hiện.
Cán bộ quản lý tuy đã tiếp cận và sử dụng một số ứng dụng công nghệ thông tin thành thạo, nhưng để hiểu sâu và khai thác các ứng dụng còn những hạn chế nhất định. Cũng chưa thật sự mạnh dạn trong công tác đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chuyên môn, đặc biệt đối với bộ hồ sơ giáo án của toàn thể giáo viên trong nhà trường.
Trong quá trình khai thác sử dụng những ứng dụng, tiện ích mà công nghệ thông tin đem lại thì sự hiểu biết về công nghệ thông tin của một số giáo viên trong nhà trường còn hạn chế đặc biệt là những giáo viên cao tuổi, quen với hình thức soạn giảng và lưu trữ tài liệu theo kiểu truyền thống với những bộ hồ sơ giáo án hàng năm dày cộm.
Trước những thuận lợi và khó khăn nêu trên chúng tôi đã mạnh dạn đưa ra “Một số kinh nghiệm về cách đưa và quản lý giáo án của giáo viên trong ứng dụng Google Drive trong công tác quản lý giáo dục trong trường mầm non”
Biện pháp 1: Tổ chức triển khai thiết lập tài khoản, tập huấn hướng dẫn cho giáo viên cách thực hiện lập địa chỉ và quản lý giáo án trong ứng dụng Google Drive
Với trách nhiệm của những người làm công tác quản lý trong thời đại công nghệ số hóa, việc thay đổi cách thức quản lý và tiếp cận với việc quản lý hồ sơ, giáo án trên không gian mạng là điều tất yếu bởi đem lại nhiều lợi ích hiệu quả cao trong công tác quản lý, việc lưu trữ và bảo mật hồ sơ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hơn nữa lại tiết kiệm được thời gian cho giáo viên trong việc in ấn, tiết kiệm chi hành chính văn phòng phẩm cho cơ quan đơn vị. Nếu muốn chỉnh sửa tài liệu vẫn được thực hiện dễ dàng. Bài soạn đúng theo kế hoạch đã xây
dựng. Công tác kiểm tra vô cùng tiện lợi chỉ cần có mạng Internet, Wifi là có thể dễ dàng kiểm tra hồ sơ, giáo án của giáo viên toàn trường bất cứ lúc nào.
Từ những yếu tố trên chúng tôi đã xây dựng kế hoạch để tiến hành tập huấn hướng dẫn cho toàn thể giáo viên trong nhà trường có thể thực hiện được yêu cầu mong muốn.
Có hai cách để thực hiện việc tạo lập và quản lý trên trang Google Driver đó là:
Cách 1: Ban giám hiệu tạo tài khoản và chia sẻ cho từng giáo viên với điều kiện phải có địa chỉ gmail của tất cả các giáo viên và trường có số lượng giáo viên phù hợp, không quá nhiều về số lượng.
Cách 2: Cán bộ phụ trách công nghệ thông tin tạo lập và phân quyền cho Ban giám hiệu, tổ trưởng chuyên môn. Sau đó tổ trưởng tự tạo lập và chia sẻ cũng như quản lý giáo viên tổ mình.
Với tình hình cán bộ giáo viên tại trường của chúng tôi là 33 trong đó Ban giám hiệu 03 người, 22 giáo viên , 02 nhân viên, 06 nhân viên nấu ăn. Chúng tôi đã lựa chọn cách làm do Ban giám hiệu tạo lập cho mỗi giáo viên một địa chỉ đường link hộp tài liệu trong ứng dụng Google drive sau đó phân quyền cho từng bộ phận quản lý, cụ thể là Ban giám hiệu quản lý chung bao gồm kiểm tra, ký duyệt toàn bộ hồ sơ của tất cả các giáo viên đã được phân công phụ trách về kế hoạch giảng dạy và giáo án mỗi chủ đề, hàng tuần, tổ trưởng có quyền kiểm tra giám sát, nhận xét phản hồi cho giáo viên chỉnh sửa giáo án nếu thiếu sót.
Mỗi giáo viên sẽ có một địa chỉ đường link riêng chỉ có cá nhân giáo viên đó được biết nội dung và tổ trưởng chuyên môn biết nội dung kế hoạch giáo án của thành viên tổ mình. Ban giám hiệu quản lý, giám sát chung các tổ và từng thành viên trong các tổ chuyên môn.
Để thực hiện được cần có đảm bảo các yếu tố sau đây:
100% cán bộ giáo viên nhân viên có địa chỉ Gmail
100% cán bộ giáo viên biết cách sử dụng và khai thác các ứng dụng trong Gmail cá nhân. Cụ thể là ứng dụng Google driver.
Do đó công việc đầu tiên chúng tôi yêu cầu tổng hợp tất cả các địa chỉ Gmail của mỗi cá nhân cán bộ quản lý và giáo viên trong nhà trường đảm bảo hòm thư điện tử đó chính xác và đang hoạt động bình thường.
Tiếp theo chúng tôi thực hiện quy trình các bước như sau:
Quy trình này rất dễ thực hiện và thuận tiện cho công tác quản lý đối với thực tế của đơn vị chúng tôi, chỉ cần 01 tài khoản nguồn có thể là tài khoản Gmail cá nhân tự lập miễn phí, cũng có thể thực hiện được một cách quản lý bài soạn theo hướng mới, không cần in giáo án mà Ban giám hiệu và những người làm quản lý có thể theo dõi, kiểm tra bất cứ lúc nào, bất cứ đồng chí giáo viên nào trong phạm vi nhà trường thiết lập.
Ban giám hiệu sẽ quản lý chung toàn bộ tài liệu giáo án của các cô giáo, tổ trưởng các tổ nắm được toàn bộ nội dung kế hoạch soạn giảng, giáo án của từng thành viên trong tổ có quyền xem, nhận xét, thông tin phản hồi cho giáo viên đó các nội dung còn thiếu sót.
Giáo viên có thư mục của riêng mình để gửi kế hoạch giảng dạy và bài soạn theo từng chủ đề, từng tuần, được quyền chỉnh sửa bài nếu có sơ suất.
Cụ thể khi thiết lập từng bước như sau:
Tại ứng dụng Google Driver trong Gmail thực hiện tuần tự các bước nêu trên. Lưu ý với cách làm này chỉ cần 01 người thiết lập, khi thực hiện cần có danh sách Gmail của tất cả các thành viên trong nhà trường để thiết lập thư mục cho từng bộ phận, có thể chia sẻ và cấp quyền quản lý cũng như quyền trực tiếp thực hiện của các cá nhân đã được phân công nhiệm vụ.
Bước 1: Vào tài khoản Gmail thiết lập chung
Bước 2: Vào ứng dụng Google driver trong gmail thiết lập chung tạo hộp thư mục quản lý chung trong nhà trường.
Tạo thư mục quản lý chung
Đặt tên cho thư mục quản lý chung của nhà trường
Bước 3: Chia sẻ và cấp quyền quản lý cho Ban giám hiệu
Nhập Gmail của người cần quản lý chung
Cài đặt chế độ tùy chọn cho Ban giám hiệu
Bước 4: Thiết lập thư mục cho các tổ chuyên môn và cấp quyền ở chế độ “chỉnh sửa” cho các tổ trưởng quản lý.
Cấp quyền quản lý cho tổ trưởng các tổ để chế độ “Chỉnh sửa” tổ trưởng sẽ xem được toàn bộ nội dung và nhận xét giáo án của giáo viên nếu còn thiếu sót (Có thể kiểm soát được toàn bộ giáo viên trong phạm vi tổ mình)
Bước 5: Tạo thư mục và cấp quyền cho các giáo viên thuộc các tổ sau khi đã tạo được hộp thư mục của tổ quản lý.
Tạo hộp thư mục cho giáo viên A
Tạo các forder cho giáo viên gửi kế hoạch, giáo án của mình.
Như vậy với quy trình các bước và cách thực hiện cụ thể từng bước nêu trên, chúng tôi đã thiết lập được cho 22/22 = 100% giáo viên có thư mục điện tử để update kế hoạch giảng dạy, bài soạn đầy đủ hàng ngày với duy nhất 01 người tạo lập.
Còn cách thứ 2 có thể thực hiện tương tự như cách 1, tuy nhiên người tạo lập chỉ cần dừng lại đến các tổ trưởng, tổ trưởng sẽ lập tài khoản thư mục cho từng giáo viên và cấp quyền “Chỉnh sửa” cho giáo viên trong phạm vi tổ mình, cách này khá tiện lợi đối với những đơn vị có nhiều tổ chuyên môn, nhiều giáo viên ở các tổ.
Biện pháp 2: Tổ chức tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số cho cán bộ giáo viên trong nhà trường.
Như vậy sau khi thiết lập được hệ thống quản lý chung trong nhà trường, chúng tôi đã có kế và tổ chức thực hiện tập huấn cho toàn thể giáo viên trong nhà trường cách sử dụng những tiện ích trên Google Drive một trong những ứng dụng trong Gmail rất thông dụng, để giáo viên có thể làm chủ và gửi kế hoạch, giáo án đúng yêu cầu mỗi ngày chúng tôi đã hướng dẫn rất cụ thể, tỉ mỉ cách đưa tài liệu lên đúng thư mục các cá nhân, cách kiểm tra, giám sát cho các tổ trưởng, cũng như các đồng chí trong Ban giám hiệu được nắm rõ.
Để đưa được tài liệu lên đúng thư mục của mình giáo viên cần thực hiện các lưu ý những nội dung sau đây.
Đối với kế hoạch năm học, kế hoạch chủ đề phải được Ban giám hiệu duyệt thành file PDF mới được gửi lên file kế hoạch (Tránh trường hợp giáo viên tự ý chỉnh sửa, điều chỉnh bài dạy trên kế hoạch khi không được sự cho phép của Ban giám hiệu
Đối với bài soạn của giáo viên, soạn đúng kế hoạch đã được phê duyệt, cho phép soạn bài và gửi bài theo quy định của từng trường (có thể ba ngày một lần hoặc một tuần một lần gửi giáo án)
Cách thực hiện đưa tài liệu lên thư mục đã tạo trên Google driver đối với giáo viên như sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ gmail cá nhân, vào ứng dụng của gmail chọn Driver tìm hộp thư được chia sẻ với tôi, tiến hành mở hộp chứa kế hoạch, giáo án đã được tạo. Đặt tên cho mỗi chủ đề một hộp thư mục để chứa bài soạn phù hợp với độ tuổi mình phụ trách giảng dạy. Ví dụ “Mầm non”; “Bản thân”.
Sau khi đã tạo được thư mục chủ đề giáo viên tiến hành mở hộp thư mục đó và up bài soạn sau khi đã soạn thảo xong.
Sau khi giáo viên đã đẩy được giáo án lên như vậy thì hệ thống quản lý được phân quyền bao gồm Ban giám hiệu sẽ kiểm tra được toàn bộ bài soạn của các giáo viên, tổ trưởng chuyên môn sẽ kiểm soát được bài của giáo viên tổ. Trường hợp sau khi tổ trưởng kiểm tra cần nhận xét chỉnh sửa sẽ vào các ứng dụng sau đây.
Có thể chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu sẽ tự lưu lại
Vào mục “Chèn” để nhận xét bài soạn cho giáo viên, giáo viên sẽ nhận được phản hồi sau khi tổ trưởng nhận xét, đồng thời Ban giám hiệu cũng kiểm tra được quá trình giám sát, kiểm tra của tổ trưởng đối với giáo viên tổ mình được phân công phụ trách.
Tương tự như vậy giáo viên có thể sử dụng các ứng dụng có sẵn trên trang để chỉnh sửa trực tiếp bài soạn, nhận xét được cập nhật hằng ngày tài liệu sẽ tự được lưu lại mà không mất thời gian tải đi, tải lại nhiều lần.
Như vậy sau khi kết thúc năm học Ban giám hiệu, b