Giải pháp Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản trong ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Bình Định

CHUYÊN ĐỀ
NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 
TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
	Ths. Trần Văn Sang
Ths. Phạm Trung Thuận
Ths. Nguyễn Văn Hải
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung và Viện KSND nói riêng nội dung soạn thảo văn là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được sự quan tâm đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan được diễn ra một cách hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất các nội dung chứa đựng bên trong các văn bản trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo văn bản sẽ góp phần quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả công tác, góp phần hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. 
 Trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản của các đơn vị trực thuộc Viện KSND tỉnh Bình Định và Viện KSND cấp huyện đã có nhiều chuyển biến tích cực góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác thực hành quyền công tố và kiểm sát hoạt động tư pháp. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn một số đơn vị còn chưa thực hiện tốt các quy định, hướng dẫn của Ngành và của Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các quy định khác có liên quan. Đồng thời, vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 quy định về công tác văn thư với nhiều điểm mới hoàn toàn mới so với các quy định trước đây.
Do đó để giúp cán bộ, công chức trong Ngành nắm vững các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nâng cao khả năng soạn thảo các văn bản và rèn luyện kỹ năng trình bày văn bản, đảm bảo tính đúng đắn và hiệu quả trong đề xuất tham mưu xử lý công việc chúng tôi đã có ý tưởng tham mưu xây dựng, ban hành kế hoạch về tổ chức Cuộc thi “Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản trong Ngành KSND tỉnh Bình Định” qua đó bước đầu đã đạt được nhiều kết quả tích cực và đáp ứng được yêu cầu thực tiễn công việc đặt ra.
PHẦN I
LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
Kỹ năng soạn thảo văn bản là khả năng vận dụng những tri thức về văn bản để thực hiện thành thạo các thao tác trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, nhằm thiết lập được các văn bản đáp ứng mọi nhu cầu của hoạt động quản lý đặt ra. Để soạn thảo được một văn bản đúng theo quy định thì phải nắm được hai vấn đề chính đó là: Thể thức văn bản; Nội dung văn bản.
Ngoài ra, cần phải nắm được các bước để soạn thảo một văn bản gồm:
- Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu và đặt tên văn bản;
- Bước 2: Xây dựng đề cương văn bản;
- Bước 3: Thu thập xử lý thông tin và khởi thảo văn bản;
- Bước 4: Thảo luận và thông qua dự thảo;
- Bước 5: Hoàn chỉnh văn bản;
- Bước 6: Ký văn bản;
- Bước 7: Đóng dấu, đánh số. ghi danh ngày, tháng, năm, nơi nhận.
Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản, vừa qua được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.
1. Thể thức văn bản
Do thể thức văn bản không đơn thuần mang tính hình thức, mà còn thể hiện những nội dung nhất định. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu lực pháp lý của văn bản. Mỗi loại hình văn bản có cách thức thể hiện nội dung yếu tố thể thức khác nhau. Vì vậy, gắn với loại hình văn bản đã lựa chọn, người soạn thảo phải xác định được nội dung thể hiện các yếu tố thể thức phù hợp.
Thể thức văn bản bao gồm: (1) Quốc hiệu, (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, (3) Số, ký hiệu của văn bản, (4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản, (5) Tên loại và trích yếu nội dung, (6) Nội dung văn bản, (7) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, (8) Dấu của cơ quan, tổ chức, (9) Nơi nhận.
Các loại văn bản hành chính thường được sử dụng gồm: Thông báo; Báo cáo; Quyết định; Tờ trình; Biên bản; Công văn; Các loại giấy tờ văn bản khác,...
2. Nội dung và phương pháp soạn thảo văn bản 
2.1. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản, thường được thể hiện gồm 3 phần: phần mở đầu (phần viện dẫn), phần nội dung chính (phần triển khai) và phần kết luận (quy định hiệu lực pháp lý). Trong đó:
- Phần mở đầu: Nêu các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và lý do, mục đích ban hành văn bản.
- Phần nội dung: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù hợp với chủ đề văn bản. Tùy vào từng loại hình văn bản mà phần này được trình bày theo “văn điều khoản” hoặc “văn nghị luận”. Nội dung của văn bản quy phạm quy phạm pháp luật được trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.
- Phần kết luận: Nêu các quy định về hiệu lực pháp lý hoặc những yêu cầu trách nhiệm thực hiện văn bản.
Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình văn bản để thể hiện nội dung từng phần phản ánh tính liên kết với nhau theo chủ đề nhất định, nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất.
Yêu cầu với phần trình bày: văn phong phải rõ ràng, tường minh, sáng sủa, ngắn gọn, xác đáng, hoàn chỉnh, lịch sự, nhã nhặn
2.2. Phương pháp soạn thảo một số loại văn bản thông dụng
a. Soạn thảo báo cáo 
 - Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy đủ. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời.
- Các loại báo cáo: Báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 1 năm, tổng kết giai đoạn; Báo cáo bất thường, đột xuất; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo hội nghị.
- Phương pháp viết một bản báo cáo
+ Công tác chuẩn bị:
* Xác định mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng kết,...).
* Xây dựng đề cương khái quát (như một khung sườn) để thu thập tài liệu, sắp xếp, phân tích, tổng hợp. Đề cương thường có 3 phần sau:
Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.
Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp trên.
+ Xây dựng đề cương chi tiết:
Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
Nội dung chính: Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Các biện pháp tổ chức thực hiện. Những kiến nghị với cấp trên.
Lưu ý, đối với các báo cáo quan trọng cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề, phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi, nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn. Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ. Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo,... 
b. Soạn thảo công văn
- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn: Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, giải quyết. Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề. Công văn là tiếng nói chung của cơ quan chứ không phải của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.
- Bố cục một công văn thường có các yếu tố sau: (1) địa danh và thời gian gửi công văn; (2) tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn; (3) chủ thể nhận công văn; (4) số và ký hiệu công văn; (5) trích yếu nội dung công văn; (6) chữ ký, đóng dấu;  (7) nơi nhận.
c. Soạn thảo tờ trình
- Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu các nội dung đề nghị phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn.
- Xây dựng bố cục tờ trình: gồm 3 phần:
Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).
Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn. Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các phương án để cấp trên phê duyệt, các phương án xếp theo thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
Trong phần nêu lý do, căn cứ, dùng hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
(1) Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao, nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
(2) Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.
d. Soạn thảo thông báo
- Xây dựng bố cục thông báo gồm: (1) địa danh, ngày, tháng, năm ra thông báo; (2) tên cơ quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
- Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách, thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó, trước khi nêu những nội dung khái quát.
- Lưu ý, trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy. Phần đại diện ký thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
e. Soạn thảo biên bản
- Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
- Cách xây dựng bố cục phải có các yếu tố như sau: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên biên bản và trích yếu nội dung; (3) Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội,...(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung); (6) Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do); (7) Thủ tục ký xác nhận.
- Phương pháp ghi chép biên bản: Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
Phần kết thúc biên bản phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm... kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường, trong các cuộc họp, hội nghị, biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận. Tuy nhiên có một số biên bản quan trọng theo quy định cần phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên dự họp.
g. Soạn thảo nghị quyết
- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội nghị để ra nghị quyết, chú ý vào các kết luận đã được biểu quyết thông qua. Đây là phần nội dung chính của các quyết định mà nghị quyết thông qua. Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp ý kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp.
- Cách trình bày: Nghị quyết không phải chia ra thành các điều khoản, mà chia thành các phần I, II, III hoặc 1,2,3.
- Cách xây dựng bố cục:
 Phần 1: Căn cứ để ra nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực hiện nhận thức được vì sao phải ban hành nghị quyết.
Phần 2: Nội dung nghị quyết: Mục đích giúp cho người nghiên cứu thực hiện nắm được những quyết định của bản nghị quyết là những vấn đề gì? Yêu cầu người ta phải giải quyết phải thực hiện cái gì? Phương hướng phương châm, bước đi. Cách trình bày theo tính chất của vấn đề, nếu là vấn đề lớn, phức tạp thì có thể viết thành từng mục, mỗi mục có 01 tiêu đề riêng. Nếu là vấn đề không phức tạp thì có thể đi thẳng vào vấn đề.
 Phần 3: Biện pháp thực hiện những nội dung nghị quyết đã đề ra: Mục đích giúp