Giải pháp Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Tây Sơn

VIỆN KSND TỈNH BÌNH ĐỊNH 
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN TÂY SƠN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN GIẢI PHÁP CÔNG TÁC
Chuyên đề: “Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại
 Viện kiểm sát nhân dân huyện Tây Sơn” 
	 Kính gửi: Hội đồng sáng kiến, cải tiến phương pháp làm việc
 Viện KSND tỉnh Bình Định	
1. Tác giả giải pháp công tác
- Họ và tên: Nguyễn Thị Mộng Thùy
- Sinh ngày: 07/02/1984
- Đơn vị công tác: Viện kiểm sát nhân dân huyện Tây Sơn
- Chức vụ: Kế toán
- Điện thoại: 0977066761 - Email: thuykt.vkstayson@gmail.com
2. Đồng tác giả: không
3. Tóm tắt giải pháp công tác
3.1. Tính mới: Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn bản tại Viện KSND huyện Tây Sơn còn hạn chế, chưa trình bày đúng thể thức văn bản theo Quy định của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện KSND tối cao Ban hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong Ngành kiểm sát nhân dân. Vì vậy, cần xây dựng một quy trình soạn thảo theo đúng quy định chung tạo ra các văn bản hành chính một cách nhất quán, tránh tình trạng sai sót, lỗi về thể thức, và kỷ thuật trình bày các phần của văn bản; hỗ trợ công tác soạn văn bản hành chính trên máy tính, đảm bảo đúng quy định, thống nhất trong toàn đơn vị.
3.2. Khả năng ứng dụng
Giải pháp được áp dụng trong thực tế tại đơn vị trong năm 2019 và mang lại hiệu quả cao. 
3.3. Tính hiệu quả
Khi sử dụng phần mềm này sẽ giảm một phần thời gian, công sức cho công chức thực hiện công tác soạn thảo văn bản, nhất là thời gian định dạng, chỉnh sửa văn bản theo đúng Quy định của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện KSND tối cao; tạo sự thống nhất, tránh tình trạng sai sót, lỗi về thể thức trình bày văn bản.
Giúp cho Lãnh đạo, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu đổi mới như hiện nay.
Chúng tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.
Xác nhận của Lãnh đạo đơn vị
VIỆN TRƯỞNG
Tây Sơn, ngày 29 tháng 10 năm 2019
Người làm đơn
Nguyễn Thị Mộng Thùy
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong xu thế phát triển hiện nay cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị thế quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Do đó, công tác Văn thư – Lưu trữ và nhất là công tác soạn thảo văn bản đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, góp phần to lớn đối với sự phát triển của đất nước.
Đối với Ngành kiểm sát nhân dân là cơ quan tư pháp với chức năng thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp, có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp và pháp luật, bảo vệ quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất thì công tác văn thư - lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Bởi vì, mỗi văn bản được soạn thảo phải thực hiện đúng thể thức văn bản theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và thống nhất trong toàn đơn vị.
Tuy nhiên, trong thời gian qua, công tác soạn thảo một số văn bản về thể thức chưa được người soạn thảo thực sự được chú trọng, quan tâm. Việc hạn chế đó gây mất thời gian cho Lãnh đạo duyệt văn bản và người soạn thảo, và không nhất quán trong đơn vị.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, tôi chọn và xây dựng giải pháp công tác: Chuyên đề“Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại Viện KSND huyện Tây Sơn” để thực hiện. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần:
Phần thứ nhất: Lý do, mục đích chọn chuyên đề.
Phần thứ hai: 
- Một số vấn đề chung về trình bày văn bản;
- Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản đơn vị;
- Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản bằng phần mềm tại đơn vị.
Phần kết luận:
Những bài học kinh nghiệm và ý nghĩa trong quá trình thực hiện chuyên đề.
PHẦN NỘI DUNG
	I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TRÌNH BÀY VĂN BẢN
	1. Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1. Khái niệm văn bản 
	Theo nghĩa rộng, văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại bằng ngôn ngữ, hoặc chuỗi ký hiệu ngôn ngữ nói chung những ký hiệu thuộc hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. 
	Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan như: Quyết định, báo cáo, công văn,đều được gọi là văn bản.
	1.2. Khái quan niệm văn bản quản lý nhà nước
	Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan với nhau, giữc các cơ quan tổ chức và công dân.
	1.3. Khái quan niệm văn bản hành chính
	Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Hiện nay, văn bản hành chính là bản có thể in trên giấy hoặc các file điện tử nhưng hình thức phổ biến nhất là in trên giấy.
	2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
 	Có thể phân loại văn bản quản lý nhà nước gồm các hình thức sau:
	2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
	Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.
	2.2. Văn bản hành chính
	2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
	Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể;
	2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
	Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan.
	Đây là một hệ thống văn bản rất đa dạng, bao gồm hai loại chính:
	- Văn bản không có tên loại: công văn;
	- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,).
	2.2.3. Văn bản chuyên ngành
	Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng.
	Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: các văn bản tố tụng, tài chính, giáo dục, y tế, văn hoá,.
	3. Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Viện KSND huyện Tây Sơn
	- Văn bản do cấp trên gửi xuống;
	- Văn bản do các các cơ quan ngang cấp gửi đến;
	- Văn bản do các cá nhân gửi đến;
	- Văn bản do đơn vị ban hành.
	4. Về thẩm quyền, nội dung, thể thức ban hành văn bản
	- Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo ban hành đúng thẩm quyền, có nghĩa là cơ quan ban hành văn bản phải được pháp luật quy định có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật còn đòi hỏi phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung, có nghĩa là nội dung của cấp dưới không được trái với văn bản pháp luật của cấp trên.
	- Nội dung văn bản: phải đảm bảo tính chính trị, tính pháp lý, tính khoa học, tính thực tiễn và tính khả thi.
	- Về thể thức văn bản: là nội dung yêu cầu về kết cấu của bố cục, diễn đạt và lập luận, hành văn và đặt câu, ngôn ngữ và văn phong trong văn bản phải đảm bảo đúng đặc điểm của phong cách hành chính, có những đặc điểm là: chính xác, dễ hiểu, khách quan và khuôn mẫu.
	+ Tính chính xác và dễ hiểu: còn được gọi chung là tính ngắn gọn là tính nổi bật cuả phong cách hành chính. Nó được hiểu là từ người soạn thảo, ký, phát hành, đọc và thi hành văn bản đều hiểu một nghĩa duy nhất và nó không cho phép suy diễn. Trường hợp trong văn bản có sử dụng thuật ngữ thì phải định nghĩa thuật ngữ đó. Yêu cầu của tính chính xác và tính dễ hiểu là ngắn gọn nhưng cũng không cứng nhắc.
	+ Tính khách quan: văn bản nào ban hành cũng đều nhân danh Nhà nước. Do vậy, phải mang tính khách quan không được bộc lộ thái độ nghiêng lệch.
	- Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hoá việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong khâu quản lý.
	5. Thể thức văn bản
	Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.	II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ĐƠN VỊ
1. Tình hình công tác soạn thảo văn bản tại đơn vị
	Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của đơn vị cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, luôn tác động đến mọi mặt và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của đơn vị.
	Viện KSND huyện Tây Sơn gồm Viện trưởng và 02 Phó Viện trưởng phụ trách các bộ phận và giúp việc cho Viện trưởng. Cơ cấu tổ chức của đơn vị chia ra các bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó.
	Nhiệm vụ của các bộ phận là tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: Thông báo, chương trình, kế hoạch, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển, bên cạnh đó các văn bản tố tụng liên quan đến công tác nghiệp vụ thì sử dụng biểu mẫu hướng dẫn do Viện KSND tối cao ban hành.
	2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
	Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của đơn vị đã đảm được quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó, bộ phận Văn phòng đã cụ thể hoá quá trình soạn thảo gồm các bước sau:
	Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
	Khi cán bộ được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ Mật của của bản cần soạn thảo.
	Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản.
	Bước 2: Soạn thảo văn bản
	Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC của Viện KSND tối cao về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
	Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm tài liệu có liên quan
	Bản thảo do người có thẩm quyền duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
	Bước 4: Nhân bản, kiểm tra trước khi ký ban hành
	Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người soạn thảo phải giữ bí mật nội dung văn bản. Trong trường hợp phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người soạn thảo phải báo lại người duyệt văn bản để kịp thời điều chỉnh.
	Thủ trưởng đơn vị hoặc người soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
	Bước 5: Ký chính thức văn bản
	Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công nhiệm vụ.
	Bước 6: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
	Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau:
	- Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, và ngày, tháng, năm của văn bản;
	- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật (nếu có);
	- Đăng ký vào sổ công văn đi; 
	- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo;
	- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
	Trong thời gian qua, đơn vị đã đảm bảo đảm được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của đơn vị cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: đảm bảo tính pháp lý, đảm bảo tính khoa học, đảm bảo tính đại chúng, đảm bảo tính khả thi.
	3. Thực trạng trong công tác soạn thảo văn bản tại đơn vị
	3.1. Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản
	Văn bản của đơn vị nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, để giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo.
	3.2. Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
	Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận, công văn không có trích yếu nội dung,; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản,Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày do người soạn thảo không thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011. Chính vì vậy, bộ phận Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hoá các văn bản quản lý của mình.
	3.3. Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản
	Công tác soạn thảo văn bản của đơn vị là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng bộ phận nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của bộ phận dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Dó đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, tự tiện ghép từ, hành văn không đ