Mô tả Sáng kiến Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM
BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM LẠNG SƠN
Lĩnh vực sáng kiến: Văn thư lưu trữ
Tác giả: Bế Thị Thê
Trình độ chuyên môn: Cao đẳng Văn thư lưu trữ
Chức vụ: nhân viên
Nơi công tác: Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn
Điện thoại liên hệ: 0385.600.889
Địa chỉ thư điện tử: bethithe696@gmail.com
Lạng Sơn, tháng 4 năm 2023
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP NGÀNH
Tôi ghi tên dưới đây:
TT

Họ và tên

Ngày tháng năm sinh

Nơi công tác
(hoặc nơi thường trú)

Chức danh

Trình độ chuyên môn
Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến (ghi rõ đối với từng đồng tác giả, nếu có)
1
Bế Thị Thê
13/8/1989
Trường CĐSP Lạng Sơn
Nhân viên
Cao đẳng
100%
Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn”.
Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư lưu trữ
Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: năm học 2022-2023
Mô tả bản chất của sáng kiến:
Công tác văn thư lưu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ chức trong đó có Trường CĐSP Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong đó có công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đối với các văn bản mới phát hành thì việc xử lý, lưu trữ đối với các văn bản giấy trước đó là nhiệm vụ đặt ra đối với Trường CĐSP Lạng Sơn. Vì vậy bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; (3) Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến đối với văn bản giấy.
Các biện pháp đã được triển khai thực hiện và áp dụng tại Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thư lưu trữ cũng như thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại Nhà trường. Đồng thời góp phần thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính.
* Hiệu quả về mặt kinh tế
Làm tốt công tác văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
Đảm bảo nền nếp trong việc giữ gìn một cách đầy đủ các hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, bên cạnh công tác văn thư sẽ là bổ sung tài liệu vô cùng phong phú và được dùng để lưu trữ trong giai đoạn văn thư.
Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, tôi thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi dữ liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài. Biện pháp trên của đề tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.
* Hiệu quả về mặt xã hội
Hoạt động hiệu quả của văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và hiệu quả của cơ quan. Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý hà nước nói chung của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng.
Công tác quản lý đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, thông tin phụ vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin trong công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt gấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn và Bản mô tả sáng kiến (kèm theo đơn) là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.
Lạng Sơn, ngày 16 tháng 4 năm 2023
Người nộp đơn
Bế Thị Thê
MỤC LỤC
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN MỤC LỤC
Trang
2
4
TÓM TẮT SÁNG KIẾN
5
I. MỞ ĐẦU
6
1. Lí do chọn đề tài
6
2. Mục tiêu của sáng kiến
7
3. Phạm vi của sáng kiến
7
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN
7
1.Cơ sở lý luận
7
2. Cơ sở thực tiễn
15
III. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
15
1. Nội dung và những kết quả nghiên cứu của sáng kiến
15
1.1. Ứng dụng công nghệ tông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
16
1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
20
1.3. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đển đối với văn bản giấy
26
2. Đánh giá kết quả thu được
29
2.1. Tính mới, tính sáng tạo
29
2.2. Khả năng áp dụng và mang lại lợi ích thiết thực của sáng kiến
29
IV. KẾT LUẬN
31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
33
PHỤ LỤC
34

TÓM TẮT SÁNG KIẾN
Công tác văn thư lưu trữ giữ một vị trí quan trọng trong các cơ quan, tổ chức trong đó có Trường Cao đẳng Sư phạm (CĐSP) Lạng Sơn. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đặc biệt là chuyển đổi số trong các hoạt động của đời sống xã hội nói chung, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nói riêng, trong đó có công tác văn thư lưu trữ.
Những năm gần đây, Trường CĐSP Lạng Sơn được hưởng lợi về Hệ thống quản lý điều hành văn bản hành chính Ioffice trong toàn tỉnh. Vì vậy, bên cạnh việc quản lý, điều hành trên hệ thống Ioffice, bản thân tôi đã tìm tòi, nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính cũng như quản lý hệ thống văn bản giấy để thuận lợi cho việc lưu trữ, sử dụng trong nhà trường. Từ năm 2022, bản thân tôi đã lựa chọn sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường CĐSP Lạng Sơn”. Sáng kiến đã đề xuất và thử nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; (2) Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; (3) Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến đối với văn bản giấy.
Các giải pháp đã được triển khai thực hiện và áp dụng tại Nhà trường từ năm 2022, góp phần đổi mới, sáng tạo trong công tác văn thư lưu trữ cũng như thuận lợi trong việc sử dụng trong các hoạt động tại Nhà trường. Đồng thời giúp bộ phận quản lý văn bản hành chính thích ứng và đáp ứng với công tác chuyển đổi số trong quản lý hành chính.
MỞ ĐẦU
Lí do chọn sáng kiến
Trong hoạt động quản lý văn bản hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc thực hiện chức năng niệm vụ của mỗi cơ quan. Công tác này giúp cho cán bộ, viên chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ công chức có thể kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý năng xuất chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác này. Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành: Quy định quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu Cùng với việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp.
Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính Nhà nước là rất quan trọng. Việc ứng dựng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính để góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cung cấp những tài liệu tư liệu số đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ các nhiệm vụ quản lý và điều hành trong các cơ quan, đơn vị.
Từ những thực tế công tác, bản thân tôi nhận thấy: để làm tốt công việc quản lý văn bản hành chính đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ phải hiểu về công tác này. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan nhanh chóng chính xác đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc của cơ quan được chặt chẽ; tạo điều kiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; góp phần tiết kiệm công sức và thời gian, giữ gìn những tài liệu có giá giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần quan tâm khắc phục đó là: Văn thư còn kiêm nhiệm nhiều việc. Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước
đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn hạn chế. Số lượng văn bản đến và đi rất nhiều để tìm văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng.
Những năm gần đây, Trường CĐSP Lạng Sơn được hưởng lợi về Hệ thống quản lý điều hành văn bản hành chính Ioffice trong toàn tỉnh. Vì vậy, bên cạnh việc quản lý, điều hành trên hệ thống Ioffice, bản thân tôi đã tìm tòi, nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính cũng như quản lý hệ thống văn bản giấy để thuận lợi cho việc lưu trữ, sử dụng trong nhà trường.
Vì vậy để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao tôi đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, luôn tận tâm, tận lực với mọi việc không quản khó khăn, bản thân tôi luôn tìm tòi học hỏi trên tất cả các phương tiện thông tin cũng như lắng nghe ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, của Lãnh đạo Nhà trường từ đó trau dồi về chuyên môn nghiệp vụ, đúc kết kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Để tất cả các công việc được thực hiện một cách khoa học, đạt năng suất, hiệu quả cao và rút ngắn thời gian hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng và chính xác từ đó tôi đề xuất và thử nghiệm sáng kiến: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn”
Mục tiêu của sáng kiến
Sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường CĐSP Lạng Sơn, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động, quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ cho các hoạt động quản lý và thực hiện nhiệm vụ của nhà trường và các đơn vị.
Phạm vi của sáng kiến
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư ở Trường CĐSP Lạng Sơn. Trong đó chủ yếu là các loại văn bản hành chính bao gồm: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, công văn, Tờ trình (văn bản điện tử).
Không gian: Công tác Văn thư lưu trữ tại Trường CĐSP Lạng Sơn.
Thời gian: Sáng kiến được áp dụng từ năm 2022 tại Trường CĐSP Lạng Sơn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN
Cơ sở lý luận
Cơ sở khoa học
Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan tổ chức).
Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức quản lý hành chính nhà nước
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung và công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các văn bản sẽ làm bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Lập hồ sơ hoàn chỉnh văn bản giữ được càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.
Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ không được hoàn chỉnh.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư quy định trình tự quản lý văn bản đến bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Đối với văn bản giấy
Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của trong phong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc có dấu hiệu bất thường văn thư cơ quan báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi