Sáng kiến kinh nghiệm Chuyển đổi số với công tác văn thư - Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC NINH
TRƯỜNG THPT HÀN THUYÊN
SÁNG KIẾN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH, ĐÁNH GIÁ Ở CẤP CƠ SỞ
TÊN SÁNG KIẾN:
“CHUYỂN ĐỔI SỐ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ - VĂN PHÒNG TRƯỜNG THPT HÀN THUYÊN”
 Tác giả Sáng kiến: Nguyễn Diệu Hoa
 Chức vụ: Văn thư
 Đơn vị công tác: Trường THPT Hàn Thuyên
 Chuyên ngành: Văn thư
Bắc Ninh, ngày 20 tháng 01 năm 2024
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Cấp cơ sở, đơn vị trường THPT Hàn Thuyên
 Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp cơ sở
1. Tên sáng kiến: Chuyển đổi số với công tác Văn thư – Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên.
2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư ngành Giáo dục
3. Tác giả sáng kiến: 
 - Họ tên: Nguyễn Diệu Hoa
 - Cơ quan, đơn vị: Trường THPT Hàn Thuyên
 - Địa chỉ: Chung cư Cát Tường TNT, phường Võ Cường, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.
 - Điện thoại: 0359171091
 - Email: nguyenthidieuhoac3ht@bacninh.edu.vn
4. Đồng tác giả sáng kiến: Không
5. Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Tác giả Nguyễn Diệu Hoa
6. Các tài liệu kèm theo:
6.1. Thuyết minh mô tả giải pháp và kết quả thực hiện sáng kiến: Mẫu 02/SK
6.2. Biên bản họp Hội đồng sáng kiến cấp cơ sở: Mẫu 07/SK.

Bắc Ninh, ngày 15 tháng 11 năm 2023.
Tác giả sáng kiến
Nguyễn Diệu Hoa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THUYẾT MINH MÔ TẢ GIẢI PHÁP VÀ
KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN
1. Tên sáng kiến: Chuyển đổi số với công tác Văn thư – Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên.
2. Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: 2/2023
3. Các thông tin cần bảo mật (nếu có):
4. Mô tả các giải pháp cũ thường làm: 
	Ngoài các công tác chuyên môn trong trường học; các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành thực hiện đều gắn với việc soạn thảo văn bản nói riêng, công tác văn thư lưu trữ, văn phòng nói chung. Các văn bản, hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ mà Ban giám hiệu nhà trường cũng như Hội đồng giáo dục nhà trường đề ra. 
	Cũng như công tác văn thư ở các cơ quan khác, công việc chính hằng ngày của văn thư trường THPT Hàn Thuyên như sau:
	- Nhận và vào sổ công văn đến.
	- Phân phối, giải quyết, theo dõi việc giải quyết công văn đến theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
	- Vào sổ và gửi công văn đi.
	- Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
	- Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.
	- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật.
	- Thực hiện các công việc văn phòng khác mà Ban giám hiệu phân công. 
	Cùng với sự phát triển của công nghệ, công tác văn thư trường THPT Hàn Thuyên cũng tiếp nhận và ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Các công văn đến được nhận, ghi sổ, chuyển trực tiếp cho Ban giám hiệu qua email. Các công việc khác chủ yếu thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư không thể tuyệt đối hoá. Ví dụ như trong công tác soạn thảo văn bản phải thể hiện trên bản thảo bằng giấy. Kể cả những văn bản được thảo trên máy vi tính vẫn phải in ra trình lãnh đạo ký nháy, ký duyệt. Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công qua sổ sách và hồ sơ giấy. Ngoài ra, do đặc thù trường học nên nhiều hồ sơ chuyên môn cũng yêu cầu lưu trữ hồ sơ giấy như học bạ, sổ theo dõi và đánh giá học sinh, sổ đầu bài, hồ sơ thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT, hồ sơ thi Tốt nghiệp THPT Một số khâu nghiệp vụ về cơ bản vẫn áp dụng phương pháp thủ công.
Sự cần thiết phải áp dụng giải pháp sáng kiến
Để thích ứng với tình hình mới và tận dụng cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư mạng lại, nhà nước Việt Nam cũng như tỉnh Bắc Ninh đã ban hành nhiều văn bản về chuyển đổi số nói chung, hướng dẫn cụ thể về chuyển đổi số công tác văn thư nói riêng, đặt ra yêu cầu cấp thiết cần nắm bắt xu thế của thời đại, chủ động đẩy mạnh chuyển đổi số để từ đó có những thay đổi cho phù hợp. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế cũng đã ra đời để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Trước tình hình đó, việc thực hiện công tác văn thư bằng phương pháp cũ tại trường THPT Hàn Thuyên trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm, khắc phục:
- Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra về chuyển đổi số.
- Việc soạn thảo và lưu trữ văn bản giấy còn thủ công, sắp xếp không khoa học. Số lượng hồ sơ, văn bản rất nhiều, việc tra cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện chậm, tốn nhiều thời gian, công sức và độ tin cậy thiếu chính xác khi cần tổng hợp, báo cáo. Hạn chế trong việc thống kê, lập mục lục phân loại văn bản đi - đến trong cơ quan, gây khó khăn trong việc theo dõi chỉ đạo công việc cơ quan của lãnh đạo.
- Việc tiếp cận công nghệ số, chuyển đổi số trong trường học còn chưa đồng đều, chưa đồng bộ quy trình làm việc.
6. Mục đích của giải pháp sáng kiến 
Nội dung cơ bản của công tác văn thư là quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; lập hồ sơ. Chuyển đổi số giúp xây dựng các công cụ tra tìm một cách linh hoạt giúp người sử dụng có thể tra tìm văn bản theo nhiều điều kiện khác nhau. Thiết kế các biểu mẫu thống kê, tổng hợp tình hình xử lý văn bản, quá trình luân chuyển văn bản trong đơn vị.
	Chuyển đổi số giúp văn phòng nhà trường tối ưu hóa các quy trình và hoạt động bằng cách sử dụng công nghệ số. Các công nghệ được áp dụng để giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công và làm việc không hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và tối ưu hóa các quy trình quản lý, điều hành, chỉ đạo và thực hiện. 
	Với văn phòng trường THPT Hàn Thuyên, vấn đề quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số được coi là bước ngoặc “cách mạng” trong ngành văn thư -lưu trữ. Với việc đổi mới phương thức thực hiện công tác văn thư theo hướng sáng tạo, hiện đại, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong văn thư sẽ góp phần  giảm rủi ro thất lạc văn bản, nâng cao chất lượng công việc của văn phòng nhà trường, tiết kiệm chi phí. Chuyển đổi số ra đời và phát triển như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, cũng như nâng chất lượng quản lý, sử dụng, khai thác tài liệu,.
7. Nội dung:
7.1. Thuyết minh giải pháp mới hoặc cải tiến: 
	Hiện tại, văn thư trường THPT Hàn Thuyên đang sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh tại website: https://qlvb.bacninh.gov.vn/ để quản lý công văn đến, công văn đi. Hệ thống quản lý văn bản điều hành là sản phẩm phần mềm chạy trên nền web trhực hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
	Hệ thống này giải quyết được bài toàn quản lý tài liệu, văn bản, các quá trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ đáp ứng các nghiệp vụ của ban giám hiệu nhà trường, đặc biệt là văn thư nhà trường.
	Sử dụng hệ thống này, văn thư chuyên trách các công việc: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho lãnh đạo cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý; vào sổ văn bản đi, đóng dấu ký số và phân phát tài liệu, công văn hoặc gửi văn bản đích danh.
 	Quy trình tiếp nhận công văn đến trên hệ thống Quản lý văn bản điều hành:
 Quy trình phát hành công văn đi trên hệ thống Quản lý văn bản điều hành: 
	Ngoài 2 chức năng chính về tiếp nhận công văn đến và phát hành công văn đi, hệ thống Quản lý văn bản điều hành còn có các chức năng nâng cao là Tủ văn bản và Tủ hồ sơ, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, sử dụng các văn bản đến, đi ở trên. Các công việc của văn thư vẫn như các quy trình thủ công cũ nhưng được thực hiện online và hoàn toàn tự động trên hệ thống phần mềm. 
* Kết quả của sáng kiến:
	Năm 2023, văn thư trường THPT Hàn Thuyên tiếp nhận tổng số 1435 công văn đến. Trong đó tiếp nhận trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành là 690 văn bản (chiếm 48%), tiếp nhận qua emai là 315 văn bản (chiếm 22%), còn lại là văn bản giấy. Số văn bản đi được đưa lên hệ thống là 102 trên tổng số 225 văn bản (chiếm 57%). Văn phòng nhà trường tích cực sử dụng công nghệ và môi trường số để giải quyết công việc.
7.2. Thuyết minh về phạm vi áp dụng sáng kiến:
	Sáng kiến đã được áp dụng tại bộ phận văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên. Đây là giải pháp hữu ích để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư – văn phòng nói chung và trong trường học nói riêng.
7.3. Thuyết minh về lợi ích kinh tế, xã hội của sáng kiến:
- Công tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động nghiệp vụ trên môi trường điện tử.
- Sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử, đã đáp ứng yêu cầu công tác tham mưu, chỉ đạo điều hành của nhà trường.
 * Cam kết: Chúng tôi cam đoan những điều khai trên đây là đúng sự thật và không sao chép hoặc vi phạm bản quyền.
Xác nhận của cơ quan

Tác giả sáng kiến
Nguyễn Diệu Hoa

MỤC LỤC
–¯—
PHẦN I: MỞ ĐẦU
I. MỤC ĐÍCH CỦA SÁNG KIẾN................
1
II. TÍNH MỚI CỦA SÁNG KIẾN ...................
1
III. ĐÓNG GÓP CỦA SÁNG KIẾN
1
PHẦN II: NỘI DUNG
Chương 1: KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CỦA SÁNG KIẾN........................
2
I. LÍ DO CHỌN SÁNG KIẾN....................................................................
2
II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN.......................................................
4
1. Cơ sở lí luận.........................................................................................
4
 2. Cơ sở thực tiễn.....................................................................................
4
Chương 2: GIẢI PHÁP...............................................................................
6
I. Quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành......................
6
II. Quản lý hồ sơ trên Hệ thống CSDL ngành GDĐT..................................
6
Chương 3: KIỂM CHỨNG GIẢI PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI SÁNG KIẾN.
19
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
I. Ý NGHĨA.................................................................................................
20
II. ĐỀ NGHỊ................................................................................................
20
PHẦN IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO
 
QUY ƯỚC VIẾT TẮT
 CSDL: Cơ sở dữ liệu
GD&ĐT: Giáo dục và đào tạo
THPT: Trung học phổ thông
GVCN: Giáo viên chủ nhiệm
PHẦN MỘT: MỞ ĐẦU
I. MỤC ĐÍCH CỦA SÁNG KIẾN:
Nội dung cơ bản của công tác văn thư là quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; lập hồ sơ. Chuyển đổi số giúp xây dựng các công cụ tra tìm một cách linh hoạt giúp người sử dụng có thể tra tìm văn bản theo nhiều điều kiện khác nhau. Thiết kế các biểu mẫu thống kê, tổng hợp tình hình xử lý văn bản, quá trình luân chuyển văn bản trong đơn vị.
	Chuyển đổi số giúp văn phòng nhà trường tối ưu hóa các quy trình và hoạt động bằng cách sử dụng công nghệ số. Các công nghệ được áp dụng để giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công và làm việc không hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và tối ưu hóa các quy trình quản lý, điều hành, chỉ đạo và thực hiện. 
	Với văn phòng trường THPT Hàn Thuyên, vấn đề quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số được coi là bước ngoặc “cách mạng” trong ngành văn thư -lưu trữ. Với việc đổi mới phương thức thực hiện công tác văn thư theo hướng sáng tạo, hiện đại, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong văn thư sẽ góp phần  giảm rủi ro thất lạc văn bản, nâng cao chất lượng công việc của văn phòng nhà trường, tiết kiệm chi phí. Chuyển đổi số ra đời và phát triển như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, cũng như nâng chất lượng quản lý, sử dụng, khai thác tài liệu,.
II. TÍNH MỚI CỦA SÁNG KIẾN: 
Thực hiện các chủ trương mới của Đảng, Nhà nước về chuyển đổi số nói chung và trong công tác văn thư trường học nói riêng. Chuyển đổi số góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của đơn vị.
Sử dụng các công cụ, phần mềm và cơ sở vật chất được trang bị để áp dụng công nghệ số vào công tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư trong trường THPT Hàn Thuyên
III. ĐÓNG GÓP CỦA SÁNG KIẾN: 
Chuyển đổi số trong văn phòng trường học góp phần nâng cao và đảm bảo chất lượng quản lý giáo dục thông qua những cải tiến cụ thể: 
- Công nghệ số hiện đại giúp lưu trữ thông tin từ cơ bản đến nâng cao. 
- Các nền tảng như Blockchain, điện toán đám mây, sẽ hỗ trợ quản lý và lưu trữ hồ sơ, thông tin về học sinh và giáo viên một cách rõ ràng và minh bạch.
- Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho quá trình học tập.
- Tối ưu hóa chi phí in ấn so với các phương thức truyền thống.
 	 Các đồng nghiệp trong đơn vị, trong ngành có thể lấy đề tài như một tư liệu nghiệp vụ hiệu quả, sử dụng trong các cơ sở giáo dục.
PHẦN HAI: NỘI DUNG
Chương 1: KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CỦA SÁNG KIẾN
 I. LÍ DO CHỌN SÁNG KIẾN
Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang bước sang một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Với tính năng đa dạng và hiệu quả tức thì, công nghệ số đã và đang được nhiều ngành quan tâm nghiên cứu và ứng dụng.
Việc ứng dụng chuyển đổi số vào công tác văn thư đã làm cho mơ ước về một văn phòng " tự động hóa" của con người trở thành hiện thực. Thực chất của việc chuyển đổi số công tác văn thư - lưu trữ là ứng dụng công nghệ số vào công tác văn thư; tức là thay đổi từ phương thức truyền thống thủ công sang việc áp dụng các công nghệ tiến bộ. Đây là quá trình tập trung vào sự chuyển đổi và tối ưu hoá, thường dựa trên các trụ cột như big data, Internet of Things (IoT) và điện toán đám mây. Chuyển đổi số mang lại những sự thay đổi nhanh chóng. Nó mở ra cho công tác văn phòng một phương thức làm việc mới hạn chế, thậm chí không cần giấy tờ, cho đến khả năng tự thống kê dữ liệu và biến chúng thành các thông tin hữu ích.
Thực tiễn phát triển phong phú của thông tin làm cho khối lượng văn bản hình thành trong các đơn vị ngày càng nhiều. Trong tình hình đó, nếu dừng lại ở phương pháp thủ công thì không thể xử lý các thông tin kịp thời, điều đó sẽ dẫn đến sự quá tải đối với công tác văn thư. Vì thế, chuyển đổi số là một tất yếu, cần thiết để các cơ quan đủ khả năng đáp ứng những tồn tại trong công tác văn thư - lưu trữ nói riêng và góp phần vào sự nghiệp đổi mới công tác văn phòng nói chung.
 Xuất phát từ nhu cầu nâng cao chất lượng công tác văn thư tại các đơn vị, vấn để chuyển đổi số có hiệu quả và thống nhất trong nhà trường là rất quan trọng. Việc chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ sẽ giải quyết được vấn đề quản lý, tra tìm, cung cấp thông tin một cách thu