Sáng kiến kinh nghiệm Giải pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc thông qua ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến

BÁO CÁO KINH NGHIỆM (HOẶC GIẢI PHÁP) HỮU ÍCH TRONG CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG BAN QLDA2
Tác giả sáng kiến:   Bà Lê Thị Huệ - Phó Chánh Văn phòng.
Các đồng tác giả:     Ông Thạch Minh Hoài - Giám đốc;
                                  Ông Hà Trọng Nghĩa - Chánh Văn phòng;
                                  Bà Phan Thị Ngọc Lành - Chuyên viên Văn phòng;
                                  Bà Võ Thị Hà Xuyên - Chuyên viên Văn phòng;
                                  Ông Trần Hửu Tuấn - Chuyên viên Văn phòng. 
Đơn vị công tác: Ban Quản lý dự án 2 tỉnh Sóc Trăng.
1. Tên đề tài, dự án hoặc sáng kiến
“Giải pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc thông qua ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến”
           1.1. Cơ sở khoa học hoặc cơ sở lý luận
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị quyết số 07-NQ/TU, ngày 27/10/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Đề án số 03/ĐA-UBND, ngày 06/10/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Chuyển đổi số tỉnh Sóc Trăng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
1.2. Thời gian thực hiện
Tháng 01/2023 trở đi.
1.3. Nơi thực hiện: Ban Quản lý dự án 2 và trong tỉnh Sóc Trăng.
           1.4. Thực trạng yêu cầu
Trong thời đại cuộc cách mạng công nghệ 4.0 (gọi tắt là thời đại 4.0) diễn ra mạnh mẽ tại hầu hết các nước trên thế giới hiện nay, đối với cuộc sống con người, công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng. Hầu hết tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống đều có sự can thiệp của công nghệ. Thời đại 4.0 tập trung vào sự phát triển của công nghệ và tất cả những gì liên quan đến hệ thống không gian mạng.
Các ứng dụng hỗ trợ trong quá trình làm việc thông dụng như bộ ứng dụng Microsoft Office gồm ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản Word, ứng dụng hỗ trợ lập bảng tính Excel, ứng dụng hỗ trợ thuyết trình Powerpoint, đều là những phần mềm ứng dụng gần như không thể thiếu được trong quá trình làm việc truyền thống, tuy nhiên trong thời đại 4.0 thì có một xu hướng mà ngày càng nhiều người quan tâm và sử dụng, đó là xu hướng xử lý công việc trực tuyến (online) đang ngày càng lớn mạnh cùng với nhiều dịch vụ hỗ trợ lưu trữ đám mây, ứng dụng hỗ trợ trao đổi và hội họp trực tuyến, ứng dụng hỗ trợ soạn thảo trực tuyến,
Vì nhu cầu của xu hướng trên trong thời đại 4.0 nên sáng kiến áp dụng “Giải pháp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc thông qua ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến” là một giải pháp hữu ích và hiệu quả.
           2. Các phần mềm hỗ trợ trực tuyến hỗ trợ nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc
           Hiện nay để tiếp cận được tri thức của thế giới, chúng ta có một phương tiện vô cùng quan trọng và gần như không thể thiếu trong thời đại 4.0, đó chính là Internet. Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet ngày nay, các phần mềm công nghệ thông tin trực tuyến cũng được phát triển mạnh mẽ nhằm hỗ trợ cho xu hướng xử lý công việc trực tuyến một cách hiệu quả, nhanh chóng và tiện lợi. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến trong xử lý công việc nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng trong quá trình làm việc. Trong sáng kiến này, sau khi nghiên cứu, tổng hợp và đã ứng dụng hiệu quả, nhóm chúng tôi đề xuất một số công cụ, phần mềm hỗ trợ trực tuyến để mọi người có thể phối hợp sử dụng và khai thác một cách triệt nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng công việc.
           2.1. Ứng dụng Google Docs
           2.1.1. Giới thiệu
Đầu tiên, trong quá trình xử lý công việc hiện nay có một ứng dụng mà không thể thiếu được, đó chính là ứng dụng soạn thảo văn bản. Ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, phổ biến nhất đó chính là Microsoft Word của hãng Microsoft, tuy nhiên phần mềm này chỉ có thể xử dụng trực tiếp trên một thiết bị cố định (máy tính để bàn, laptop,) và không thể xử dụng trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Hãng Microsoft cũng đã cho ra đời sản phẩm Microsoft 365 có thể sử dụng trực tuyến đi theo xu hướng hiện nay, tuy nhiên để sử dụng được Microsoft 365 thì cần phải trả phí thường niên. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có một phần mềm hỗ trợ trực tuyến khác để tận dụng và khắc phục nhược điểm trên một cách miễn phí và thân thiện với người dùng, đó chính là ứng dụng Google Docs (hay còn gọi là Google Tài liệu) của hãng Google. Để sử dụng ứng dụng Google Docs, chỉ cần truy cập vào đường link https://docs.google.com/document là có thể sử dụng ngay một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Hình 1. Giao diện trang chủ của ứng dụng Google Docs.
Hình 2. Giao diện nhập liệu văn bản của ứng dụng Google Docs.
2.1.2. Ưu điểm và nhược điểm
           a) Ưu điểm
           - Google Docs là một ứng dụng miễn phí;
           - Google Docs có cơ chế tự động lưu tài liệu của người dùng;
           - Truy cập vào tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào (máy tính để bàn, laptop, điện thoạt thông minh,);
           - Dễ dàng cho việc hợp tác làm việc nhóm;
           - Tích hợp bộ kiểm tra lỗi chính tả hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt với độ chính xác tương đối cao;
           - Tương thích với ứng dụng Microsoft Word.
           b) Nhược điểm
Bắt buộc phải có Internet.
           2.1.3. Ứng dụng vào công việc
           Ứng dụng Google Docs là một ứng dụng tương tự như ứng dụng Microsoft Word với ích tính năng hơn nhưng vẫn đủ để soạn thảo một văn bản đầy đủ và kịp thời khi cần giải quyết công việc nhanh chóng, hay đơn giản chỉ là mở xem văn bản ở mọi nơi, mọi lúc. Do đó việc sử dụng ứng dụng Google Docs cũng giống như mọi ứng dụng soạn thảo văn bản khác nên sẽ không làm mất nhiều thời gian để làm quen. Việc ứng dụng Google Docs kết hợp với các ứng dụng soạn thảo văn bản không hỗ trợ trực tuyến như Microsoft Word vào công việc sẽ vô cùng hiệu quả trong quá trình xử lý công việc với đa dạng cách để sử dụng, một số cách ứng dụng như:
           - Kết hợp làm việc trực tiếp trên ứng dụng Microsoft Word sau đó lưu file đã hoàn thành hoặc còn dang dở và đăng tải lên ứng dụng lưu trữ trực tuyến như Google Drive - ứng dụng hỗ trợ lưu trữ trực tuyến của hãng Google, sau đó khi cần xem lại hoặc tiếp tục chỉnh sửa chúng ta chỉ cần mở ứng dụng Google Docs từ laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng là có thể tiếp tục xử lý công việc.
           - Sử dụng ứng dụng Google Docs trong quá trình làm việc nhóm để xử lý hoặc góp ý soạn thảo một văn bản. Ứng dụng Google Docs có một chức năng cực kỳ hoàn hảo và hữu dụng cho trường hợp này, đó là ứng dụng cho phép người dùng dễ dàng chia sẽ tài liệu cho những người dùng khác để xem (view) một văn bản đã hoàn chỉnh, cùng nhau chỉnh sửa (edit) một văn bản đang soạn thảo dở dang hay bình luận (comment) góp ý cho văn bản mà bản thân đang soạn thảo.
           - Ứng dụng Google Docs được tích hợp bộ kiểm tra lỗi chính tả có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt với độ chính xác tương đối cao, điều này cực kỳ hữu ích cho việc gõ văn bản tránh giúp hạn chế sái sót hoặc có thể sử dụng như bộ kiểm tra lỗi với việc chỉ cần dán toàn bộ văn bản cần kiểm tra lỗi chính tả vào ứng dụng Google Docs là có thể phát hiện được những vị trí văn bản bị gõ nhầm hoặc sai sót.
           2.2. Ứng dụng Google Sheets
           2.2.1. Giới thiệu
           Giống như ứng dụng Google Docs, ứng dụng Google Sheets (hay còn gọi là Google Trang tính) là một trong số các ứng dụng hỗ trợ trực tuyến của hãng Google, đây là ứng dụng xử lý bảng tính tương tự như ứng dụng Microsoft Excel của hãng Microsoft được xây dựng và hỗ trợ làm việc trên nền tảng trực tuyến thay vì cố định trên một thiết bị như ứng dụng Microsoft Excel. Để sử dụng ứng dụng Google Sheets cũng tương tự như ứng dụng Google Docs, chúng ta chỉ cần truy cập vào đường link sau: https://docs.google.com/spreadsheets là có thể sử dụng ngay và nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị như máy tính để bàn, laptop, điện thoại thông minh,
Hình 3. Giao diện trang chủ của ứng dụng Google Sheets.
Hình 4. Giao diện nhập liệu bảng tính của ứng dụng Google Sheets.
2.2.2. Ưu điểm và nhược điểm
a) Ưu điểm
           - Google Excel là một ứng dụng miễn phí;
           - Google Excel có cơ chế tự động lưu tài liệu của người dùng;
           - Truy cập vào tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào (máy tính để bàn, laptop, điện thoạt thông minh,);
           - Dễ dàng cho việc hợp tác làm việc nhóm;
           - Tương thích với ứng dụng Microsoft Excel.
           b) Nhược điểm:
- Bắt buộc phải có Internet;
- Không xử lý được dữ liệu lớn như Microsoft Excel.
2.2.3. Ứng dụng vào công việc
Tương tự như ứng dụng Google Docs, việc kết hợp giữa sử dụng ứng dụng Google Sheets kết hợp với các ứng dụng xử lý bảng tính như Microsoft Excel sẽ đem lại nhiều cách thức để áp dụng vào quá trình xử lý công việc. Một số cách ứng dụng như:
- Kết hợp làm việc trực tiếp trên ứng dụng Microsoft Execl sau đó lưu file đã hoàn thành hoặc còn dang dở và đăng tải lên ứng dụng lưu trữ trực tuyến như Google Drive - ứng dụng hỗ trợ lưu trữ trực tuyến của hãng Google, sau đó khi cần xem lại hoặc tiếp tục chỉnh sửa chúng ta chỉ cần mở ứng dụng Google Sheets từ laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng là có thể tiếp tục xử lý công việc.
- Sử dụng ứng dụng Google Sheets trong quá trình làm việc nhóm để xử lý hoặc góp ý soạn thảo một bảng tính. Ứng dụng Google Sheets có chức năng phù hợp cho trường hợp này tương tự như ứng dụng Google Docs, đó là chức năng cho phép người dùng dễ dàng chia sẽ tài liệu cho những người dùng khác để xem (view) một bảng tính đã hoàn chỉnh, cùng nhau chỉnh sửa (edit) một bảng tính đang soạn thảo dở dang hay bình luận (comment) góp ý cho bảng tính mà bản thân đang soạn thảo.
Với việc sử dụng song song hai ứng dụng Google Docs và Google Sheets trong quá trình soạn thảo văn bản và xử lý bảng tính trực tuyến kết hợp linh hoạt với các ứng dụng không hỗ trợ trực tuyến sẽ đem lại hiệu quả cao hơn so với chỉ làm việc với các ứng dụng cố định và bị ràng buộc trên một thiết bị.
2.3. Ứng dụng Google Drive
2.3.1. Giới thiệu
Trong thời đại 4.0 hiện nay, thuật ngữ Cloud Storage (Lưu trữ đám mây) gần như đã không còn xa lạ với nhiều ứng dụng được phát triển như Google Drive của hãng Google, OneDrive của hãng Microsoft, MEGA của hãng Mega Limited, Dropbox thuộc công ty Dropbox, Theo Gartner - công ty chuyên nghiên cứu và tư vấn thị trường kỹ thuật số tại Mỹ, trong năm 2022 vừa qua thì chi tiêu của người dùng cuối (End user) trên toàn thế giới cho các dịch vụ đám mây công cộng là 490,3 tỷ USD, dự kiến vào năm 2023 con số này sẽ tăng 20,7% lên mức đáng kinh ngạc là 591,8 tỷ USD. Điều này đã nói lên tầm quan trọng và xu hướng ngày càng lớn mạnh của các ứng dụng hỗ trợ lưu trữ trực tuyến hay lưu trữ đám mây.
Sau khi đã biết đến các ứng dụng hỗ trợ xử lý công việc trên môi trường trực tuyến thì có một ứng dụng khác quan trọng không kém với vai trò lưu trữ, đó chính là ứng dụng Google Drive. Google Drive là một ứng dụng hỗ trợ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây và chia sẻ tập tin. Để sử dụng Google Drive thì chỉ cần truy cập theo đường link https://drive.google.com, sau đó tiến hành đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản (nếu chưa có) để sử dụng.
Hình 5. Giao diện của ứng dụng Google Drive.
2.3.2. Ưu điểm và nhược điểm
a) Ưu điểm
- Hoàn toàn miễn phí sử dụng với dung lượng tối đa 15 GB và hiển nhiên nếu chúng ta muốn tăng thêm dung lượng thì phải trả phí tùy theo gói;
- Đồng bộ mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị;
           - Hỗ trợ gửi các tập tin lớn;
           - Tích hợp công cụ tìm kiếm hiệu quả;
           - Xem trực tiếp file, tài liệu với nhiều định dạng như .pdf, .docx, .xlsx, ;
           - Có ứng dụng cài đặt trên máy tính nhằm tối đa khả năng đồng bộ hóa.
b) Nhược điểm
Giới hạn về dung lượng: Mặc dù được tặng 15 GB dung lượng miễn phí cho mỗi tài khoản nhưng khi cần thêm dung lượng thì bắt buộc phải mua từ các gói mà Google cung cấp.
           2.3.3. Ứng dụng vào công việc
Với sự hạn chế về tuổi thọ của ổ cứng HDD (Hard Disk Drive) và hạn chế về khả năng cứu dữ liệu của ổ cứng SSD (Solid State Drive) thì việc tận dụng các dịch vụ phần mềm lưu trữ trực tuyến trong thời đại 4.0 hiện nay là rất cần thiết để tăng cường khả năng lưu trữ cũng như khả năng khôi phục dữ liệu nếu chẳng may ổ cứng bị hư hỏng.
Kết hợp sử dụng với Google Docs và Google Sheets sẽ tăng thêm sự linh hoạt do cùng một hệ sinh thái ứng dụng của Google khi mà vừa có thể lưu trữ trực tuyến vừa có thể xem, chỉnh sửa trực tuyến một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Tối ưu hóa việc lưu trữ dữ liệu bằng cách đầu tư vào việc mua thêm dung lượng nếu khả năng tài chính cho phép và mức độ cấp thiết cần sao lưu của dữ liệu nhằm hạn chế rủi ro, vì hiện tại với gói cao cấp nhất của Google Drive bạn sẽ chỉ mất 225.000 đồng/tháng (ghi nhận tại thời điểm viết sáng kiến này) để sở hữu 2 TB (xấp xỉ 2.000 GB) dung lượng lưu trữ trực tuyến đáp ứng khả năng lưu trữ cao nhất có thể cho các dữ liệu cần thiết.
2.4. Ứng dụng Google Forms
2.4.1. Giới thiệu
Như chúng ta đã biết việc khảo sát, thu thập số liệu, dữ liệu là quá trình rất quan trọng trong công tác lập báo cáo, tổng hợp, Ngoài việc sử dụng các loại hình thu thập thông tin bằng hình thức truyền thống là sử dụng giấy in, phỏng vấn, thì hiện nay với sự hỗ trợ của ứng dụng Google Forms (hay còn gọi là Google Biểu mẫu) của hãng Google, chúng ta có thêm một lựa chọn để tạo ra những phiếu thu thập thông tin trực tuyến nhanh gọn và dễ tiếp cận trong thời đại 4.0 hiện nay. Google Forms là một ứng dụng hỗ trợ tạo và quản lý các biểu mẫu khảo sát cho mục đích thu thập dữ liệu được phát triển bởi Google. Cũng như các ứng dụng trực tuyến khác, việc sử dụng Google Forms rất đơn giản, chỉ cần truy cập vào đường link https://docs.google.com/forms là có thể vào ngay giao diện của ứng dụng với nhiều mẫu biểu có sẵn để tham khảo hoặc thiết kế mới phù hợp với nhu cầu.
Hình 6. Giao diện trang chủ của ứng dụng Google Forms.
Hình 7. Mẫu phiếu khảo sát đơn giản được tạo bởi Google Forms.
Hình 8. Kết quả dạng biểu đồ sau khi hoàn thành khảo sát.
2.4.2. Những lợi ích của ứng dụng Google Forms
a) Tạo ra được những khảo sát đáp ứng mục tiêu sử dụng
Google Forms có thể đáp ứng được yêu cầu lên danh sách các câu hỏi đáp ứng đúng yêu cầu của những thông tin cần thu thập, tổng hợp, phân tích và báo cáo trong quá trình khảo sát với sự trợ giúp của việc xuất dữ liệu dưới dạng biểu đồ trực quan trong và sau khi kết thúc quá trình thu thập thông tin.
b) Có thể đặt được nhiều dạng câu hỏi khác nhau
Google Forms hầu như có thể đáp ứng được tất cả các dạng câu hỏi mà bạn muốn tạo trên phiếu thu thập thông tin trực tuyến, điều mà sẽ bị giới hạn với hình thức thu thập thông tin truyền thống. Các định dạng về câu hỏi trong Google Forms như:
- Dạng văn bản trả lời ngắn (Text);
- Dạng văn bản trả lời thành đoạn văn (Paragraph Text);
- Dạng trắc nghiệm (Multiple Choice);
- Dạng hộp kiểm (Checkboxes);
- Dạng Menu thả xuống, chọn từ danh sách (Choose from the list);
- Dạng thang đo (Scale);
- Dạng lưới (Grid);
- Dạng ngày (Date);
- Dạng thời gian (Time).
c) Nhiều tùy chọn quản lý cho