Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ tại trường Mầm Non

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ
TRƯỜNG MẦM NON XÃ HỮU HÒA
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG MẦM NON
 Lĩnh vực: Khác
 Cấp học: Mầm non
 Tên Tác giả: Nguyễn Thị Liên
 Đơn vị công tác: Trường mầm non xã Hữu Hòa
 Chức vụ: Nhân viên văn thư
Năm học: 2020 - 2021
MỤC LỤC
PHẦN A. ĐẶT VẤN ĐỀ.....................................................................................1
PHẦN B. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ......................................................................3
I. Những nội dung lý luận:..................................................................................3
II. Thực trạng vấn đề:.........................................................................................3
1. Đặc điểm chung:..............................................................................................3
2. Thuận lợi:.........................................................................................................4
3. Khó khăn:.........................................................................................................4
III. Các biện pháp thực hiện:.............................................................................5
1. Biện pháp 1: Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ:...............................................................5
2. Biện pháp 2: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ:..........................................................................7
3. Biện pháp 3: Tìm hiểu các hình thức soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:.............................................8
4. Biện pháp 4: Thực hiện tốt việc quản lý văn bản đi - văn bản đến:...........9 
5. Biện pháp 5: Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, hợp lý:.........10
IV. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm:......14
PHẦN C. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ......16
1. Kết luận:.................16
2. Khuyến nghị - Đề xuất:.........16
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đối với các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. 
Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể. Nhưng để đảm bảo các văn bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư. 
Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: 
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
- Giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử ký nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. 
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra và giám sát.
- Góp phần bảo vệ những bí mật thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức.
Từ vai trò trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Thực hiện tốt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Biến cái khó thành cái dễ để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
	Chính từ những lý do nêu trên mà tôi muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường mầm non” làm đề tài nghiên cứu của mình.
* Phạm vi nghiên cứu và ứng dụng:
- Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường mầm non 
 - Ứng dụng: Góp phần giúp nhân viên văn thư trong trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình ở trường mầm non
* Mục đích nghiên cứu của SKKN:
	- Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, mặt khác giúp cho nhân viên văn thư nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
* Đối tượng nghiên cứu: 
- Bộ phận văn thư lưu trữ ở trường mầm non xã Hữu Hòa
* Phương pháp nghiên cứu:
- Khi áp dụng nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng các phương pháp như:
	+ Phương pháp quan sát.
	+ Phương pháp thực tiễn.
+ Phương pháp thực hành.
 * Kế hoạch nghiên cứu:
	- Năm học 2020-2021
	* Bảng khảo sát đầu năm
STT
Nội dung khảo sát
Kết quả khảo sát 
đầu năm
Đạt
Chưa đạt
Đối với giáo viên, NV văn phòng, NV nuôi dưỡng
52/52
 Nắm bắt về Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
15=29%
37=71%
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và lưu trữ hồ sơ.
22=42%
30=58%
Sắp xếp bảo quản hồ sơ, tài liệu, khoa học, hợp lý.
25=48%
27=52%

B. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu tổng kết kinh nghiệm.
Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của các cơ quan đơn vị mình. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật.
 Đối với người làm công tác văn thư lưu, trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản.
II. Thực trạng vấn đề:
1. Đặc điểm tình hình chung:
- Trường mầm non nơi tôi công tác nằm trên địa bàn ngoại thành Hà Nội đang trong quá trình đô thị hóa, chuẩn bị phấn đấu lên Phường. 
- Tháng 12 trong năm học 2020-2021 nhà trường đã đón đoàn đánh giá ngoài của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội về kiểm định chất lượng cấp độ 2 và công nhận lại trường chuẩn quốc gia mức độ 1 đạt kết quả tốt.
- Tôi được Ban giám hiệu nhà trường phân công làm nhân viên văn thư của nhà trường. Hiện nay, hầu hết trong các trường học công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương pháp lưu trữ vẫn là truyền thống bằng giấy. Với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu).
           - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.
           - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện.
 Trong một vài năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học được lãnh đạo phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn. Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non, tôi nhận thấy có những thuận lợi và khó khăn như sau:
	2. Thuận lợi:
	- Công tác văn thư, lưu trữ đã có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý với những quy định cụ thể đối với các khâu nghiệp vụ.
	- Ban giám hiệu nhà trường luôn quan tâm, chỉ đạo sát sao và triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nhân viên văn thư chủ động xây dựng kế hoạch và thực hiện đúng những quy định, nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi nhà trường.
	- Cán bộ, giáo viên, nhân viên có ý thức trách nhiệm, thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc nên tài liệu được bảo quản tốt, đầy đủ.
- Nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, nhiệt tình trong công việc và có ý thức học hỏi kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp. Hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
- Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác văn thư, lưu trữ. Nhân viên văn thư được bố trí đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Máy tính, máy in, tài liệu và các thiết bị khác.
	3. Khó khăn:
	- Công tác văn thư lưu trữ của các đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã có phần mềm để quản lý còn riêng với đối với đơn vị trường học thì vẫn chỉ là quản lý bằng công tác thủ công nên hiệu quả công việc chưa được cao.
- Nhân viên văn thư trong các trường học đôi lúc vẫn phải kiêm nhiệm các việc khác của văn phòng nhà trường.
- Phụ cấp công tác văn thư lưu trữ đối với trường học chưa được quan tâm để đời sống các cán bộ làm công tác này được đảm bảo.
Chính từ những khó khăn tôi đã nêu ở trên mà thúc đẩy tôi tìm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường mầm non . 
III. Các biện pháp đã tiến hành:
1. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ 
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức như: Phổ biến, trao đổi tọa đàm trong cuộc họp, hội nghị, gửi email chung của trường, phô tô gửi tài liệu, đặc biệt là phổ biến tới 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên về Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư...Qua đó giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên hiểu rõ hơn về thể thức, cấu trúc của văn bản, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư, lưu trữ. 
Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Phòng Giáo dục, tại nhà trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng. Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Nhà trường tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức tư duy mới, đặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình, có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường. 
Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhận thức và thời gian thực hiện của từng đối tượng.
Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.1
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ. 
Để nâng cao hiệu quả làm việc của giáo viên, nhân viên văn thư, lãnh đạo nhà trường đã có quy chế làm việc, đồng thời qua từng thời kỳ tiến hành kiểm tra xem xét và bổ sung sửa đổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế.
1.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ
Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường đã phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
BẢNG PHÂN CÔNG HỖ TRỢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TT
Họ và tên
Chức danh
Nhiệm vụ
1
Nguyễn Hiền A
Bí thư chi bộ
Hiệu trưởng
QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp TL lưu trữ mảng phụ trách và Chi bộ
2
Phạm Thị B
Phó Hiệu trưởng
QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ Công việc, nộp TL lưu trữ mảng chuyên môn, ĐDĐC.
3
Nguyễn Thị C
Phó Hiệu trưởng
Chủ tịch Công đoàn
QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp TL lưu trữ mảng chuyên môn và Công đoàn
4
Nguyễn Thị D
Bí thư Chi đoàn
QL, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp TL lưu trữ Chi đoàn 
5
Nguyễn Thị E
Kế toán
Soạn thảo, lập hồ sơ Công việc, nộp TL lưu trữ mảng Tài chính, CSVC
6
Nguyễn Thị G
Văn thư
Soạn thảo văn bản HC thông thường
Quản lý con dấu
Báo cáo thống kê
Lưu trữ hồ sơ
- Xử lý, lưu giữ văn bản đi, đến, nộp TL lưu trữ
7
Nguyễn Thị I

Giáo viên
Soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ
Soạn bài
Lập hồ sơ công việc, nộp cho bộ phận lưu trữ vào cuối mỗi năm học
	Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các đối tượng liên quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau.
Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.2
	* Kết quả: Qua việc không ngừng nghiên cứu, học hỏi, tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ bản thân tôi nhận thấy cán bộ, giáo viên, nhân viên trường tôi đã nâng cao được trình độ của mình