Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ - THCS Châu Hưng

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BÌNH ĐẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ CHÂU HƯNG
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài:

MỘT SỐ BIỆN PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Đề tài thuộc lĩnh vực chuyên môn:	Văn thư lưu trữ
Họ và tên người thực hiện:
Chức vụ:
Sinh hoạt tổ chuyên môn:	Văn phòng
Châu Hưng, tháng 2 / 2011
Phần mở đầu
Bối cảnh của đề tài:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị,  là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Trường Trung học cơ sở Châu Hưng được hình thành từ tháng 09 năm 2001, được sự lãnh chỉ đạo sâu sát của Phòng Giáo dục và Đào tạo Bình Đại, sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường và sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công, công tác văn thư lưu trữ của nhà trường có nhiều tiến bộ đáng kể.
Lý do chọn đề tài:
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
-Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
-Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
-Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
-Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường Trường trung học cơ sở Châu Hưng, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Mục đích nghiên cứu:
Hiện tại ở mỗi trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư, nhưng hiện nay còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Còn người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:
Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư lưu trữ.
Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký.
Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
Phần nội dung
Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu
trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính cơ mật.
Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản.
Thực trạng của vấn đề:
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở Trường Trung học cơ sở Châu Hưng tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau:
-Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo Bình Đại. Đảng, chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo
dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác.
-Khó khăn:
Tuy được sự quan tâm của Đảng và nhà nước, đặc biệt là của ngành giáo dục, nhưng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ. Chỉ có 02 máy vi tính cho tất cả các hoạt động của văn phòng.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng chúng ta có thể dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư ở các trường học đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
Tuy nhiên, vẫn còn những vấn đề nan giải và gây nhiều bức xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký; tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ một cách nhanh chóng nhất. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
-Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
-Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
-Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
-Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
-Điều đặc biệt quan trọng là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
*Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng:
Tờ trình: là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.
-Phần mở đầu:
+Những căn cứ có tính pháp lý.
+Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
-Phần nội dung:
+Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
+Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp
dụng.
+Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
+Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
-Phần kết thúc:
+Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.
* Mẫu của một loại Tờ trình:
PHÒNG GD&ðT BÌNH ðẠI	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS CHÂU HƯNG	ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:	/TTR-THCSCH
Châu Hưng, ngàythángnăm 20
TỜ TRÌNH
.
Căn cứ  Căn cứ  Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn
ñề cần trình duyệt.
Nêu tóm tắt nội dung của ñề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, ñộ tin cậy cao.
Nêu ý nghĩa, tác dụng của ñề nghị ñối với hoạt ñộng của ñơn vị.
Những kiến nghị ñể cấp trên xem xét, chấp thuận ñể sớm triển khai, thực hi