Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Nguyễn Trung Trực

MỤC LỤC
STT
Nội dung
Trang
A
ĐẶT VẤN ĐỀ
3
I
LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
3
1
Cơ sở lí luận
4
2
Cơ sở thực tiễn
5
II
MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
5
III
ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
6
IV
PHẠM VI NGHIÊN CỨU
6
B
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
6
I
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA NHÀ TRƯỜNG
6
1
Đặc điểm tình hình chung Thuận lợi
7
2
Khó khăn
7
II
CÁC BIỆN PHÁP ĐƯỢC THỰC HIỆN
8

1
Biện pháp 1: Biện pháp tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát
hành

8
2
Biện pháp 2: Quản lý văn bản đến
15
3
Biện pháp 3: Quản lý văn bản đi
18
4
Biện pháp 4: Quản lý và phát văn bằng
21
5
Biện pháp 5: Quản lý sĩ số học sinh đến – đi
22
III
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
26
C
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
29
I
KẾT LUẬN
29
II
KIẾN NGHỊ
29

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
ĐẶT VẤN ĐỀ
LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI.
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ trong nhà trường.
Trong công tác văn thư, lưu trữ giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho Hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo đơn vị thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra.
Do đó vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:
+ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ hoạt động của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
+ Giúp cho cán bộ, viên chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, viên chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính Nhà nước ở nước ta hiện nay.
+ Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của nhà trường, phục vụ việc kiểm định,
thanh tra, kiểm tra, giám sát.
+ Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến nhà trường và các bí mật quốc gia.
Từ những đặc điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Chính vì vậy tôi chọn đề tài “ Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT”.
Cơ sở lí luận.
Công tác văn thư:
Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư (Điều 1 chương I Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 quy định chung về công tác văn thư). Văn thư cơ quan còn có những nhiệm vụ:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
Giúp BGH nhà trường theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm;
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản;
Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. (Điều 29 chương IV Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 quản lý Nhà nước về công tác văn thư )
Công tác lưu trữ:
Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
Cơ sở thực tiễn.
Công tác văn thư, lưu trữ trong nhiều năm trước đây trong các trường học nhìn chung chưa được quan tâm đúng mức, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị trường học. Bố trí cán bộ công chức văn thư, lưu trữ làm công tác này, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công tác văn thư, lưu trữ và nhất là trong sự nghiệp đổi mới của công tác văn thư, lưu trữ.
Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của nhà trường, ngày đầu tiếp nhận công tác của đơn vị tôi rất bỡ ngỡ và không hiểu được quy trình của công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận các hồ sơ lưu trữ trước đây không được sắp xếp theo trật tự nên việc tra cứu tìm kiếm tài liệu cũ rất vất vả.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, lưu trữ, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý cơ quan, đơn vị.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU.
Trên cơ sở nghiên cứu tài liệu làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, kết hợp tìm hiểu nghiên cứu thực trạng, tìm ra những ưu - khuyết điểm - những tồn tại
- Hạn chế nhằm tìm ra những biện pháp thích hợp, hiệu quả từ đó giúp nhân viên văn thư, lưu trữ tháo gỡ những khó khăn vướng mắc đã nêu trên.
ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU.
Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư, lưu trữ phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn thư trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn thư về công tác văn thư, lưu trữ.
Người làm công tác văn thư, lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu một cách thật nhanh chóng, soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung, đúng thể thức để trình ký.
Người làm công tác văn thư nếu có kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.
PHẠM VI NGHIÊN CỨU.
Thời gian có hạn nên tôi chỉ tổ chức thực hiện và vận dụng trong 3 năm (năm 2019 - 2020, 2020 - 2021, 2021 - 2022), thông qua đề tài giúp nhân viên văn thư, lưu trữ trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian và sức lực được sử dụng ít nhất và tiết kiệm nhất.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG.
Đặc điểm tình hình chung.
Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ trong trường học cũng được, Ban lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến.
Thông tư 01/2011/TT–BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư 07/2012/TT–BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp và có khoa học.
Thuận lợi.
Được sự quan tâm sâu sắc và sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo Dục & Đào Tạo TP.Hồ Chí Minh, BGH nhà trường.
Có sự phối kết hợp chặt chẽ các ban ngành đoàn thể: Hội cha mẹ học sinh nhà trường, Hội khuyến học, góp phần vào xã hội hoá giáo dục xây dựng cơ sở vật chất khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác.
Sự đoàn kết của tập thể CB – GV – NV của nhà trường. Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình, đội ngũ giáo viên có chuyên môn tốt, nhiệt tình, chuẩn về kiến thức, kỹ năng sư phạm có kinh nghiệm về công tác giảng dạy lâu năm.
Khó khăn.
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một số khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi qua các đợt bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn của Sở Giáo dục và đào tạo TP.HCM tổ chức và tự tìm hiểu qua các Thông tư, Nghị định của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ, học hỏi các đơn vị trường bạn rút kinh nghiệm để vượt qua và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm công tác văn thư, lưu trữ là trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành.
Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm các biện pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
CÁC BIỆN PHÁP ĐƯỢC THỰC HIỆN.
Biện pháp tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành.
Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác như.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách một cách thuận lợi.
Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với lãnh đạo nhà trường.
Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục, cách trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mà mình muốn soạn thảo phát hành.
Về thể thức văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Kỹ thuật trình bày văn bản: Quy định bao gồm phông chữ trình bày trên văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 khổ giấy văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), kiểu trình bày văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, định lề trang văn bản ( đối với khổ A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 mm; Lề phải: cách mép phải từ 20 mm.
Một số ví dụ, mẫu soạn thảo, trình bảy văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản.
Ví dụ 1. Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ.
SỞ GD VÀ ĐT TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG THPT .
Số: /KH – THTP
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP.HCM, ngày tháng	năm 2022
KẾ HOẠCH
Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022
Căn cứ Kế hoạch . Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Trường THTP  xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
Mục đích yêu cầu
Nâng cao nhận thức của CB - GV - NV Trường THTP	hiểu
rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;
Thực hiện quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của nhà trường t