Sáng kiến kinh nghiệm Một số ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư

Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư trong trường mầm non”
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU:
Lý do chọn đề tài nghiên cứu. 02
Lịch sử vấn đề nghiên cứu02 – 03
Nhiệm vụ nghiên cứu ..03
Mục đích nghiên cứu....03
Đối tượng nghiên cứu...04
Phương pháp nghiên cứu......04
Phạm vi nghiên cứu ..04 – 05
Tính mới đề tài nghiên cứu05 – 06
NỘI DUNG
Vài nét khái quát về trường06 – 07 – 08
Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu....08
Cơ sở thực tiễn...08 – 09 – 10
Một số biện pháp tổ chức và làm quen với CNTT....10
Kết quả nghiên cứu....10
KẾT LUẬN
Kết luận chung......11
Kiến nghị...11
 I. MỞ ĐẦU:
1. Lý do chọn đề tài:
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc vận dụng công nghệ vào các lĩnh vực trong đời sống không còn xa lạ nữa, ngành giáo dục nói chung và giáo dục mầm non nói riêng cũng đã từng bước tiếp cận với công nghệ hiện đại. Hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin đã và đang được quan tâm thiết thực vì thế mà hàng ngày đều cập nhật liên tục những thông tin mới nhất của Sở, Phòng qua hộp thư điện tử. Xuất phát từ lý do trên với những khả năng và sự tìm hiểu trong quá trình học tập cũng như trong quá trình công tác thực tế. Tôi chọn đề tài “Một số ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư”.
2. Lịch sử vấn đề:
Trong năm học 2015 – 2016 được sự phân công của bộ phận chuyên môn giáo dục, tôi phụ trách việc Công tác văn thư, công tác hoạt động quản trị Website, thu tiền ăn của trẻ.... Tôi được phân và kiêm nhiệm rất nhiều công việc vì vậy tôi phải bố trí và sắp xếp thời gian để nhằm đáp ứng được mọi công việc được giao. Cùng với hoạt động này tôi thường xuyên cập nhật văn bản đến của Phòng GD&ĐT để lưu trữ đồng thời đăng những văn bản mang tính hướng dẫn, chỉ đạo nên trang Website để CBCC-VC nắm bắt một cách rõ nét nhất. Bên cạnh đó hướng dẫn cho các giáo viên trong trường cách vào và đăng nhập những thông tin, những hoạt động của trẻ đồng thời lập Gmail cho mỗi đồng chí cán bộ để có thể gửi và truyền tải những văn bản mang tính hướng dẫn chắc chắn đến được từng cán bộ trong nhà trường...
Rất nhiều công việc như vậy nhưng tôi thấy tâm đắc nhất là việc áp dụng CNTT vào công tác văn thư, nhằm mục đích đẩy nhanh và hiệu quả công việc chyên môn của mình chính vì vậy mà tôi viết ra sáng kiến kinh nghiệm này để nhằm đáp ứng kịp thời xu thế phát triển của CNTT của ngành giáo dục nói trung và của khối mầm non nói riêng. Qua một khoảng thời gian thực hiện cho thấy, phần nhiều các giáo viên mầm non không nắm bắt được cách sắp xếp hệ thống trang web và đăng tin lên còn hạn chế chưa hợp lý. Mặt khác một số giáo viên không biết lựa chọn đề tài hợp lý cho để đưa lên Website, một số đề tài các cô lựa chọn chưa đạt hiệu quả
Đến nay, tôi chịu trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, hoạt động Website của trường được 3 năm, tôi vẫn tiếp tục học tập, bồi dưỡng thêm những gì tôi được học, biết để áp dụng một cách tối ưu nhất đến Website cho trường cũng như quá trình nhận và gửi thư điện tử của trường.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư là một phương pháp mới đa hình thức và đang được mọi người quan tâm. Vì vậy tôi mong rằng trong thời gian tới nhà trường, Phòng GDĐT cũng như Sở giáo dục Tỉnh nhà có những buổi học, tập huấn cũng như trao dồi thêm kiến thức cho nhân viên văn thư tại các trường học thuộc Tỉnh ta.
Luôn cập nhật những văn bản quy định mới về công tác văn thư để nhân viên văn thư có hành trang vững vàng nhất trong quá trình soạn thảo, sao lưu và ứng dụng vào công tác văn thư.
4. Mục đích:
Văn thư trường sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi vào sổ lưu công văn đi. Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại văn thư của trường theo đúng thủ tục vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào sổ lưu công văn đến. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì nhân viên văn thư tiến hành ngay việc chuyển văn bản đến lãnh đạo trường và các phòng ban có trách nhiệm, chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện.
Công tác lập hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc của trường chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, Công tác văn thư truyền thống của trường trước khi ứng dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và báo cáo công việc. Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
5. Đối tượng nghiên cứu:
Tất cả các loại văn bản đi – đến, sao lưu và quản lý các văn bản gốc đều được đưa vào áp dụng, thí nghiệm để có được kết quả cao nhất.
6. Phương pháp nghiên cứu:
a. Phương pháp nghiên cứu lý luận:
Nghiên cứu phân tích tổng hợp, khái quát đưa ra các ví dụ củ thể, những tài liệu có liên quan đến công tác chuyên môn để giúp cho nhân viên văn thư có thể làm quen và thành thạo hơn với công nghệ thông tin, giải quyết nhanh công việc
b. Phương pháp thực tiễn:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp so sánh, đánh giá và áp dụng triệt để nhất.
7. Phạm vi nghiên cứu:
Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ. CNTT sẽ giúp công tác văn thư được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của công ty. Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận công tác văn thư. Khi trong đó nhà trường đã nối mạng Wifi thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại trường (tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập) Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơ chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính điều đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công nghệ thông tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quan mạng máy tính.
8. Tính mới của vấn đề:
           Hiện nay CNTT trong nước và ngoài nước hiện nay đã và đang phát triển khá mạnh mẽ, nhưng để áp dụng triệt để CNTT vào trong giảng dạy cũng như công tác Văn thư của trường học thì đây là việc làm mới mẻ, vì thế rất nhiều trường còn chưa biết vận dụng một cách triệt để CNTT vào trong công tác lưu trữ và nhận văn bản tại cơ quan mình.
           Chính vì những khó khăn đó, tôi đã “Lựa chọn đề tài và một số thủ thuật ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư” làm đề tài sáng kiến kinh nghiệm của mình nhằm tập hợp những kinh nghiệm mà cá nhân mình tích lũy được để phần nào giúp giáo viên giải quyết được một số vướng mắc trong quá trình soạn giáo án cũng như giảng dạy của mình.
 Việc đầu tiên ta nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư lưu trữ của trường hoàn toàn có ích và mang lại không ít những hiệu quả và là khâu quan trọng trong việc tự động hóa công tác văn thư của nhà trường để cung cấp đầy đủ thông tin, chính xác, gọn nhẹ và kịp thời, đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo trong việc ra quyết định và tiến hành công việc hiệu quả.
 Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Quản lý văn bản: Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư . Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi vì thế công việc này được tiến hành rất nhanh và khẩn trương.
Đó là lý do vì sao cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đây là một thế mạnh của trường nhưng trước hết chúng ta cần hiểu thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng trong tình hình thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không ngừng tăng nhanh. Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan, là trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời nhất. Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu công tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác văn thư. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại trường là một yêu cầu tất yếu.
 II. NỘI DUNG:
Vài nét khái quát về trường:
Về đặc điểm:
* Giáo viên:
- Hiện tại nhà trường có 23 CBGV – NV trong đó:
+ Ban giám hiệu: 3 đ/c
+ GV đứng lớp: 17 đ/c
+ Nhân viên: 3 đ/c
+ Tuổi đời bình quân là 35 tuổi, số năm công tác nhiều nhất là 28 năm, ít nhất là 3 năm.
* Về số trẻ:
- Năm học 2015 – 2016 trường có  277 trẻ chia thành 8 lớp (Tính đến tháng 04/2016)
+ Nhóm trẻ 24 – 36 tháng: 1 nhóm gồm 29 trẻ
+ Lớp mẫu giáo bé: 67 trẻ
+ Lớp mẫu giáo nhỡ: 87 trẻ
+ Lớp mẫu giáo lớn: 94 trẻ
* Về công tác chuyên môn:
          Về chăm sóc nuôi dưỡng: Với mức ăn là 12.000 đồng/ngày, trẻ được ăn theo thực đơn, 1 bữa chính, 1 bữa phụ và bữa xế. Các cháu ăn ngủ tại trường 100%. Nhiều năm qua nhà trường đã thực hiện tốt chế độ chăm sóc vệ sinh, an toàn thực phẩm, khám sức khỏe định kỳ, cân đo theo doic cân nặng chiều cao hàng quý, luôn làm giảm tỷ lệ suy dinh dưỡng hàng năm so với đầu vào từ 1 – 2%.
          Về giáo dục: năm học này trường đã thực hiện dạy chương trình giáo dục mầm non mới. Nhà trường luôn thực hiện đúng quy chế chuyên môn, tổ chức các hoạt động theo chế độ sinh hoạt trong 1 ngày của bé, đúng thời khóa biểu. 100% giáo viên có đủ hồ sơ sổ sách.
          * Về cơ sở vật chất:
          Hiện tại các phòng học đều là nhà 2 tầng. Phòng học được trang bị đồ dùng đồ chơi do phụ huynh đóng góp mua sắm là chủ yếu, sâ chơi có đồ dùng đồ chơi ngoài trời. Các phương tiện chế biến đầy đủ về sinh, công trình bếp 1 chiều.
          * Về công tác bồi dưỡng đội ngũ giáo viên:
Để thực hiện tốt mục tiêu nâng cao chất lượng giáo dục, trường luôn tạo điều kiện để giáo viên tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hiện nay tỷ lệ trên chuẩn đạt 73,9%. Bên cạnh đó Nhà trường cũng luôn tạo điều kiện cho giáo viên tham gia tập huấn của Sở, Phòng tổ chức. Nhà trường thường xuyên tổ chức các hội thi nhằm nâng cao chất lượng
* Về công tác xã hội hóa giáo dục:
Trường đã tham mưu với lãnh đạo địa phương về cơ sở vật chất, vận động xã hội đóng góp và ủng hộ nhà trường về vật chất, trang thiết bị sinh hoạt, đồ dùng đồ chơi phục vụ các cháu, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục. Trong nhiều năm qua Nhà trường luôn đạt danh hiệu trường tiên tiến và tiên tiến xuất sắc.
2. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu:
Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì nhà trường sẽ đạt được mục đích của mình, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta nắm vững được đặc điểm của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL). Nó giúp ta nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phải đạt yêu cầu đưa toàn bộ các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng.
     3. Cơ sở thực tiễn:
Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại tài liệu hình thành và khối khối lượng cuả nó. Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào CSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến để biết.. thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL. Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL. Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết van bản, tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đến phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau : Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm). Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức soạn thảo văn bản, giả quyết văn bản. Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản. Tìm kiếm văn bản theo ngươi ký văn bản văn bản. Tìm kiếm văn bản theo mức độ khẩn, mật. Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động. Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản. In thông tin đã tìm được ra giấy. Như vậy khi ứng dụng CNTT thì phai đặt ra những yêu cầu đối với CSDL như vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố của từng văn bản riêng biệt thay “sổ đăng ký công văn đi - đến”. Đồng thời cũng đáp ứng được yêu cầu thông tin tổng hợp cuả nhiều văn bản góp lại. Cồng tác thống kê văn bản này còn theo cả thói quen yêu cầu thông tin của người sử dụng tài liệu ở Công ty. Thực tế ở nhà trường thì thói quen này là yêu cầu thông tin theo nội dung vấn đề của văn bản. Bước 3: Chọn hệ quản trị CSDL. Tất cả các văn bản đi và đến của