Sáng kiến kinh nghiệm Quản lý tiền lương bằng phần mềm hệ thống thông tin cán bộ công chức viên chức - Tiền lương HTCV.DTSfot

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG BẰNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN CÁN BỘ CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC - TIỀN LƯƠNG HTCV.DTSOFT
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Công tác kế toán là một bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị trường học. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động của đơn vị về tiền lương, nâng lương của từng CBCCVC. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị hành chính sự nghiệp là được trang trải các kinh phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ tài chính được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp.
Nói đến tiền tiền lương là ta nói đến sức lao động của CBCCVC, người lao động giữ vai trò chủ chốt cho sự phát triển của đơn vị hành chính sự nghiệp thể hiện giá trị, năng lực, chất lượng, hiệu quả làm việc của mọi người. Tiền lương là một trong những vấn đề hết sức quan trọng trong đời sống của CBCCVC, người lao động một chế độ tiền lương thỏa đáng, đầy đủ, đúng, kịp theo theo quy định phù hợp với công sức mà họ bỏ ra.
Trường MN Phong Thạnh Tây trực thuộc Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Giá Rai là đơn vị thụ hưởng NSNN trong công tác quản lý tài chính như: Nhân sự, tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản đóng góp theo quy định.         
Số liệu CBCCVC, người lao động của nhà trường đến thời điềm tháng 05/2022: 20 người; trong đó: Hiệu trưởng 01, Phó Hiệu trưởng 02, Giáo viên 15 (11 Biên chế, 04 hợp đồng trong định biên); 01 kế toán, 01 Văn thư.
Việc tổng hợp số liệu tiền lương, nâng bậc lương, nâng thâm niên nghề, nâng lương trước thời hạn của CBCCVC trước đây đều làm bằng thủ công vì vậy dẫn đến việc thực hiện gặp khó khắn và tốn nhiều thời gian nhưng hiệu quả mang lại không cao, cập nhật các thông tin biểu mẫu theo quy định, số liệu điều chỉnh mất rất nhiều thời gian khi thực hiện.   
Để thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời công tác kế toán về nghiệp vụ tiền lương, nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên nghề  của CBCCVC, tổng hợp, in ấn các loại biểu mẫu theo quy định, các báo cáo một cách cụ thể, chính xác từng số liệu về công tác nâng lương nói chung và công tác quản lý tiền lương của từng CBCCVC; việc tăng, giảm lao động, chuyển đi, chuyển đến, nghỉ thai sản, nghỉ việc hàng tháng đây là một công việc rất quan trong. Xuất phát từ những trăn trở năm 2020 đến nay Phòng GD&ĐT thị xã Giá Rai đã trang bị cho trường phần mềm kế toán hệ thống thông tin cán bộ công chức viên chức - Tiền lương HTCV.DTSfot, để cho kế toán đơn vị trường học thực hiện tốt và ngày cành hoàn thiện hơn về hệ thống tiền lương của CBCCVC đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài này.
II. NỘI DUNG:
1. Thực trạng
Thuận lợi:
Được sự quan tâm của Đảng ủy, UBND địa phương.
Được sự chỉ đạo sâu sát của Phòng Giáo dục - Đào tạo Thị xã Giá Rai về thực hiện về tiền lương của từng CBCCVC.
Trường được trang bị phần mềm kết toán để thực hiện đúng theo quy định về tiền lương.
Được BGH nhà trương trang bị riêng máy tính xách tay để phục vụ tốt cho công tác kế toán.
Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng phần mềm của kế toán đã được nâng lên, đủ khả năng để thực hiện phần mềm.
Việc nâng lương, phụ cấp thâm niên nghề thường xuyên, nâng lương trước hạn của CBCCVC được cập nhật đầy đủ và thực hiện hiện các đợt nâng lương đúng theo quy định.
Khó khăn:
Lưu trữ thông tin CBCCVC bằng thủ công theo cách làm việc của từng người nên khi người khác cần lấy số liệu, tài liệu sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Số lần tập huấn về phần mềm còn ít nên những tính năng đôi khi sử dụng chưa thành thạo và kịp thời.
2. Tính năng của phần mềm 
Quản lý thông tin quá trình lương CBCCVC. 
Cập nhập thông tin quá trình lượng CBCCVC. 
Tra cứu quá trình lượng CBCCVC theo nhiều tiêu thức khác nhau. 
Cảnh báo thời hạn nâng lương cho từng CBCCVC. 
Lập dự toán tiền lương hàng năm. 
Nhu cầu cải cách tiền lương khi có thay đổi mức lương cơ sở. 
Kết xuất báo cáo tài chính liên quan đến tiền lương. 
Kết xuất truy lĩnh lương theo hệ số lương và hệ số phụ cấp. 
3. Đặc tính kĩ thuật và lợi ích
Phần mềm chạy trên công nghệ điện toán đám mây, cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung do đó các cấp quản lý có thể kết xuất sổ sách liên quan đến dự án ngay tức thì, kịp thời và chính xác. 
Phần mềm chạy trên nền Web, hỗ trợ đa trình duyệt, đa nền tảng, không phụ thuộc vào khoảng cách vị trí, và có thể làm việc bất cứ nơi nào và khi nào có kết nối Internet. 
Phần mềm tương thích với hầu hết các hệ điều hành hiện tại (Windows, Window sever, Macintosh OS, Mac OS, và một số hệ điều hành nhân Linux hỗ trợ Wine), các trìn 4, 4 - 6 biến hiện nay (Internet Explorer, Opera, Firefox, Chrome, Crom, Safari...). 
Phần mềm tương thích tốt với các thiết bị như PC, Tablet, SmartPhone... 
Phần mềm rất dễ dàng sử dụng, có thể chuyển giao nhanh. Người dùng chỉ phải nhà thông tin số liệu, máy tự động kết xuất tất cả các sổ sách, báo cáo. Nhập thông tin đơn giản tại cùng một nơi, truy tìm thông tin dễ dàng, chính xác và đầy đủ. Đặc biệt, phần mệt không đòi hỏi người dùng có trình độ tin học cao. Giao diện bằng tiếng VGA.. 
*Các chức năng chính phần mềm
Phần mềm gồm các chức năng chính sau:
Quản lý
Tìm kiếm
Báo cáo tổng hợp
Danh mục hệ thống
4. Các nghiệp vụ quản lý tiền lương bằng phần mềm hệ thống thông tin cán bộ công chức viên chức - Tiền lương HTCV.DTSfoft
4.1.Truy cập và đăng nhập
Bật máy và vào Windows
Kiểm tra đường truyền Internet đã hoạt động chưa
Mở trình duyệt hoặc ứng dụng hỗ trợ desktop
Truy nhập vào phần mềm với tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp.
Trên màn hình sẽ hiện ra giao diện chính của phần mềm bao gồm: màm hình đăng nhập, người dùng chỉ việc nhập “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” được cấp để đăng nhập vào phần mềm.
4.2. Số liệu hệ thống
Trước khi vận hành chương trình cần chuẩn bị một số dữ liệu mặc định của hệ thống như là xác định số liệu hệ thống, danh mục hệ thống ... 
Để xác định số liệu hệ thống bạn hãy vào menu “Danh mục hệ thống”.
Trên màn hình này bạn hãy nhập các số liệu mặc định ban đầu như:
Chương loại khoản. 
Dạng số liệu chuẩn báo cáo “#, ### #”.
Kích cỡ số liệu: chuẩn báo cáo từ 8-10.
Định dạng số liệu theo; nên chọn là vi-VN để phân cách số tiền giữa hàng trăm và hàng ngàn bằng dấu “.”.
Ngày kết xuất từ, ngày kết xuất đến: giúp cho người dùng quy định ngày mặc định khi kết xuất báo cáo. 
Tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN: dùng để khai báo tỉ lệ % đóng góp của cơ quan hỗ trợ cho CBCCVC đóng bảo hiểm.
 Lương cơ sở hiện tại, lương cơ sở mới; Mức lương cơ sở dùng để tính lương. 
Ngày hiệu lực: phần mềm sẽ căn cứ vào thời gian này để dùng lương cơ sở cũ hay lương cơ sở mới để tạo ra bảng lương tháng. 
Ngày tính năng bậc: là khoảng thời gian để phần mềm tự động cảnh báo những CBCCVC đến hạn nâng lương thường xuyên và phụ cấp . 
Đơn vị tiền: đồng hoặc nghìn đồng. 
Địa danh ký.
Lương cơ sở: mức lương cơ sở theo quy định của nhà nước. 
Bộ tinh. 
Cơ quan cấp trên: cơ quan chủ quản trực tiếp quản lý.
 Cơ quan bảo hiểm. 
Thủ trưởng đơn vị: đứng đầu đơn vị. 
Người lập biểu: người tạo bảng in báo cáo.
 Phụ trách kế toán: kế toán đơn vị thường là kế toán trưởng.
 Địa chỉ cơ quan. 
Thủ quỹ: thủ quỹ quản lý tài chính đơn vị. 
Sau khi thay đổi số liệu hệ thống, bạn nhớ bấm nút “Lưu” trước khi chuyển sang màn hình khác. 
4.3. Khai báo số lượng biên chế theo năm
Chức năng này giúp cho người dùng khai bảo số lượng biên chế được giao cho đon vị mình theo từng năm phục vụ cho việc theo dõi thống kê và tuyển dụng cán bộ
Để thực hiện chức năng này người dùng cần thao tác như sau: Đường dẫn:
Danh mục hệ thống / Biên chế
Trong đó: 
Chọn thông tin đơn vị để khai bảo số lượng biên chế.; Nhấp vào nút thêm mới số lượng biên chế; Nhập năm và số lượng biên chế được giao theo năm; Nhấp vào nút để lưu lại thông tin nhập.
4.4. Quản lý:
Chức năng này giúp cho người dùng dễ dàng khai báo nội dung hiển thị cho bảng lương theo mong muốn của người dùng. Để thực hiện được thao tác này người dùng cần làm theo các bước sau:
Phần này sẽ hướng dẫn người dùng bắt đầu làm việc với từng nghiệp vụ quản lý trong HTCv. Ở các phần tiếp theo, tài liệu sẽ hướng dẫn người dùng cách thao tác từng nghiệp vụ cụ thể của HTCV.
Việc thao tác dữ liệu đầu vào chúng ta sẽ được thực hiện trong menu “Quản lý” và có chức năng cụ thể như sau:
4.4.1.Nhập tiền lương CBCCVC:
Giúp đơn vị sử dung có thể dễ dàng thêm mới, bổ sung thông tin liên quan đến quá trình lương cho từng cá bộ thuộc đơn vị của mình. Chúng ta có thể thêm mới hoặc bổ sung thông qua chức năng “Quản lý"Nhập tiền lương CBCCVC”
Quản lý Nhập tiền lương CBCCVC Nhận thông tin Nhận thông tin cơn bản CBCCVC Tạo file Nhập đầy đủ thông tin file Excel đã tải về save Chon tệp Kiểm tra Kiểm tra lại thông tinLưu.
Hoặc có thể nhập thông tin từng CBCCVC: 
Quản lý Nhập tiền lương CBCCVC Thêm Nhập thông tin Lý lịch, Lương và phụ cấp, Bộ phận làm việc, kết quả đánh giá Lưu.
Dao diện hình minh họa
*Hỗ trợ thêm mới hoặc bổ sung chỉnh sửa thông tin, quá trình lương của CBCCVC:  
Sau khi chọn CBCCVC cần bổ sung chỉnh sửa thì lúc này tất cả các thông tin về CBCCVC sẽ hiển thị ra theo từng chức năng cụ thể bao gồm các chức như sau: 
Ý Lý lịch: bao gồm những thông tin cơ bản của CBCCVC như: Mã số CB, Họ tên, Ngày tháng năm sinh, CMND,... 
Quá trình lượng: bao gồm toàn bộ thông tin về hệ số ngạch bậc và hệ số tất cả các loại phụ cấp.
Bộ phận làm việc: bao gồm thông tin về bộ phận mà CBCCVC đó đang làm việc cũng như hiện trạng phân loại của CBCCVC và quản lý nghỉ hưu của CBCCVC.
Tiền lương hiện tại: bao gồm các thông tin liên quan đến tất cả hệ số lương và hệ số phụ cấp của CBCCVC đã nhập và chuyển qua thông qua 02 chức năng: Cập nhập hệ số lương; Cập nhập hệ số phụ cấp.
Hợp đồng thuê khoán/trợ cấp: dùng để nhập thông tin cán bộ hợp đồng thuê khoán theo mức lương cố định hoặc các khoản trợ cấp đi kèm của mỗi cán bộ.
Các chức năng này sẽ được hiển thị trên màn hình: 
Cần thêm mới, bổ sung chinh thông tin nào của CBCCVC, người dùng chỉ việc chọn vào chức năng đó thì toàn bộ thông tin của CBCCVC sẽ hiển thị ra. Sau đó chỉ việc bấm vào biểu tượng thêm mới hoặc sửa để nhập hoặc sửa sau đó lưu lại giá trị.
*Ví dụ: 
Bổ sung thông tin: 
Để bổ sung thông tin nào đó của 01 CBCCVC, người dùng chỉ việc làm như sau: Chọn CBCCVC cần bổ sung thông tin; Chọn nghiệp vụ thông tin cần bổ sung; Click vào nút để thêm mới thông tin. 
Sau khi click vào nút thêm mới, tất cả các giá trị nhập tương ứng sẽ hiển thị ra. Lúc này người dùng chỉ việc nhập giá trị cần bổ sung sau đó lưu lại là được: Chọn giá trị cần bổ sung và nhập giá trị; Click vào nút để lưu lại giá trị đã nhập bổ sung. 
Chỉnh sửa thông tin: 
Để chỉnh sửa 01 thông tin nào đó của 01 CBCCVC, người dùng chỉ việc làm như sau: Chọn CBCCVC cần chỉnh sửa; Chọn nghiệp vụ thông tin cần chỉnh sửa; Click vào biểu tượng hình cây bút để chỉnh sửa. Sau khi click vào biểu tượng sửa, tất cả các giá trị nhập tương ứng sẽ hiển thị ra. Lúc này người dùng chỉ việc chọn giá trị cần chỉnh sửa sau đó lưu lại là được;  Chọn giá trị cần chỉnh sửa và chỉnh sửa lại; Click vào nút để lưu lại giá trị đã chỉnh sửa.
4.4.2. Biến động, gửi biến động CB-GV-NV lên cấp trên
Nghỉ việc, nghỉ hưu, thai sản:
Quản lý Nhập tiền lương CBCCVC Chọn đối tượng Bộ phận làm việc Thêm mới chọn đối tượng biến động nghỉ phép thêm mới Nhập thông tin Chọn loại công tác: Thai sản, nghỉ làm, luân chuyển Lưu.
Nghỉ phép chế độ ốm, thai sản:
Quản lý Nhập tiền lương CBCCVC chọn đối tượng biến động nghỉ phép thêm mới Nhập thông tin Chọn loại nghỉ phép: Nghỉ ốm, không lương, thai sản, nghỉ dưỡng Lưu.
Gửi biến động lên cấp trên:
Quản lý gửi biến động chọn đối tượng biến động thông tin biến động gửi biến động.
4.4.3. Theo dõi, thực hiện nâng bậc lương thường xuyên, trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nghề CB-GV-NV:
Nâng bậc lượng thường xuyên:
Báo cáo Báo cáo địa phương chọn thị xã Giá Rai Khối trường học Chọn danh sách đến hạn nâng bậc lương (13)Chọn năm, đợt, loại hình CT: Biên chế hoặc hợp đồng Bấm tạo báo cáo Kiểm tra lại danh sách đến hạn nâng bậc lương (mẫu 3) về tất cả các thông tin xem có đầy đủ và đúng của từng cá nhân .
*Ví dụ: 
Đối với trình độ THSP 02 năm nâng lương, CĐSP và ĐHSP 03 nâng lương.
Trường hợp đến hạn nâng lương nhưng kết quả đánh giá xếp loại những năm liền kề xét không hoàn thành nhiệm vụ: Thì không được nâng lương, thời gian nâng lương sẽ kéo dài 6 tháng.
Nâng phụ cấp thâm niên nghề:
Báo cáo Báo cáo địa phương chọn thị xã Giá Rai Khối trường học Chọn danh sách đến hạn nâng phụ cấp thâm niên nghề (12)Chọn năm, đợt, loại hình CT: Biên chế Bấm tạo báo cáo Kiểm tra lại danh sách đến hạn nâng phụ cấp thâm niên nghề (mẫu 2) về tất cả các thông tin xem có đầy đủ và đúng của từng cá nhân .
Nâng trước thời hạn:
Quản lý Nhập tiền lương CBCCVC chọn đối tượng biến động Chọn lương và phụ cấp chọn biến động lươngthêm mới Nhập thông tin Chọn thời gian nâng lương trước hạn: 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng Lưu.
Ví dụ: Được tặng Bằng khen của UBND tỉnh thì đề nghị nâng lương trước hạn 9 tháng.
Báo cáo Báo cáo địa phương chọn thị xã Giá Rai Khối trường học Chọn danh sách đề nghị nâng lương trước hạn (1)Chọn năm, đợt, loại hình CT: Biên chế hoặc hợp đồng Bấm tạo báo cáo Kiểm tra lại danh sách đề nghị nâng lương trước hạn, về tất cả các thông tin xem có đầy đủ và đúng của từng cá nhân .
  4.4.4. Theo dõi, kiểm tra bảng thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương củaCB-GV-NV:
Báo cáo Báo cáo địa phương chọn thị xã Giá Rai Khối trường học Chọn bảng thanh toán tiền lương (3)Chọn tháng, phân loại: Biên chế hoặc hợp đồng Bấm tạo báo cáo Kiểm tra lại danh sách bảng thanh toán tiền lương (mẫu C02-HĐ theo thông tư số 107/2017/TT-BTC) kiểm tra về tất cả các thông tin xem có đầy đủ và đúng của từng cá nhân theo từng tháng .
5. Kết quả đạt được:
Cập nhật đầy đủ thông tin của CBCCVC về lý lịch, lương và phụ cấp, bộ phận làm việc.
 Cập nhật và thực hiện đúng thời gian danh sách CBCCVC đến hạn nâng bậc lương, phụ cấp thâm niên thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn đúng theo thời gian quy định.
Tìm kiếm dễ dàng thông tin liên quan đến quá trình lương của từng CBCCVC.
Thực hiện đầy đủ và đủ các biểu mẫu về nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên nghề, bảng thanh toán tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương.
Tiết kiệm được nhiều thờ gian khi thực hiện, hiệu quả cao khi cập nhật số liệu mới hoặc điều chỉnh qua các đợt nâng lương, phụ cấp thâm niên thường xuyên, nâng bậc lương trước hạn theo quy định.
Kết xuất nhanh các loại báo cáo theo mẫu biểu khi cần sử dụng.
III. KẾT LUẬN:
Kết quả của việc ứng dụng sáng kiến:
Giúp bản thân tôi thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kết toán của đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương của CBCCVC một cách đầy đủ, đúng theo quy định.
Đáp ứng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp mới theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.
Thực hiện đầy đủ các mẫu mới nhất khi thực hiện các đợt về nâng lương, phụ cấp thâm niên thường xuyên, nâng bậc lương trước hạn theo quy định.
            Thực hiện các nghiệp quản lý về tiền lương bằng phần mềm DTSoft là công cụ rất quan trọng của mỗi kế toán, nó