Sáng kiến kinh nghiệm Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, Báo cáo trực tuyến

Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
MỤC LỤC
Đặt vấn đề	3
Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn	3
Xác định mục đích nghiên cứu	4
Đối tượng nghiên cứu	4
Đối tượng khảo sát, thực nghiệm	4
Phương pháp nghiên cứu	4
Phạm vi và thời gian nghiên cứu	4
Nội dung	5
Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu	5
Thực trạng vấn đề nghiên cứu	5
Mô tả, phân tích các giải pháp	6
Các giải pháp thực hiện	6
Biện pháp tổ chức thực hiện	6
Khả năng áp dụng	18
Lợi ích kinh tế xã hội	18
Kết quả thực hiện	18
Kết luận và khuyến nghị	19
Những kết luận đánh giá cơ bản nhất về sáng kiến	19
Nội dung và ý nghĩa	19
Hiệu quả	19
Các đề xuất, kiến nghị	19
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	2	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Đề tài
Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến
Tác giả: Trần Khương Duy
Đơn vị: Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn
Đặt vấn đề
Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn
Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin (CNTT). CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người. Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống. CNTT đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học, người nông dân, bà nội trợ, học sinh. Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT. CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển
Tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn, CNTT đã được ứng dụng vào hầu hết các công việc quản lý với sự hỗ trợ của các phần mềm: Quản lý tài chính kế toán (Misa), thống kê số liệu tiểu học (EQMS), Quản lý thông tin phổ cập giáo dục xóa mù chữ (ESCI), phần mềm quản lý nhà trường tiểu học (QLTH.VN)... Tuy nhiên, trong một thời gian dài trước đây, công tác thống kê số liệu báo cáo của các trường trực thuộc vẫn làm theo cách ghi chép thủ công nên dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót, hiệu quả khai thác hệ thống dữ liệu bằng giấy không cao.
Google Sheets là một công cụ của Google Docs nằm trong bộ Google App của google được chính thức công bố vào ngày 07/07/2009, đây là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số công nghệ mới nhất hiện nay như điện toán đám mây, HTML 5. Với những công nghệ như trên thì người dùng không cần phải mang theo tài liệu bên mình và chỉ cần tải những tài liệu đó lên trên máy chủ của google. Với Google Sheets thì người dùng có thể sẽ không cần cài đặt những bộ ứng dụng văn phòng trên máy tính của mình nữa, và họ chỉ cần có một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã có thể sử dụng.
Từ thực tế những việc đã làm được tôi mạnh dạn đưa ra những ý kiến để đồng nghiệp trao đổi, bàn bạc, rút ra kinh nghiệm và vận dụng một cách thiết thực các phương tiện hiện đại vào công tác chuyên môn nghiệp vụ. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến”
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	3	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Xác định mục đích nghiên cứu
Đề tài đưa ra nhằm giúp tháo gỡ những khó khăn trong công tác tổng hợp số liệu thống kê, báo cáo. Thay vì hình thức phải làm thủ công cóp, dán hay ngồi đọc để đánh lại thì giải pháp này thay thế cách làm truyền thống nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Trong công tác quản lý chuyên môn nhất là thống kê các số liệu vào mỗi năm học rất là vất vả. Vì vậy giải pháp đưa ra đã giải quyết được các yêu cầu và đem đến các hiệu quả như sau:
Tăng hiệu quả công việc: giúp dễ dàng sắp xếp, thống kê các báo cáo số liệu nhanh hơn. Khi sử dụng những giải pháp thì người quản lý có nhiều thời gian hơn cho các công tác chuyên môn khác .
Tăng sự chính xác: Công cụ này giúp dễ dàng sử dụng tổng hợp số liệu chính xác hơn.
Tăng sự hỗ trợ trong việc cộng tác và tương tác: Công cụ phần mềm giúp người dùng gia tăng sự cộng tác trong việc làm nhóm cũng như trao đổi thông tin.
Đối tượng nghiên cứu
Công cụ Google Sheets trong bộ công cụ Google Docs.
Các file thống kê, báo cáo thu thập dữ liệu phải thực hiện vào đầu mỗi học kỳ và cuối mỗi học kỳ như 2 mặt giáo dục, thống kê học sinh bỏ học trong hè, thống kê số lượng giáo viên, nhân viên...
Tiến hành nghiên cứu đề tài để phục vụ công tác thu thập số liệu trực tuyến để phục vụ công tác thống kê báo cáo của Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Đối tượng khảo sát, thực nghiệm
Đối tượng khảo sát và thực nghiệm đề tài là 60 trường mẫu giáo, mầm non, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn thị xã An Nhơn. Để thực nghiệm và khảo sát đề tài tôi đã theo dõi thời gian các đơn vị hoàn thành các số liệu nộp về Phòng Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp và tỷ lệ sai sót của số liệu khi nộp về.
Phương pháp nghiên cứu
Sau khi tiến hành nghiên cứu đề tài này, tôi đã vận dụng một số phương pháp như sau:
+ Phương pháp điều tra, thăm dò.
+ Phương pháp thống kê số liệu đối chiếu và so sánh.
+ Phương pháp thực hành, tổng hợp.
+ Phương pháp đánh giá kết quả, tương tác phần mềm với thực tế làm việc.
Phạm vi và thời gian nghiên cứu
Để thực hiện đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến”, từ cuối năm học 2013 – 2014 đến nay tôi đã thực hiện các công việc sau:
Theo dõi thời gian các đơn vị hoàn thành các số liệu nộp về Phòng Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp (định kỳ đầu năm học và cuối năm học).
Theo dõi tỷ lệ sai sót của số liệu sau khi nộp về Phòng.
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	4	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Thông qua thực tế thực hiện giải pháp trong ba năm học, bản thân đúc kết rút kinh nghiệm để tiếp tục thực hiện có hiệu quả hơn vào các năm học tiếp theo.
Thời gian thực hiện từ tháng 9 năm học 2014 - 2015 đến cuối học kỳ 1 năm học 2016 - 2017.
Bắt đầu khảo sát từ đầu năm học 2014 - 2015, được thử nghiệm và triển khai áp dụng từ năm học 2014 - 2015 cho đến nay tại Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã.
Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân đã không ngừng bổ sung, điều chỉnh, phát triển để hoàn thiện các giải pháp ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.
Nội dung
Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, nước ta đang diễn ra quá trình tin học hóa trên nhiều lĩnh vực và đem lại nhiều hiệu quả to lớn. Sự phát triển mạnh mẽ như “vũ bão” của tin học đã làm cho xã hội có nhiều nhận thức mới về cách tổ chức các hoạt động, thấy được rất rõ tầm quan trọng của tin học và có những đầu tư lớn cho lĩnh vực này.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung đang được sự quan tâm đặc biệt của ngành giáo dục. Thực tế đó đòi hỏi cần phải nhanh chóng phát huy những ưu thế của lĩnh vực CNTT, phải biết tận dụng nó, biến nó thành công cụ hiệu quả phục vụ cho sự nghiệp giáo dục. Việc ứng dụng CNTT đã chứng minh, công nghệ tin học đem lại hiệu quả rất lớn trong quá trình quản lý dạy và học, làm thay đổi nội dung, phương pháp quản lý dạy và học. CNTT là phương tiện để tiến tới “xã hội học tập”. Bộ Giáo Dục và Đào Tạo cũng đã yêu cầu “đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giáo dục đào tạo ở tất cả các cấp học, bậc học, ngành học theo công văn số 4622/BGDĐT-CNTT ngày 20/9/2016 của Bộ GD&ĐT về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016 – 2017.
Giúp thực hiện các báo cáo, thống kê số liệu được nhanh chóng và hạn chế sai
sót.
Triển khai cho các bộ phận khác của Phòng Giáo dục và Đào tạo đẩy nhanh
tiến độ thực hiện công việc được giao.
Thực trạng vấn đề nghiên cứu
Khảo sát thực trạng sử dụng
Năm học 2014 - 2015: Khảo sát đầu năm (khi chưa áp dụng đề tài)
Cấp học

Tổng số
trường
Nộp báo cáo, thống kê bằng bản cứng
(Thời hạn nộp báo cáo 7 ngày)
Nộp báo cáo thống kê bằng bản mềm (qua email)
(Thời hạn nộp báo cáo 7 ngày)
Số lượng
Tỷ lệ (%)
Số lượng
Tỷ lệ (%)
THCS
15
10
66.7
5
33.3
Tiểu học
28
18
64.3
10
35.7
MG, MN
17
12
70.6
5
29.4

Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	5	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Năm học 2015 - 2016: Khảo sát đầu năm (khi đã áp dụng đề tài)
Cấp học

Tổng số
trường
Nộp báo cáo thống kê bằng bản mềm (qua email)
(Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)
Nộp báo cáo thống kê bằng Google sheets
(Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)
Số
lượng
Tỷ lệ (%)
Số
lượng
Tỷ lệ (%)
THCS
15
1
6.7
14
93.4
Tiểu học
28
2
7.1
26
92.9
MG, MN
17
2
11.8
15
88.2
Năm học 2016 - 2017: Khảo sát đầu năm (khi đã áp dụng đề tài)
Cấp học
Tổng số
trường
Nộp báo cáo thống kê bằng bản mềm (qua email)
(Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)
Nộp báo cáo thống kê bằng Google sheets
(Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)
Số
lượng
Tỷ lệ (%)
Số
lượng
Tỷ lệ (%)
THCS
15
0
0
15
100
Tiểu học
28
0
0
28
100
MG, MN
17
0
0
17
100
Trước thực trạng nêu trên và với ý nghĩa hết sức quan trọng của việc thu thập các số liệu thống kê phục vụ cho các yêu cầu quan trọng của Phòng. Tôi xin trình bày một giải pháp giúp đẩy nhanh công tác thống kê báo cáo có hiệu quả và số liệu có thể chỉnh sửa thay đổi nhanh chóng tùy theo tình hình thực tế.
Mô tả, phân tích các giải pháp
Các giải pháp thực hiện
Tham mưu Lãnh đạo Phòng tạo điều kiện trang bị những thiết bị cần thiết, điều kiện tốt nhất cho việc thực hiện thu thập số liệu trực thống kê trực tuyến.
Tổ chức một số buổi gặp mặt riêng với cán bộ quản lý các trường để hướng dẫn cách nhập liệu trực tuyến.
Tham khảo và ghi nhận các nhận xét của các đơn vị sau khi thực hiện theo hướng dẫn nhập liệu trực tuyến.
Biện pháp tổ chức thực hiện
Sau mỗi kỳ báo cáo đầu năm, và cuối năm tôi đều tạo bảng theo dõi tiến độ hoàn thành so với kỳ trước từ đó rút ra các kinh nghiệm để thực hiện nhanh hơn.
Đối với các sai sót về số liệu báo cáo, tôi đều thống kê các lỗi sai và theo dõi thường các đơn vị sai sót nhiều ở phần nào từ đó tìm hướng khắc phục.
Ngoài ra thường xuyên trang bị nâng cao kiến thức chuyên môn và trang bị những kiến thức cơ bản về tin học cụ thể:
Biết sử dụng phần mềm Microsoft Excel.
Biết cách truy cập và khai thác tài nguyên trên Internet.
Sau đây là hướng dẫn sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến:
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	6	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Giới thiệu phần mềm Google Sheets
Là một trong những công cụ trong bộ Google Docs, cung cấp cho người dùng khả năng soạn bảng tính với những tính năng tương đương với Microsoft Excel. Hiện nay đã có giao diện tiếng Việt rất dễ sử dụng.
Cài đặt Google Sheets và chạy chương trình
Đây là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số công nghệ mới nhất hiện nay như điện toán đám mây, HTML 5. Vì vậy với Google Sheets thì người dùng chỉ cần có một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã có thể sử dụng. Sau đây tôi sẽ hướng dẫn cách truy cập và sử dụng Google Sheets một cách cụ thể như sau:
- Đầu tiên người dùng sử dụng các trình duyệt internet để truy cập vào địa chỉ
 sau đó giao diện hiện ra như sau:
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy 7	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Người dùng nhập địa chỉ email và mật khẩu để sử dụng. Lưu ý chỉ sử dụng địa chỉ email của google cung cấp cụ thể là Gmail. Sau khi đăng nhập xong thì trình duyệt sẽ chuyển ta đến trang drive của google như hình dưới
Để chuyển qua sử dụng Google Sheets ta chọn New chọn Google sheets
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	8	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Giao diện Google Sheets hiện ra với các chức năng tương tự như bộ công cụ Microsoft Excel trong bộ phần mềm soạn thảo văn phòng Microsoft Office
Để bắt đầu sử dụng ta đặt tên file cần làm việc, nhập các trường thông tin cần thiết để tạo biểu tổng hợp.
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	9	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Ngoài ra nếu ta có sẵn file nhập liệu bằng Excel hoặc tạo biểu mẫu trên excel thì có thể dễ dàng chuyển sang Google Sheets bằng cách. Vào menu File chọn Open hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + O.
Nếu file nhập liệu đã được lưu sẵn trên Google Drive thì ta chỉ cần chọn vào file cần làm đó.
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	10	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Còn nếu file cần làm lưu trên máy tính thì ta upload lên hệ thống bằng cách chọn Upload chọn Select a file from your computer. Tìm tới nơi lưu file cần đưa lên hệ thống. Ví dụ: ở máy tính của tôi lưu file “THCS nghi hoc he.xls” tại ổ D:\ thì tôi chọn tới đường dẫn D:\ THCS nghi hoc he.xls tiếp theo chọn Open.
Sau khi thực hiện xong thao tác trên thì trình duyệt sẽ chuyển ta đến một cửa sổ mới với các nội dung giống như file “THCS nghi hoc he.xls” ta đã tải lên
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	11	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Như vậy nhiệm vụ của tôi bây giờ chỉ cần chia sẻ file nhập liệu trên cho các trường nhập các số liệu. Để chia sẻ dữ liệu ta thực hiện như sau: vào menu File chọn Share... Hoặc click vào biểu tượng Share phía trên bên phải
Một cửa sổ mới hiện ra, bạn điền tên tài khoản Email của các thành viên trong nhóm muốn chia sẻ ở mục People.
Click chuột vào mũi tên và thiết lập quyền cho thành viên trong nhóm:
+ Can edit: Cho phép chỉnh sửa nội dung tài liệu
+ Can comment: Cho phép bình luận
+ Can view: Cho phép xem nội dung tài liệu Cuối cùng nhấn Send.
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	12	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tröïc tuyeán
Để lấy link (liên kết) của tài liệu và chia sẻ đến bất kỳ ai thì click vào Get shareable link để nhận đường link sau đó gửi cho ai mà bạn muốn chia sẻ
Sau khi thực hiện xong các bước trên thì bây giờ các trường nhận được chia sẻ tiến hành nhập dữ liệu trực tuyến. Ví dụ ở đây tôi chia sẻ dữ liệu cho 15 trường Trung học cơ sở thì 15 trường này sẽ tiến hành nhập cùng 1 lúc, vì vậy số liệu sẽ được tự động tổng hợp. Ngoài ra, tôi có thể ngồi theo dõi trực tuyến các trường nhập nếu trường nào nhập sai ở dòng nào thì tôi sẽ hướng dẫn trực tiếp bằng cách: Chọn vào ô dữ liệu sai chọn Insert comment sau đó nhập nội dung cần hỏi
Chuyeân vieân: Traàn Khöông Duy	13	Saùng kieán kinh nghieäm
Söû duïng Google Sheets ñeå thu thaäp soá lieäu thoáng keâ, baùo caùo tr