Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng công cụ Google Form nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý trường Tiểu Học

Tên sáng kiến: “Ứng dụng công cụ Google Form nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý trường tiểu học”.
 	I. Đặt vấn đề:
1. Lý do chọn đề tài:
	Công tác quản lý giáo dục là hoạt động điều hành, phối hợp các lực lượng giáo dục nhằm đẩy mạnh công tác giáo dục và đào tạo thế hệ trẻ theo yêu cầu phát triển xã hội. Trong hệ thống giáo dục, con người giữ vai trò trung tâm của mọi hoạt động. Con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Trong công tác quản lý, người cán bộ quản lý giữ vai trò chủ thể, hoạch định các chiến lược nhằm phát triển nhà trường theo định hướng của Đảng và Nhà nước. Đổi mới công tác quản lý là một trong những yêu cầu cấp bách, chủ yếu hiện nay nhằm nâng cao công tác quản lý, bồi dưỡng, giáo dục và phát triển đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý giáo dục đáp ứng yêu cầu đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo. Muốn thực hiện được mục tiêu đó, bên cạnh việc thực hiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, mỗi cán bộ quản lý cần phải không ngừng tự học, nâng cao trình độ, ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà trường, nâng cao chất lượng giáo dục tại đơn vị.
	Chính vì những lý do trên, bản thân đã nghiên cứu và ứng dụng công cụ Google Form trong công tác quản lý tại đơn vị. Từ đó, đề tài “Ứng dụng công cụ Google Form nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý trường tiểu học” được triển khai thực hiện trong năm học 2022 - 2023 tại trường Tiểu học Long Trị A1 đạt hiệu quả khả quan.
2. Mục tiêu của đề tài:
Thực hiện giải pháp “Ứng dụng công cụ Google Form nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý trường tiểu học” nhằm mục tiêu giảm thiểu thời gian thực hiện các biểu mẫu thống kê báo cáo truyền thống, tạo các biểu mẫu thống kê báo cáo trực tuyến một cách nhanh chóng. Mặt khác, công cụ Google Form còn giúp thực hiện các biểu mẫu khảo sát, tuyển sinh, bài kiểm tra trực tuyến giúp cho công tác quản lý được nhanh chóng và hiệu quả. Khi được thiết kế đảm bảo yêu cầu, Google Form còn giúp cho cán bộ quản lý thu thập các số liệu cần thiết từ các bộ phận, giáo viên trong nhà trường rút ngắn tối đa thời gian so với thu thập số liệu theo cách truyền thống qua văn bản và email. 
Áp dụng giải pháp này, nhà quản lý còn giúp cho giáo viên, nhân viên và học sinh trong đơn vị thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả, làm quen với các hình thức trực tuyến một cách thiết thực từ đó góp phần nâng cao chất lượng giáo dục thực hiện Chương trình Giáo dục Phổ thông 2018.
II. Nội dung của đề tài: 
1. Thực trạng:
1.1. Ưu điểm: 
Được sự quan tâm của lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Long Mỹ, Sở Giáo dục và Đào tỉnh Hậu Giang tạo trong việc nâng cao chất lượng công tác quản lý giáo dục tại đơn vị. Các thiết bị, máy móc cần thiết phục vụ cho công tác quản lý được đầu tư kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nhà trường.
Sự ủng hộ nhiệt tình của lực lượng viên chức trong đơn vị, của phụ huynh và học sinh trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là công cụ Google Form nên quá trình thực hiện đạt hiệu quả như mong đợi.
1.2. Hạn chế: 
Còn một số ít giáo viên, nhân viên có tuổi đời cao, chưa thuần thục các kỹ năng báo cáo, khảo sát trên Google Form nên đôi lúc gây khó khăn, chậm trễ trong quá trình ứng dụng.
1.3. Nguyên nhân: 
Tuổi đời của một số viên chức trong đơn vị đã cao, việc tìm hiểu các thao tác trên Google Form còn hạn chế. Việc tự học của một số ít viên chức chưa được quan tâm nên chưa theo kịp quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị.
2. Giải pháp: 
	Để ứng dụng các tiện ích trên Google Form vào công tác quản lý đạt hiệu quả, bản thân đã thực hiện một số giải pháp cụ thể trong năm học 2022-2023.
 	2.1. Nghiên cứu các tiện ích trên Google Form
	Google Form là một ứng dụng nền Web được sử dụng để tạo biểu mẫu cho mục đích thu thập dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Google Form để thực hiện khảo sát hay phiếu đăng ký sự kiện, Biểu mẫu có thể được chia sẻ dễ dàng thông qua gửi liên kết, gửi Email,  nhúng vào trang Web hoặc bài đăng trên Blog.
	Google Form là công cụ tạo và quản lý kết quả khảo sát được phát triển bởi Google. Dữ liệu được thu thập bằng cách sử dụng biểu mẫu thường được lưu trữ trong một bảng tính. Mặc dù có rất nhiều ứng dụng khảo sát trực tuyến nhưng Google Form vẫn là một lựa chọn tuyệt vời bởi khả năng sử dụng dễ dàng và hoàn toàn miễn phí.
	Các tính năng tiện ích trong Google Form có thể kể đến như:
1. Tạo khảo sát để đáp ứng mục tiêu của quản lý.
2. Đặt được nhiều loại câu hỏi khác nhau để ứng dụng trong các mẫu báo cáo nhanh, thu thập số liệu cần thiết.
3. Có nhiều tùy chọn nhằm quản lý việc nhập dữ liệu: Đánh dấu câu hỏi bắt buộc, ngăn tình trạng người tham gia khảo sát bỏ sót câu hỏi, giới hạn số ký tự hoặc đặt ra phạm vi cụ thể cho câu trả lời, số lượng tùy chọn của Checklist có thể được giới hạn, thứ tự các lựa chọn cho một câu hỏi có thể được đảo vị trí.
4. Tạo biểu mẫu chuyên nghiệp, thẩm mỹ được tích hợp sẵn có trên Google Form.
5. Nhiều phương thức quản lý biểu mẫu: Biểu mẫu được đưa vào nội dung Email, cho phép người trả lời gửi câu trả lời từ hộp thư đến; tạo liên kết biểu mẫu, cho phép đối tượng khảo sát trả lời câu hỏi bằng cách sử dụng biểu mẫu ngay trên Web; nhúng biểu mẫu vào Blog hoặc trang Web để thu thập câu trả lời trên nhiều nền tảng khác nhau.
2.2. Tổ chức tập huấn cho viên chức trong nhà trường về các thao tác khi thực hiện trên Google Form
Để việc ứng dụng các tiện ích trên Google Form được thực hiện dễ dàng thì không chỉ có nhà quản lý đơn phương thực hiện mà còn có sự hợp tác của giáo viên, nhân viên trong đơn vị. Hiệu trưởng sẽ tổ chức một buổi tập huấn giới thiệu về Google Form cùng các thao tác khi thực hiện báo cáo, khảo sát trên đường link được gửi. Việc tập huấn sẽ giúp viên chức trong đơn vị dễ dàng tiếp cận với Google Form đồng thời có thể giới thiệu với phụ huynh học sinh để tiện trong việc lấy ý kiến khảo sát khi cần thiết.
2.3. Ứng dụng vào công tác quản lý
Trên cơ sở các tiện ích miễn phí mà Google Form mang lại, bản thân đã lựa chọn ứng dụng vào công tác quản lý giáo dục một cách phù hợp.
2.3.1. Ứng dụng vào việc tạo các biểu mẫu báo cáo nhằm thu thập số liệu phục vụ công tác quản lý
Trong công tác quản lý, việc cần thu thập số liệu là yêu cầu thường xuyên, vì vậy để thu thập một cách nhanh chóng, tiện lợi thì Google Form là một ứng dụng tuyệt vời. Dựa trên các biểu mẫu có sẵn, bản thân thiết kế thành các biểu mẫu báo cáo như: báo cáo tháng, số liệu học sinh, báo cáo danh sách...sau đó sao chép đường dẫn và gửi đến giáo viên thông qua zalo, mail, nhúng lên Web...Thông qua đó, người báo cáo có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi kể cả trên điện thoại di động mà không cần phải sử dụng máy tính. Kết quả báo cáo sẽ được lưu trên một trang tính có thống kê cả thời gian báo cáo. Người quản lý chỉ cần mở file lưu kết quả báo cáo để thực hiện mục đích sử dụng báo cáo.
Thiết kế mẫu báo cáo theo nhu cầu
Dữ liệu báo cáo được tự động thu thập trên trang tính
2.3.2. Ứng dụng vào việc thực hiện các bài khảo sát, lấy ý kiến
Trong công tác quản lý việc khảo sát, lấy ý kiến là rất cần thiết và phổ biến. Google Form có thể giúp nhà quản lý dễ dàng thực hiện các phiếu khảo sát theo ý muốn và nhanh chóng. Nội dung khảo sát có thể dễ dàng đưa vào các biẻu mẫu của Google Form và gửi đến đối tượng khảo sát qua zalo, email. Nhà quản lý sẽ dễ dàng thực hiện tổng hợp ý kiến dựa trên trang tính được liên kết sẵn.
Phiếu khảo sát, lấy ý kiến phụ huynh
2.3.3. Ứng dụng vào việc thực hiện các bài kiểm tra sau khi tập huấn
	Nhà trường là nơi diễn ra các hoạt động giáo dục nên việc tập huấn là thường xuyên và cần thiết. Việc mở các lớp tập huấn cho viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, giúp viên chức nắm được các kỹ năng về công nghệ thông tin, tổ chức các chuyên đề chuyên môn...Sau các lớp tập huấn, việc kiểm tra hiệu quả mang lại cũng rất cần thiết. Nhà quản lý có thể sử dụng Google Form để thiết kế các câu hỏi trắc nghiệm nhằm kiểm tra kiến thức đối với viên chức trong đơn vị sau các lớp tập huấn. Với các tính năng tạo câu hỏi dễ dàng, tự động chấm điểm, thu thập kết quả kiểm tra...nhà quản lý sẽ nắm được mức độ thành công sau buổi tập huấn. 
3. Hiệu quả:
Qua thời gian áp dụng sáng kiến trên, bản thân tôi nhận thấy có nhiều kết quả khả quan trong công tác quản lý. Thời gian thực hiện thu thập số liệu nhanh chóng, tiện lợi hơn; viên chức trong đơn vị thực hiện các báo cáo nhẹ nhàng hơn, có thể chỉ sử dụng điện thoại thông minh; giúp cho việc thu thập ý kiến, phản hồi được hiệu quả và bảo mật đối với người gửi. Kết quả cụ thể trong năm học 2022-2023 như sau:
Thời điểm
Thời gian thu thập số liệu báo cáo
Thời gian báo cáo của viên chức
Việc khảo sát, lấy ý kiến
Chất lượng công tác quản lý
Đầu năm học khi chưa áp dụng sáng kiến
Mất nhiều thời gian do thu thập bằng văn bản qua email, tổng hợp bằng các thao tác sao chép, thống kê
Báo cáo mất nhiều thời gian do phải nhập văn bản và gửi qua email.
Mất nhiều thời gian do phải thực hiện khảo sát qua phiếu in trên giấy
Mất nhiều thời gian, số liệu có khi sai lệch do thu thập, thống kê từ các văn bản. Công việc quá tải.
Cuối năm học sau khi áp dụng sáng kiến
Rút ngắn được thời gian thu thập số liệu do Google Form tự động lưu và thống kê kết quả.
Báo cáo rất nhanh trên link, không cần sử dụng máy tính.
Giảm tối đa lượng thời gian
do thực hiện khảo sát trên link Google Form. 
Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc, số liệu được tự động trích xuất nên chính xác hơn. Công việc nhẹ nhàng.
So sánh
Giảm 50% thời gian thu thập
Giảm 50% thời gian báo cáo
Giảm 50% thời gian báo cáo
Tăng chất lượng công tác quản lý, giải quyết được nhiều công việc.
III. Kết luận: 
Qua áp dụng sáng kiến, bản thân tôi nhận thấy có những mặt hiệu quả nổi bật mang lại hiệu quả cao. Cụ thể:
1. Tính mới: 
Sáng kiến lần đầu tiên được áp dụng tại đơn vị và được viên chức nhiệt tình ủng hộ. Mặt khác, sáng kiến còn dẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, đưa các tiện ích của Google Drive vào thực tế công tác nhằm giảm tải lượng công việc.
2. Tính khoa học:
Sáng kiến có tính khoa học cao, sử dụng các tiện ích miễn phí từ Google Form vào công tác quản lý. Trong đó, nhà quản lý đã khai thác tối đa các tiện ích trên nền Google Form để ứng dụng cụ thể vào từng công việc khác nhau trong thực tiễn. Qua đó, hiệu quả được nâng lên đáng kể.
3. Tính thực tiễn:
Sáng kiến có tính thực tiễn cao, có thể áp dụng đại trà tại các đơn vị trường học. Qua các biện pháp cho thấy, sáng kiến cũng đã bám sát với thực tế đơn vị và tình hình thực tế của viên chức, cán bộ quản lý. 
4. Tính hiệu quả: 
Hiệu quả của sáng kiến thể hiện sự quyết tâm đổi mới công tác quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trường học. Hiệu quả mang lại giúp cho cán bộ quản lý và viên chức thực hiện công việc nhẹ nhàng hơn, tiết kiệm được lượng thời gian và kết quả đạt cao hơn.
5. Kiến nghị đề xuất: Không.
XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC NHÀ TRƯỜNG
CHỦ TỊCH
Long Trị A, ngày 02 tháng 5 năm 2023
Người viết
Trần Minh Sang