Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng công nghệ thông tin (Google Drive – Google trang tính) trong công tác kế toán

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
TRƯỜNG TIỂU HỌC NGUYỄN BỈNH KHIÊM
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
GIẢI PHÁP: ÁP DỤNG MỘT SỐ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (GOOGLE DRIVE – GOOGLE TRANG TÍNH) TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Người thực hiện: Vũ Kim Tuấn Lĩnh vực: Kế toán
Long Điền, ngày 01 tháng 3 năm 2022
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT
(Đề nghị công nhận giải pháp về việc áp dụng Công nghệ thông tin (Google Drive – Google trang tính) vào công tác kế toán
Sơ lược lí lịch:
Họ và tên: Vũ Kim Tuấn	Năm sinh: 1976
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đại học
Chức năng nhiệm vụ được giao: Quản lý tài chính, tài sản trong nhà trường.
Chức vụ, đơn vị công tác: Kế toán Trường Tiểu học Nguyễn Bỉnh Khiêm.
Nội dung:
Sự cần thiết thực hiện sáng kiến, giải pháp trong công tác, đề tài nghiên cứu: nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân và cho công tác quản lý tài chính và cơ sở vật chất trong nhà trường ngày càng đạt hiệu quả hơn.
Tên sáng kiến, giải pháp: áp dụng Công nghệ thông tin (Google Drive –Google trang tính) vào công tác kế toán.
Nội dung của sáng kiến, giải pháp trong công tác, đề tài nghiên cứu: Sử dụng Công nghệ thông tin (Google Drive – Google trang tính) vào công tác kế toán nhắm rút ngắn thời gian cho việc lập báo cáo.
Phạm vi áp dụng, khả năng phổ biến: Trong Nhà trường
Thời điểm công nhận: 
Hiệu quả mang lại: Giúp cho kế toán chủ động trong việc thiết lập các loại báo cáo và khi tổng hợp báo cáo được nhanh hơn.
Những đơn vị, cá nhân nào đã ứng dụng sáng kiến này (Nếu có)
XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP .
Long Điền, ngày	tháng	năm 2022
NGƯỜI BÁO CÁO
VŨ KIM TUẤN

MỤC LỤC
Trang
ĐẶT VẤN ĐỀ	1
NỘI DUNG	1
Thực trạng công tác kế toán tại Trường TH Nguyễn Bỉnh Khiêm 1
Thuận lợi	1
Khó khăn	2
Một số giải pháp thực hiện	2
Kết quả đạt được	5
Bài học kinh nghiệm	5
KẾT LUẬN	6
GIẢI PHÁP:
ÁP DỤNG MỘT SỐ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (GOOGLE DRIVE – GOOGLE TRANG TÍNH) TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
ĐẶT VẤN ĐỀ
Kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào nói chung và trường học nói riêng, kế toán là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính – Kế toán theo chế độ Nhà nước ban hành.Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Theo đà phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là vô cùng cần thiết và mang tính thiết yếu, không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin (Google Drive –Google trang tính) trong công tác kế toán”.
Trong cuộc sống tất bật hiện nay, mọi việc nếu bản thân làm được đơn giản và rút nhanh thời gian thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển, có mặt ở hầu hết tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội, không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của công nghệ thông tin. Không nằm ngoài sự phát triển đó hầu như trong các tổ chức, cơ quan ban ngành nói chung và đơn vị trường học nói riêng thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác dạy học, quản lý điều hành đơn vị lại được chú trọng và ứng dụng rất nhiều đặc biệt là trong công tác kế toán.
NỘI DUNG
 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NGUYỄN BỈNH KHIÊM
Thuận lợi
Cơ quan chủ quản và Lãnh đạo đơn vị nhiệt tình chỉ đạo trong khi thực
hiện.
Được trang bị khá đầy đủ hệ thống máy vi tính, máy in và đường truyền
Internet nhằm hiện đại hóa trong trao đổi thông tin và cũng để đáp ứng nhu cầu học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Các bộ phận trong nhà trường cũng như giáo viên luôn giúp đỡ bộ phận luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên trong đơn vị đều sử dụng được vi tính tạo nhiều thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phối hợp thực hiện thống kê, tổng hợp cáo nội bộ hay báo cáo cấp trên...
Bên cạnh đó, ngành cũng trang bị cho trường phần mềm kế toán MISA, phần mềm quản lý tài sản,. Phần mềm đã từng bước đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa hồ sơ, sổ sách.
1.2. Khó khăn
Vẫn còn một số Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên còn hạn chế về trình độ tin học nên những ứng dụng công nghệ thông tin trong báo cáo cần có sự phối hợp của giáo viên còn gặp không ít khó khăn.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
Ngoài hoạt động cơ bản của công việc kế toán như ghi chép, thu nhận, xử lý cung cấp các thông tin tài chính của đơn vị thì việc thực hiện chế độ cho cán bộ giáo viên và học sinh trong đơn vị cũng rất quan trọng, phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời. Đặc biệt hơn do Trường Tiểu học Nguyễn Bỉnh Khiêm nơi tôi công tác trước đây xã đặc biệt khó khăn mới chuyển lên nông thôn mới, nên Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên và học sinh còn được hưởng một số chế độ ưu ái hơn so với các đơn vị thuộc các xã khác. Do được hưởng nhiều chế độ chính sách, từ đó khối lượng công việc cũng tăng lên đặc biệt là việc thu thập, xử lý thông tin và nhập liệu để thực hiện các chế độ cho học sinh rất lớn như: rà soát học sinh được cấp thẻ bảo hiểm y tế, hồ sơ học sinh nghèo được hỗ trợ chi phí học tập theo Nghị định 86/2015/NĐ-CP hoặc làm các chế độ cho giáo viên theo nghị định 76/2019/NĐ-CP từ đó tôi nhận thấy công nghệ thông tin là công cụ hỗ trợ đắc lực. Bên cạnh những phần mềm được ngành trang bị thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tôi cũng luôn tìm tòi, trao dồi kiến thức tin học để tôi có thể vận dụng chúng trong thực hiện nhiệm vụ và dưới đây tôi xin chia sẻ một số ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán mà tôi tâm đắc nhất. Đó là: Sử dụng Google trang tính trên Google Drive để thu thập thông tin
Công cụ Google trang tính là một ứng dụng tương tự giống Excel nhưng nó được lập trình online, nó rất hữu ích cho công việc của chúng ta, có thể làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm. Trong quá trình thưc hiện nhiệm vụ thường xuyên có những thông tin, báo cáo cần tổng hợp nhanh để gửi cấp trên hay có những thông tin cần thu thập, đối chiếu với giáo viên hoặc có những báo cáo cần thu thập thông tin từ học sinh quá nhiều cần đến sự trợ giúp của đội ngũ giáo viên thì Google trang tính là phương tiện giúp tổng hợp báo cáo nhanh nhất từ nhiều người. Tạo một Google trang tính trên Google Drive để lấy số liệu từ giáo viên, sau khi gửi mẫu này đi thì giáo viên nhập xong là ta có bảng dữ liệu khá hoàn chỉnh. Sau đây tôi xin chia sẻ ứng dụng Google trang tính để thu thập danh bạ giáo viên, báo cáo hàng tháng, danh sách học sinh có thẻ bảo hiểm y tế thuộc đối tượng được nhà nước hỗ trợ 100% từ giáo viên để làm báo cáo lên cấp trên. Cụ thể các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo File báo cáo trên Excel lưu vào ổ đĩa/ Mở Mail của mình ra/ Soạn thư/ Nhập các địa chỉ cần gửi đến/ Nhập tiêu đề gửi. (Giống như gửi Mail bình thường)
Bước 2: Bấm vào biểu tượng Chèn tệp bằng cách sử dụng Drive (Xem hướng dẫn như hình kèm theo)
Bước 3: Chọn mục tải lên/ Chọn tệp từ thiết bị (Xem hướng dẫn như hình kèm theo)/ Tìm tệp cần gửi mình đã lưu tại các ổ đĩa/ Tải lên/ Chia sẻ bật chế độ là người chỉnh sửa cho những người cần nhập thông tin/ Gửi.
Lưu ý: Nếu khi ta gửi đi mà chưa bật chế độ người chỉnh sửa cho những người cần nhập thông tin thì ta mở tập tin vừa gửi đi như hình vẽ:
Bấm vào Chỉnh sửa bằng Google Trang tính
Trên góc phài màn hình bấm vào Chia sẻ
Dưới góc trái màn hình bấm vào Thay đổi
Dưới góc phải màn hình bấm vào Người xem/ Tiếp tục bấm vào người chỉnh sửa sau đó ta bấm Xong và cuối cùng ta thoát ra. Từ đây tất cả người được gửi đã nhập được thông tin của bản thân, của lớp, vào File đã gửi.
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Từ những giải pháp nêu trên cho tôi kết quả như sau:
Nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn được rất nhiều thời gian trong quá trình thực hiện thống kê, báo cáo... giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tạo được sự tin tưởng của lãnh đạo và các đồng nghiệp trong đơn vị.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp tôi cập nhật và khai thác thông tin rất nhanh, thực hiện các báo cáo về tài chính hay thực hiện các chế độ chính sách cho Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên và học sinh nhanh chóng, kịp thời.
Ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho tôi tận dụng triệt để các nguồn lực từ đội ngũ giáo viên hỗ trợ tôi để hoàn thành tốt tất cả các báo cáo, thống kê dù lớn hay nhỏ dù phức tạp hay đơn giản.
Những ứng dụng công nghệ thông tin tôi nêu trên nó còn có thể áp dụng cho công tác chuyên môn và cả công tác văn phòng tại đơn vị chẳng hạn như: Thông qua chia sẻ Google trang tính văn phòng có thể lấy thông tin học sinh nhanh nhất từ giáo viên để tổng hợp báo cáo lên cấp trên.... Giáo viên có thể áp dụng để nhập danh sách học sinh hoặc kết quả học tập của học sinh...
BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Trang bị máy tính và hệ thống Internet với dung lượng lớn.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức cần thiết, Kế toán cần trang bị kiến thức về tin học. Có thể học qua sách, Internet, qua những đồng nghiệp giỏi tin học,
Thường xuyên đọc các bài viết về những ứng dụng tin học trong công tác kế toán trên các trang mạng để có thể học hỏi, áp dụng chúng cho công việc của mình.
- Luôn luôn trau dồi học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tìm tòi tài liệu, sách báo, internet....
Những ứng dụng công nghệ thông tin nào cần có sự phối hợp của đội ngũ giáo viên thì phải tổ chức hướng dẫn cho giáo viên cách thực hiện.
Tham gia đầy đủ các lớp, các buổi tập huấn nghiệp vụ chuyên môn do ngành, cấp trên đề ra.
Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn sử dụng phần mềm MISA, phần mềm quản lý tài sản, và những ứng dụng công nghệ thông tin nhiều hoạt động khác...
Qua cuối tuần, cuối tháng cần xem xét lại những việc đã làm được và chưa làm được để kịp thời bổ sung trong tuần hoặc trong tháng tiếp theo.
Phối hợp với cơ quan cấp trên và các bộ phận khác có liên quan để hoàn thành nhiệm vụ.
Trau dồi đúc kết kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên ngành để ngày càng tự hoàn thiện mình.
KẾT LUẬN
Cùng với phần mềm kế toán MISA được ngành trang bị thì việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho tôi phần nào giảm bớt thời gian, gánh nặng và sự bộn bề trong công tác kế toán đặc biệt là công việc thu thập dữ liệu và nhập liệu đó là một khâu chiếm nhiều thời gian và công sức nhất. Đồng thời cũng nhờ chính sự nổ lực không ngừng và tin thần tự học hỏi của bản thân đã phần nào giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công. Tuy nhiên, không dừng lại ở đó tôi sẽ không ngừng tìm tòi học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để từng ngày trang bị thêm những kiến thức và kinh nghiệm mới cho mình để thực hiện thật tốt nhiệm vụ được giao.
Trên đây là một số kinh nghiệm của bản thân khi áp dụng Google Drive, Google trang tính rất mong được sự đóng góp của quý đồng nghiệp để bản thân điều chỉnh ngày một tốt hơn.
HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
Đơn vị: Trường Tiểu học Nguyễn Bỉnh Khiêm
PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Tính mới:	/35 điểm
Tính hiệu quả:	/30 điểm
Tính ứng dụng thực tiễn:	/20 điểm
Phù hợp với nhiệm vụ được giao:	/10 điểm
Hình thức	/ 05 điểm
Long Điền, ngàytháng	năm 2021
CHỦ TỊCH HĐKH
HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
Đơn vị: .
PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Tính mới:	/35 điểm
Tính hiệu quả:	/30 điểm
Tính ứng dụng thực tiễn:	/20 điểm
Phù hợp với nhiệm vụ được giao:	/10 điểm
Hình thức	/ 05 điểm
., ngàytháng	năm 2021
CHỦ TỊCH HĐKH