Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc

SỞ GDĐT TỈNH VĨNH PHÚC
TRUNG TÂM GDTX TỈNH
BÁO CÁO KẾT QUẢ
NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN
Tên sáng kiến: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TUYỂN SINH TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH VĨNH PHÚC
 Tác giả sáng kiến: Đào Thị Loan
 Mã sáng kiến: 40.62.01
Vĩnh Phúc, Năm 2022

BÁO CÁO KẾT QUẢ
NGHIÊN CỨU, ỨNG DỤNG SÁNG KIẾN
1. Lời giới thiệu
Hiện nay dịch bệnh Covid 19 đang hoành hành trên thế giới, việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) đã và đang được áp dụng rộng rãi trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. 
Công nghệ thông tin được ứng dụng trong mọi lĩnh vực từ các ngành khoa học chính xác, khoa học cơ bản đến điều khiển tự động, thông tin liên lạc. Ðặc biệt tin học được sử dụng nhiều trong công tác quản lý như quản lý sản xuất, quản lý con người, quản lý tài nguyên, quản lý cơ sở vật chất, quản lý tài chính. 
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tuyển sinh là bài toán hay, có nhiều lời giải cho cùng một đề bài, khi tìm ra lời giải cho bài toán tức là ta đã tạo ra một chương trình có khả năng ứng dụng vào thực tế với quy mô rộng, không bó hẹp trong một phạm vi nhất định. Chính vì thế nên tôi đã chọn đề tài Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tuyển sinh làm đề tài của mình. Tôi hy vọng sẽ góp sức mình nhằm giảm bớt vất vả trong công tác quản lý Trung tâm và đưa các thông tin lớp học đến nhanh và đầy đủ nhất cho người học.
Do khuôn khổ thời gian ngắn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế. Rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để tài nghiên cứu của tôi hoàn thiện hơn và được ứng dụng trong thực tế.
2. Tên sáng kiến: “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc”.
3. Tác giả sáng kiến
- Họ và tên: Đào Thị Loan
- Địa chỉ: Trung tâm GDTX Tỉnh Vĩnh Phúc
- Số điện thoại: 0916806698. E_mail:loandao.gdtxtinh@vinhphuc.edu.vn
4. Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Đào Thị Loan
5. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến
Lĩnh vực có thể áp dụng sáng kiến: Các trường học
Vấn đề mà sáng kiến giải quyết: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tuyển sinh tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Vĩnh Phúc.
6. Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: 
Sáng kiến này được áp dụng tháng 09 năm 2020 tại trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc.
7. Mô tả bản chất của sáng kiến
7.1. Nội dung của sáng kiến
7.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm thổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính.
7.1.2. Vai trò của Công nghệ thông tin 
Giúp con người kết nối với nhau dễ dàng hơn: khi công nghệ thông tin chưa phát triển, khi Internet chưa hình thành thì việc trao đổi, trò chuyện giữa con người ở các khu vực khác nhau là cực kì khó khăn. Có những lá thư, những bưu kiện cả tháng mới được nhận, nên việc nắm bắt thông tin kịp thời là không thể. Giờ đây khi công nghệ thông tin phát triển, Internet phủ sóng hầu khắp các khu vực trên Thế giới thì việc liên lạc, nắm bắt thông tin một cách dễ dàng hơn. Những cuộc gọi video, những email nhanh chóng được hồi âm, các không gian mạng xã hội chúng ta đang sử dụng là những thành quả, bước tiến lớn trong sự phát triển chung của nhân loại.
Các giao dịch ngân hàng chỉ cần qua điện thoại mà bạn không cần ra tận nơi thanh toán, cũng không cần ngồi chờ cả hàng dài mới đến lượt. Bạn có thể đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay mà không cần qua bất cứ một ai hay một quầy thanh toán nào, chỉ cần app điện thoại và ngồi nhà đặt. 
Giúp sản sinh nhiều công việc mới: Lập trình viên, thiết kế website, chuyên viên phát triển phần mềm, là một số những công việc chỉ có thể tồn tại nhờ sự có mặt của công nghệ thông tin.
Ngoài ra, công nghệ thông tin còn trợ giúp rất nhiều trong lĩnh vực y tế sức khỏe, nông nghiệp, pháp y, Nếu bạn chọn ngành này để theo đuổi thì hãy yên tâm đây là một lĩnh vực lúc nào cũng cần thiết và có nhiều ý nghĩa đối với cuộc sống loài người.
Ứng dụng CNTT trong Giáo dục và Đào tạo là một yêu cầu đặt ra trong những chủ trương chung của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Ứng dụng CNTT trong nhà trường còn là một điều tất yếu của thời đại. 
Sự ra đời của công nghệ thông tin là sự tích hợp đồng thời những tiến bộ về công nghệ và tổ chức thông tin, điều đó mang đến nhiều ảnh hưởng tích cực cho sự phát triển của nền giáo dục.
Sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt sự bùng nổ của Internet đã mở ra một kho tàng kiến thức vô cùng đa dạng và phong phú cho cả người học và người dạy. Điều đó giúp việc tìm hiểu kiến thức trở nên đơn giản hơn rất nhiều đồng thời cải thiện chất lượng dạy và học.
Công nghệ thông tin có vai trò thúc đẩy một nền giáo dục mở, điều đó có nghĩa con người hoàn toàn có thể tiếp cận thông tin đa chiều, rút ngắn khoảng cách và thu hẹp mọi không gian và rút ngắn thời gian. Từ đó con người dễ dàng phát triển nhanh hơn về kiến thức, tư duy và nhận thức của mình.
Trước đây, thông qua giáo viên và sách vở để tiếp thu kiến thức thì ngày nay với nguồn kiến thức đa dạng từ Internet đã giúp chúng ta chủ động hơn. Điều này đóng góp vai trò to lớn trong quá trình đổi mới giáo dục.
Hiện nay, đổi mới giáo dục phải chuyển nền giáo dục chủ yếu là truyền thụ kiến thức sang phát triển năng lực người học. Điều đó được thực hiện bằng cách giúp người học tự học và giải quyết vấn đề. Trong đó, việc truyền thụ cung cấp kiến thức dần dần sẽ do công nghệ thông tin đảm nhận để các thầy giáo, cô giáo có nhiều thời gian hơn trong việc giúp học sinh giải quyết vấn đề và tổ chức các hoạt động học tập gắn với thực tiễn nhằm phát triển năng lực của học sinh.
	Như đã đề cập ở trên, sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp người học có thể tự học mọi lúc, mọi nơi, có thể tham gia thảo luận một vấn đề nào đó mặc dù mỗi người đang ở một nơi rất xa nhau.
Chính vì vậy khi nói đến vai trò của công nghệ thông tin trong giáo dục, chúng ta phải nhắc đến việc tạo nên không gian và thời gian học linh động. Bên cạnh đó, với sự thuận tiện cho việc học ở mọi lúc mọi nơi thì công nghệ thông tin cũng sẽ tạo ra cơ hội cho người học tiếp cận, lựa chọn vấn đề phù hợp với bản thân để từ đó phát triển theo thế mạnh của mình.  
	Công nghệ thông tin không chỉ dừng ở việc đổi mới phương pháp dạy học mà nó còn tham gia vào mọi lĩnh vực trong trường, đặc biệt trong vai trò của quản lý. CNTT là công cụ hỗ trợ đắc lực ở tất cả các khâu, các nội dung công tác của người quản lý, từ việc lập kế hoạch, xếp thời khóa biểu, lịch công tác đến việc thanh kiểm tra, thống kê, đánh giá, xếp loại, ...
	7.1.3. Sự cần thiết của ứng dụng CNTT trong Trung tâm
 Hiện nay Trung tâm được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các công việc quản lý, tuyển sinh mở lớp: Tivi, đầu Video, xây dựng phòng đa năng với hệ thống máy tính và máy chiếu, nối mạng internet. 
Sử dụng CNTT để quản lý cơ sở vật chất, quản lí hồ sơ, thời khoá biểu, điểm kiểm tra của giáo viên và học sinh, soạn thảo, quản lí các văn bản chỉ đạo, các báo cáo của Trung tâm. Triển khai các phần mềm ứng dụng vào công tác giáo dục và giảng dạy.
Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nhà trường là sử dụng CNTT như một công cụ lao động trí tuệ, giúp lãnh đạo các nhà trường nâng cao chất lượng quản lí nhà trường; giúp các thầy giáo, cô giáo nâng cao chất lượng dạy học; trang bị cho học sinh kiến thức về CNTT, học sinh sử dụng máy tính như một công cụ học tập nhằm nâng cao chất lượng học tập; giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên dễ dàng tiếp cận với các văn bản của Trung ương, của Tỉnh, của Ngành để có tham mưu với Ban giám đốc mở lớp, góp phần rèn luyện một số phẩm chất cần thiết của người lao động trong thời kì hiện đại hoá. 
Công nghệ thông tin phát triển đã mở ra những hướng đi mới cho ngành giáo dục trong việc đổi mới phương pháp và hình thức dạy học. 
 	Có thể thấy ứng dụng của công nghệ thông tin trong giáo dục đã tạo ra một biến đổi về chất trong hiệu quả giảng dạy của ngành giáo dục, tạo ra một môi trường giáo dục mang tính tương tác cao giữa giáo viên và học sinh.
	Công nghệ thông tin trong giáo dục, chúng ta phải nhắc đến việc tạo nên không gian và thời gian học linh động. Bên cạnh đó, với sự thuận tiện cho việc học ở mọi lúc mọi nơi thì công nghệ thông tin cũng sẽ tạo ra cơ hội cho người học tiếp cận, lựa chọn vấn đề phù hợp với bản thân để từ đó phát triển theo thế mạnh của mình.  
Khi nói đến ứng dụng CNTT vào nhà trường nghĩa là:
	- Tăng cường đầu tư cho việc giảng dạy ứng dụng công nghệ thông tin cho giáo viên và học sinh.
	- Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và tuyển sinh của Trung tâm về các mặt: quản lý chất lượng chuyên môn, hỗ trợ tốt trong công tác tuyển sinh mở lớp, đưa các thông tin nhanh chóng, kịp thời tới người học.
7.1.4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tuyển sinh và quản lý tại Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc.
7.1.4.1. Khái quát đặc điểm trung tâm
Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc được thành lập từ năm 1998. Trung tâm đã được sự quan tâm chỉ đạo của Ủy ban Nhân dân Tỉnh, của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Vĩnh Phúc Trung tâm luôn luôn vững bước tiến lên, là một địa chỉ tin cậy cho mọi người.
Hiện tại cơ sở vật chất nhà trường có tổng số 37 phòng học trong đó có 03 phòng máy tính với 70 máy tính phục vụ giáo viên, học sinh, các phòng học được lắp máy chiếu đầy đủ, phòng làm việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên được trang bị máy tính, máy in....
7.1.4.2. Thực trạng tình hình đội ngũ cán bộ, giáo viên của trung tâm
Ban giám đốc và toàn thể cán bộ, giáo viên đã xác định việc ứng dụng CNTT trong nhà trường là một phương tiện hữu ích cần thiết để phát triển Trung tâm.
100% Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên có trình độ ứng dụng CNTT cơ bản trở lên.
100% Cán bộ quản lý, nhân viên, giáo viên có trình độ chuyên môn đạt chuẩn trở lên.
7.1.4.3. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm GDTX tỉnh
Cơ sở vật chất của trung tâm GDTX Tỉnh được trang bị đầy đủ các thiết bị có thể phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào quản lý và công tác tuyển sinh tại Trung tâm với 02 phòng máy tính và 01 phòng LAP với tổng số 70 máy tính có kết nối internet, các phòng làm việc được trang bị máy tính, máy in đầy đủ. 
Ban lãnh đạo nhà trường luôn quan tâm đến công tác tập huấn, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên về ứng dụng CNTT. Cử cán bộ, giáo viên tham gia các lớp tập huấn do Sở GDĐT tổ chức, sau đó về truyền đạt kinh nghiệm cho các cán bộ, giáo viên, nhân viên trong Trung tâm.  
Trung tâm đã có Website riêng và được phân quyền cho từng phòng, từng cá nhân để cán bộ giáo viên truy cập chia sẻ tài liệu, sản phẩm soạn giảng và trao đổi kinh nghiệm khi không có điều kiện trao đổi trực tiếp; hoặc còn có thể trao đổi với các đồng nghiệp khác trong các tỉnh thành cả nước.
Không chỉ có Trung tâm mà mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên cũng có thể tạo lập một trang website của riêng mình để chia sẻ những tài nguyên và kinh nghiệm tuyển sinh mở lớp với các đồng nghiệp khác. Đây là một hình thức ứng dụng CNTT mới mẻ và hiệu quả trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy và quản lý, phù hợp với xu thế chung của xã hội.
Hiện nay với Website trường  đã có 333030 lượt truy cập, mỗi ngày có từ 400 - 500 lượt truy cập.
	Hệ thống Email nhà trường đã thiết kế tạo các nhóm hoạt động, bao gồm: các phòng chuyên môn, Trưởng các phòng, giáo viên, các nhóm trong Trung tâm. 
Các văn bản đến, văn bản đi trong Trung tâm được thực hiện thường xuyên thông qua hệ thống quản lý văn bản.
Hàng ngày bộ phận Tổ chức hành chính nghiên cứu các thư đến, văn bản đến, hộp thư đến để truyền tải cho Ban Giám đốc và Ban Giám đốc xử lý văn bản, email tới các phòng chuyên môn.
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh được trong Trung tâm được quản lý đầy đủ thông qua phần mềm Cơ sở dữ liệu ngành.
7.1.5. Một số biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc
Từ thực trạng nghiên cứu và vận dụng những kiến thức lý luận liên quan như đã phân tích nêu trên, Tôi xin đã nghiên cứu, đúc rút từ kinh nghiệm thực tế đưa ra những biện pháp Ứng dụng CNTT trong công tác tuyển sinh và quản lý tại Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc như sau:
7.1.5.1. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng, lợi ích của việc ứng dụng CNTT cho đội ngũ giáo viên, nhân viên trong Trung tâm
Nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên, nhân viên về sự cần thiết của ứng dụng CNTT vào hoạt động của Trung tâm, trên cơ sở đã nhận thức đúng đắn, sâu sắc cán bộ, giáo viên, nhân viên sẽ chủ động tìm tòi những giải pháp phù hợp với yêu cầu ứng dụng CNTT trong các hoạt động. 
Tổ chức các cuộc hội thảo, báo cáo kinh nghiệm, tổ chức đi thăm quan, học tập, rút kinh nghiệm các đơn vị bạn, đồng thời xen kẽ trong các hội nghị, trong các cuộc họp giao ban, họp hội đồng để tuyên truyền, quán triệt, nâng cao nhận thức về CNTT cho toàn thể cán bộ, giáo viên công nhân viên trong trung tâm. 
Thêm nhiều các chuyên mục và hoàn thiện website của trung tâm, thường xuyên đăng thông tin, bài ảnh, các văn bản để mọi người có thể theo dõi.
	Tạo mọi điều kiện cho cán bộ, giáo viên đi học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực CNTT.
	Đẩy mạnh cải cách hành chính để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả: Ứng dụng công nghệ thông tin phải đi đôi với cải cách hành chính, quá trình cải cách hành chính đặt ra các yêu cầu, đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin phải giải quyết, vì vậy thủ tục hành chính ổn định thì ứng dụng công nghệ thông tin mới đạt hiệu quả tốt.
	7.1.5.2. Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nguồn nhân lực có chất lượng về CNTT cho nhà trường. 
Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin: Đội ngũ cán bộ chuyên trách là điều kiện để đảm bảo cho việc ứng dụng công nghệ thông tin được ổn định và cải tiến thường xuyên. Chỉ khi có một đội ngũ cán bộ chuyên trách có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ tin học mới có thể đảm bảo cho việc ứng dụng công nghệ thông tin được ổn định và phát triển lâu dài.
Cán bộ, giáo viên, nhân viên phải biết sử dụng máy tính, máy projector, máy in, máy Scan...để hỗ trợ cho các hoạt động giáo dục, nâng cao chất lượng các hoạt động.
Có kỹ năng sử dụng máy tính và các phần mềm: Quản lý tài sản, quản lý văn bản, quản lý tài chính, quản lý hồ sơ, sổ sách
Tăng cường dạy Tin học, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tổ chức các hoạt đ