Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -Hạnh Phúc
-----o0o-----
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
	I. SƠ YẾU LÝ LỊCH:
	- Họ và tên: Nguyễn Trọng Thành
	- Ngày, tháng, năm sinh: 02/10/1977
	- Đơn vị công tác: Phòng Giáo dục và Đào tạo Khánh Vĩnh
	- Chức vụ: Chuyên viên Kế toán
	- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Cử nhân kinh tế
PHẦN I: MỞ ĐẦU
I. LÍ DO CHỌN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 Ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị, góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước (NN) hoặc bằng ngân quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
 Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán NN. Có chức năng thu thập xử lý, cung cấp thông tin và tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ NN, ngân quỹ cộng đồng. Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị HCSN nắm được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm. Các cơ quan chức năng của NN kiểm soát đánh giá được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ, lập dự toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
 Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Khánh Vĩnh là đơn vị thụ hưởng ngân sách NN, cũng đã sử dụng Kế toán như một công cụ đắc lực trong công việc quản lý nhân sự và tiền lương toàn ngành.
	Thời gian gần đây lĩnh vực Tin học đã có nhiều tiến bộ vượt bậc, tác động sâu xa đến mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Trong đó có cả lĩnh vực Kế toán, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, đơn vị, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp Tin học trong công tác quản lý. Trong đó công tác quản lý nhân sự, tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng.
	Nhằm báo cáo cho lãnh đạo một cách kịp thời từ số liệu chi tiết đến tổng hợp về công tác tiền lương, nhân sự ; việc tăng, giảm lao động trong tháng, năm  Đây là một công việc khá phức tạp và khó khăn. Xuất phát từ những trăn trở đó phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tiền lương và nhân sự ra đời.
II.GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU
	Đối tượng nghiên cứu của đề tài ứng dụng CNTT trong quản lý tiền lương và nhân sự được áp dụng cho các đơn vị Hành chính, sự nghiệp đang áp dụng hệ thống thang, bảng lương theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang. 
III.MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
	III.1.Đối với Nhà quản lý:
	- Báo cáo kịp thời số liệu tổng hợp, chi tiết của 1 hoặc nhiều đơn vị quản lý về thông tin cá nhân, tiền lương; công tác nâng lương; các khoản phụ cấp, thu nhập chịu thuế; việc tăng, giảm lao động trong tháng, năm
	- Báo cáo kịp thời về số liệu, lập kế hoạch trong tương lai
	- Có thể xem lại số liệu của các kỳ trước tháng, năm
	- Theo dõi tình hình nhân sự ở các đơn vị, nhằm có kế hoạch bổ sung, điều chuyển
	III.2. Đối với người làm công tác chuyên môn (kế toán):
	- Báo cáo kịp thời số liệu hiện tại, tương lai, quá khứ.
	- Hàng tháng, chỉ cần 1 cái click chuột là có ngay 1 bảng thanh toán tiền lương cho người lao động của tháng đó nhằm giảm được thời gian làm việc trên máy tính .
	- Giúp kế toán thao tác tự động hóa trong công tác chi trả lương cho người lao động, mà nó đem lại một kết quả chính xác, tránh sai sót.
	- Thông qua đó, chấp hành tốt Chỉ thị số 20/2007/CT-TTg ngày 24/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc chi trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước; việc trả lương qua tài khoản trên cơ sở sử dụng các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt. Thời gian qua, việc trả lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước đã được áp dụng tại rất nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
	- Thời gian kiểm soát, xem bảng lương, thanh toán cho người lao động một cách kịp thời nhanh chóng lại không sai lệch.
	- Có thể theo dõi kỳ hạn nâng lương; nghỉ hưu; thời gian đóng, tham gia bảo hiểm 
	III.3. Đối với người lao động:
	- Bên cạnh việc nhận lương, người nhận lương còn được đối chiếu kiểm tra các thông tin về mã tài khoản cá nhân, cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lương, hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ và phụ cấp khác (nếu có) có đúng với họ và tên mình không; tiền lương mình được lĩnh có đúng với số ngày công làm việc; số ngày BHXH trả thay lương, số ngày nghỉ việc không hưởng lương hay không? Việc kiểm tra đôi lúc không đủ thời gian cũng như thông tin không thể hiện được đầy đủ trên bảng lương do vậy nếu thực hiện chương trình này giúp người lao động có thể tra cứu qua mạng Intenet, điện thoại cá nhân; rất phù hợp với một số lao động thường xuyên đi công tác.
	 - Quản lý thông tin về tiền lương, thu nhập của mình. Nhằm quản lý tốt việc thu nhập cũng như việc kê khai, hoàn thuế thu nhập cá nhân
PHẦN II : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
I.CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
	- Căn cứ Thông tư liên tịch số 01/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 Liên Bộ Nội vụ - Tài chính hướng dẫn thực hiện chuyển xếp lương cũ sang lương mới đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 02/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 03/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 04/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên vượt khung đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 05/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 06/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp lưu động đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 Liên Bộ Nội vụ - Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư số 09/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp đặc biệt đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
	- Căn cứ Thông tư liên tịch số 10/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-BTC ngày 05/01/2005 Liên Bộ Nội vụ - Lao động –Thương binh và Xã hội - Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thu hút đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Thông tư liên tịch số 11/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-BTC-UBDT ngày 05/01/2005 Liên Bộ Nội vụ - Lao động –Thương binh và Xã hội - Tài chính -Ủy ban Dân tộc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp khu vực đối với cán bộ, công chức, viên chức.
	- Căn cứ Nghị định số 203/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của chính phủ quy định mức lương tối thiểu. Nay được thay Nghị định số 22/2011/NĐ-CP ngày 04/4/2011 của chính phủ Quy định mức lương tối thiểu chung thực hiện từ ngày 01 tháng 5 năm 2011 là 830.000 đồng/tháng.
	- Căn cứ Nghị định số 54/2011/NĐ-CP ngày 04/07/2011 của chính phủ quy định về chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo.
	- Căn cứ Nghị định số 57/2011/NĐ-CP ngày 07/07/2011 của chính phủ quy định về chế độ phụ cấp công vụ.
	- Căn cứ Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 24/12/2010 của chính phủ quy định về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người hưởng lương trong lực lượng vũ trang công tác ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó.
	- Căn cứ Luật bảo hiểm xã hội và các văn bản của bảo hiểm xã hội tỉnh, huyện
	- Căn cứ Thông tư liên tịch số 76/1999/TTLT/BTC-TLĐLĐ ngày 16/6/1999 Liên Bộ Bộ Tài chính - Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hướng dẫn Huớng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn (2%);
	- Căn cứ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2001 về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tư 185/2010/TT-BTC bổ sung cho quyết định 19;
	- Căn cứ Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 về việc ban hành hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước; Nay đã có bổ sung và chỉnh sửa.
II. THỰC TRẠNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
	Tài liệu này được trình bày ngắn gọn, chỉ tập trung vào các chủ điểm chính và được minh họa bằng hình ảnh cụ thể để người dùng có cái nhìn tổng quan về quy trình xử lý nghiệp vụ của phần mềm. Những phần còn lại áp dụng tương tự hoặc đơn giản, người sử dụng có thể tự tìm hiểu khi thao tác trực tiếp trên phần mềm.
	II.1. Giao diện của phần mềm.
Cho cảm giác thân thiện – chuyên nghiệp
	II.2. Một số đặc điểm và tính năng tiêu biểu:
	- Phần mềm được viết trên nền công nghệ Microsoft Access 97, với cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97.
	- Dung lượng của phần mềm nhỏ, chạy nhanh và ổn định. Có thể vận hành trên các máy tính có cấu hình khiêm tốn.
	- Giao diện được được thiết kế và đơn giản hoá ở mức mọi đối tượng kế toán đều có thể hiểu, dễ dàng làm chủ, khai thác hết mọi tính năng và tiện ích sẵn có của phần mềm. 
	- Biểu mẫu đẹp. Sử dụng font chữ VNI Windows tự nhiên sẵn có trong mọi hệ điều hành Windows
	- Cài đặt tự động, có thể tự cài mới hoặc cài lại chương trình trong trường hợp Windows bị hỏng hóc một cách dễ dàng mà không làm mất số liệu.
	- Chạy được trên mạng nội bộ & Internet
	- Cập nhật, nâng cấp dễ dàng. Có thể thực hiện tự động qua mạng Internet hoặc chép file về máy nội bộ rồi xử lý.
	- Phân quyền truy xuất đến từng chức năng trên Menu, kết hợp với quyền cập nhật dữ liệu (thêm, xoá, sửa)
	- Có thể mở sổ theo dõi chi tiết cho bất kỳ đối tượng nào
	- Số liệu liên tục giữa các tháng và năm được lưu trữ tốt
	- Kiểm tra thông tin nhập liệu, và chỉ ra các chỗ sai ngay trong lúc thao tác.
	- Tất cả các báo cáo đều có thể xuất ra nhiều dạng file khác nhau (Word, Excel, PDF). Thời gian xem báo cáo là tùy ý, có thể chọn in từ ngày, đến ngày hoặc in số liệu qua nhiều năm.
	- Một số dữ liệu quan trọng được mã hoá để bảo vệ.
	- Và một số tiện ích cao cấp khác
	Sản phẩm được thiết kế tuân theo các chuẩn mực của Kế toán Việt Nam, thoả mãn đầy đủ các tiêu chuẩn đối với phần mềm và cập nhật theo quy định hiện hành mới nhất của các văn bản:
	II.3. Hướng dẫn cài đặt phần mềm.
	II.3.1 Yêu cầu về hệ thống: 
	Để phần mềm có thể vận hành ổn định, hệ thống cần phải có những yêu cầu tối thiểu như sau: 
Phần cứng (Hardware) 
- CPU Intel PIII 1.GHz hoặc CPU Ceron 1.GHz 
- 10 GB HDD ổ đĩa D:/ trống 2 GB
- 128 MB RAM
 - Độ phân giải màn hình tối thiểu 1024x768
 	Về phần mềm (Software) 
 - Operating system: Windows 97 or higher. 
 - Microsoft Word, Microsoft Excel, Access 97 
	II.3.2. Tiến trình cài đặt phần mềm: 
 	Bước 1: download file Setup_Quan lyluong2011 từ trang 
Website:  hoặc nhận từ tác giả Nguyễn Trọng Thành
	Bước 2: double click file Setup_Quan lyluong2011
Bước 3: Tiến trình cài đặt phần mềm được bắt đầu.
 - Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
Nhập khóa của phần mềm
 - Nhập key của chương trình
 - Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 - Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 - Bạn click vào Install ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 - Bạn click vào Finsh ---> Hoàn tất chương trình
	II.3.3. Nâng cấp phiên bản.
	Nâng cấp phiên bản (VS) áp dụng trong trường hợp tác giả bổ sung cho phiên bản phần mềm một số tính năng mới mà phiên bản trước chưa có, không làm ảnh hưởng đến dữ liệu Data của phần mềm.
	Bước 1: download file Nangcap_Quan lyluongVS 05 từ trang 
Website :  hoạc nhận từ tác giả
	Bước 2: double click file Nangcap_ Quan lyluongVS 05
	Bước 3:Tiến trình nâng cấp phần mềm được bắt đầu.
 	- Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 	 	- Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 	- Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 	- Bạn click vào Install ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 	- Bạn click vào Finsh ---> Hoàn tất chương trình
 	( Nếu gặp rắc rối sẽ được hỗ trợ qua Teamview )
	II.4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm.
	 II.4.1. Hướng dẫn sử dụng cho đơn vị cấp dưới
	II.4.1.1 Khai báo thông tin ban đầu
	Bước 1. Đăng ký đơn vị quản lý.
- Chọn: Danh muc ---> Danh muc co ban ---> Đơn vị công tác ---> Thi hành
Click New để đăng ký đơn vị làm việc. 
- Đăng ký đơn vị làm việc. 
* Chú ý: Một đơn vị chỉ đăng ký 1 lần và không được trùng nhau. Nếu đã có không đăng ký nữa.
	Bước 2. Khai báo đơn vị làm việc.
- Chọn: Danh muc ---> Thong tin don vi
Nhập thông tin địa chỉ; điện thoại; mã số sử dụng ngân sách của đơn vị làm việc
Tìm chọn đơn vị của mình đã đăng ký ở bước 1
Nhập đơn vị cấp trên
	Bước 3. Kiểm tra, khai báo bổ sung một số danh mục phù hợp với đơn vị làm việc.
- Danh muc ---> Danh muc co ban ---> 
Lần lược chọn các danh mục và thi hành để kiểm tra thông tin chung có phù hợp với đơn vị làm việc chưa! Có thể đăng ký bổ sung hoặc xóa bỏ
- Danh muc ---> Danh muc luong --->
Lần lược chọn các danh mục và thi hành để kiểm tra thông tin chung có phù hợp với đơn vị làm việc chưa! Có thể đăng ký bổ sung hoặc xóa bỏ
- Danh muc ---> Danh muc khác --->
Thực hiện tương tự như 2 danh mục ở trên
	II.4.1.2 Hướng dẫn nhập liệu
	Bước 1. Nhập dữ liệu ban đầu
- Chọn: Cap nhap ---> Nhap moi - Chinh sua du lieu
Thực hiện nhập lao động cần quản lý lần lược từ 1 đến hết danh sách. Chú ý mã quản lý không được trùng nhau.
	Trong quá trình nhập sai hoặc dữ liệu của lao động có sự thay đổi ta có thể chọn đối tượng đó và chỉnh sửa luôn.
- Chọn: Cap nhap ---> Nhap moi - Chinh sua du lieu
Chọn lao động cần chỉnh sửa và thực hiện thao tác sửa.
	Bước 2. Kiểm tra dữ liệu
- Chọn: Kiem tra, chinh ---> lần lược chọn những nội dung cần kiểm tra
	II.4.1.3Hướng dẫn in báo cáo lương hàng tháng
Hàng tháng nhiệm vụ của kế toán tiền lương:
Một là phải lập bảng đăng ký lương cho cơ quan cấp trên hoặc cơ quan quản lý về mặt tiền lương ký xác nhận.
Hai là lập bảng ký nhận lương cho người lao động.
Ba là lập các biểu liên quan đến công tác chi trả tiền lương qua tài khoản(nếu có) 
	Bước 1. In bảng đăng ký lương tháng hiện hành
- Chọn: Cap nhap ---> Dang ky luongA ---> Chọn mẫu thích hợp ---> Thi hành
Tháng không chọn được mà nó được nhận biết bởi đồng hồ máy tính
	Bước 2. In bảng thuyết minh mục lục ngân sách NN
- Chọn: Cap nhap ---> Dang ky luongA ---> Chọn mẫu thích hợp ---> Thi hành
	Bước 3. Cập nhập lưu trữ thông tin của tháng hiện hành
- Danh muc ---> Cap nhap luong ---> Thi hành
Tháng không chọn được mà nó được nhận biết bởi đồng hồ máy tính
	Với mục đính chuyển dữ liệu của tháng hiện hành lưu trữ lại và chạy bảng lương chi trả cho người lao động.
	Bước 4. In bảng chi trả tiền lương cho ng