Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng Microsoft Onenote trong quản lí hồ sơ tổ Ngữ Văn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG THPT Võ Thành Trinh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


An Giang, ngày 25 tháng 01 năm 2020

BÁO CÁO KẾT QUẢ SÁNG KIẾN
Sơ lược lý lịch tác giả:
Họ và tên: Nguyễn Thị Tuyết Nhung	Nữ
Ngày tháng năm sinh: 10/12/1982
Nơi thường trú: 25 Nguyễn Trọng Quyền – P.Mỹ Thới- TP Long Xuyên - An Giang.
Đơn vị công tác: Trường THPT Võ Thành Trinh
Chức vụ hiện nay: tổ trưởng
Trình độ chuyên môn: thạc sĩ
Lĩnh vực công tác: Giáo dục
Sơ lược đặc điểm tình hình đơn vị:
Tóm tắt tình hình đơn vị
Trường THPT Võ Thành Trinh tọa lạc tại: ấp An Thuận – xã Hòa Bình - Huyện Chợ Mới – An Giang.
Về cơ sở vật chất: Hiện nay nhà trường có 21 phòng học, được trang bị 10 phòng học bộ môn (Toàn học, Vật Lí, Hóa học, Sinh học, Anh Văn, Văn học, Địa Lí, Lịch Sử, Tin học 1 và Tin học 2). Mỗi phòng bộ môn đều được trang bị mấy chiếu vật thể, có Projector ở một số phòng Tin học, Anh Văn, Địa Lí. Hơn thế nữa, ở các phòng học đều được trang bị TiVi để phục vụ tốt cho công tác giảng dạy.
-Về đội ngũ giáo viên: trường có 60 giáo viên thuộc 09 tổ chuyên môn và 01 tổ văn phòng. Có 02 viên chức thiết bị. Có 07 giáo viên kiêm nhiệm phụ trách phòng bộ môn: Ngữ
Văn, Toán học, Sinh học, Lịch Sử, Địa lí, Vật Lí, Hóa học. Trường có 27 lớp với tổng số học sinh 1.041 học sinh.
Thuận lợi
Sở Giáo dục và Đào tạo An giang chú trọng đến việc nâng cao chất lượng giáo dục của tỉnh nhà nên có nhiều hoạt động chỉ đạo các trường THPT đổi mới, sáng tạo trong dạy và quản lí. Thực hiện chỉ đạo của Sở giáo dục, Ban lãnh đạo trường THPT Võ Thành Trinh luôn động viên, khuyến khích, thậm chí chấp nhận thử thách với cái mới. Có thể nói Ban lãnh đạo trường luôn tạo cơ hội giáo viên đưa ra ý tưởng và thực hiện ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả giảng dạy và quản lí.
Thuận lợi thứ hai là nhà trường có đội ngũ giáo viên trẻ, nhiệt tình, năng động và tràn đầy nhiệt huyết, ham học hỏi và khám phá cái mới. Nhà trường tạo mọi điều kiện để nâng cao kiến thức Tin học cho giáo viên thông qua các buổi tập huấn hoặc những buổi đi tìm hiểu chia sẻ của cộng đồng giáo viên sáng tạo của Microsoft ở TPHCM. Đây cũng là tia lửa hồng thổi bùng ngọn lửa đam mê để giáo viên nghiên cứu, sáng tạo.
Khó khăn
Đội ngũ giáo viên của trường đa số là trẻ nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy và quản lí. Một số giáo viên chưa thật sự chịu khó, tìm tòi học hỏi, nghiên cứu để tìm ra cái hay cái mới trong hoạt động giảng dạy cũng như quản lí. Một số giáo viên còn mang tâm lí e dè, ngại đổi mới.
Các tổ trưởng chuyên môn chưa tập huấn sử dụng phần mềm trong quản lí tổ. Các tổ trưởng chủ yếu học tập từ các trang mạng, trên Youtube hoặc học tập từ các buổi chia sẻ từ cộng đồng Microsoft.
Tên sáng kiến: Ứng dụng Microsoft Onenote trong quản lí hồ sơ tổ Ngữ Văn
Lĩnh vực: Quản lí tổ chuyên môn
Mục đích yêu cầu của đề tài, sáng kiến:
Thực trạng ban đầu trước khi áp dụng sáng kiến:
Như chúng ta đã biết, trường THPT Võ Thành Trinh có nguồn lực giáo viên trẻ nên tổ trưởng chuyên môn cũng là những người trẻ vì thế chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lí tổ. Chủ yếu học tập từ qua lại lẫn nhau giữa các tổ trưởng. Chưa có biện pháp sắp xếp công việc, hồ sơ chuyên môn khoa học.
Tổ trưởng chuyên môn thường lưu trữ khá nhiều loại hồ sơ như: Sổ theo dõi nhân sự, sổ biên bản họp tổ, các sổ kế hoạch (kế hoạch chuyên môn của tổ, kế hoạch dạy thêm học thêm, kế hoạch sử dụng đồ dung dạy học, kế hoạch cá nhân của từng thành viên), sổ theo dõi thi đưa, sổ theo dõi chất lượng bộ môn theo từng năm, các hồ sơ kiểm tra nội bộ
Tổ trưởng chuyên môn chỉ quen với việc lưu trữ hồ sơ thủ công. Hồ sơ từ năm này qua nặm khác rất nhiều khi cần tìm rất vất vả. Đôi khi hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng nên đôi khi phải làm lại hồ sơ khác rất mất thời gian và công sức.
Hồ sơ tổ lưu lung tung trên máy tính nên khi cần tìm rất khó. Đôi khi máy tính hư hỏng không phục hồi được dữ liệu thế là mất hết hồ sơ.
Các tổ trưởng chuyên môn chưa biết sắp sếp hồ sơ một cách khoa học để khi cần tìm là sẽ có ngay không tốn nhiều thời gian tìm kiếm. Hơn nữa, các tổ trưởng chưa biết ứng dụng công nghệ thông tin trong sắp xếp hồ sơ khoa học. Trong khi công nghệ ngày càng phát triển như vũ bão.
Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến
Có thể nói, tổ chuyên môn trong các trường THPT luôn được ví như “thợ cả” trong việc góp phần có tính quyết định để xây dựng “ngôi nhà giáo dục” của nhà trường phát triển toàn diện và bền vững. Hoạt động chuyên môn của Tổ chuyên môn là một hoạt động thiết yếu, chủ lực cho tất cả hoạt động giáo dục. Vai trò quản lý của tổ trưởng góp phần không ít vào việc nâng cao chất lượng giáo dục. Mọi công tác chuyên môn được bàn bạc, thống nhất và đi đến việc thực hiện đều phải qua các sinh hoạt giữa các thành viên trong tổ nhằm đảm bảo hiệu quả đúng theo mọi tiến độ của kế hoạch năm học đã được xây dựng. Muốn thực hiện tốt vai trò đó người tổ trưởng cần nắm được những qui định về chuyên môn cũng như hồ sơ, sổ sách
Nhưng có lẽ, vấn đề làm cho người tổ trưởng chuyên môn cảm thấy đau đầu nhất vẫn là khâu lưu trữ hồ sơ tổ.
Hồ sơ chuyên môn là một trong những qui định trong qui chế chuyên môn đối với tổ trưởng chuyên môn. Nó cũng là công cụ giúp cho tổ chuyên môn hoạt động hiệu quả, cũng như công tác quản lí hồ sơ của nhà trường. Hồ sơ tổ phát huy tốt nhất khi được sắp xếp ngăn nắp và khoa học. Nhưng thực tế, việc sắp xếp là lưu trữ hồ sơ tổ là một vấn đề lớn đối với các tổ trưởng chuyên môn. Vì hồ sơ của một cá nhân cũng đủ làm cho cá nhân đau đầu mỗi khi cần tìm kiếm hồ sơ. Trong khi tổ trưởng chuyên môn phải quản lí hồ sơ của tất cả các thành viên của tổ. Đây là một vấn đề khá nhiêu khê. Vậy tại sao ta không tìm một phương pháp tối ưu, khoa học hơn khi phải lưu trữ hồ sơ bằng thủ công? Thật vậy, với một thời đại kĩ thuật số như hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ khoa học không còn là vấn đề nữa. Một trong những phần mềm mà tôi ứng dụng thành công để lưu trữ hồ sổ tổ Ngữ Văn là Microsoft Onenote.
Onenote là phần mềm rất dễ sử dụng. Chúng ta có thể tích hợp nhiều loại sổ sách khác nhau. Cũng có thể chèn hình ảnh, văn bản, video...Chúng ta cũng có thể chia sẻ rộng rãi. Với tính năng vượt trội đó, tôi đã thực hiện “Ứng dụng Microsoft Onenote trong quản lí hồ sơ tổ Ngữ Văn”.
Nội dung sáng kiến
-Thời gian áp dụng sáng kiến: từ đầu năm học 2019 -2020 đến nay.
-Biện pháp: tập hợp hồ sơ, tư liệu của các năm trước lưu trữ lại trên Microsoft onenote.
Cơ sở lý luận
Văn bản số 4116/BGDĐT, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ngày 08/9/2017 về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công nghệ thông tin (CNTT) năm học 2017-2018 đối với các Sở Giáo dục và Đào tạo (GDĐT): “Tăng cường sử dụng sổ điện tử trong nhà trường; tập trung xây dựng và khai thác sử dụng có hiệu quả kho bài giảng e-learning, kho học liệu số của ngành phục vụ nhu cầu tự học của người học và đổi mới, sáng tạo trong hoạt động dạy, học; Xây dựng mô hình ứng dụng CNTT trong công tác điều hành quản lý, dạy và học từ Sở GDĐT đến các Phòng Giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục, ứng dụng giải pháp trường học điện tử, lớp học điện tử (giải pháp giáo dục thông minh) ở những nơi có điều kiện nhằm nâng cao chất lượng dạy học”.
Công văn số: 3892/BGDĐT-GDTrH về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục trung học năm học 2019-2020 ngày 28 tháng 8 năm 2019 của Bộ giáo dục cũng nhấn mạnh
“Chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức dạy học; tăng cường sử dụng các mô hình học kết hợp giữa lớp học truyền thống với các lớp học trực tuyến nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như tăng cường sự công bằng trong việc tiếp cận các dịch vụ giáo dục chất lượng cao” và “ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và quản lí các hoạt động chuyên môn,..”
Còn công văn số: 3946/BGDĐT-CNTT về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2019 – 2020 chỉ rõ “Tăng cường bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng CNTT cho giáo viên, cán bộ quản lý giáo dục. Nội dung bồi dưỡng gắn liền với nhu cầu thực tiễn về ứng dụng CNTT của giáo viên, cán bộ quản lý của địa phương,..”
Hướng dẫn số 25/ HD-SGDĐT An Giang ngày 27 tháng 8 năm 2019 về việc thực hiện nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm 2019-2020 cũng nêu cụ thể có thể sử dụng kết hợp để giảm số lượng hồ sơ, sổ sách ở mỗi trường, tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường.
Cơ sở thực tiễn
Được sự quan tâm và giúp đỡ của lãnh đạo nhà trường. Nhà trường tạo mọi điều kiện để giáo viên tiếp cận với công nghệ thông tin. Ban lãnh đạo luôn động viên, khuyến khích trong sáng tạo cái mới.
Ban công nghệ thông tin thường xuyên tập huấn công nghệ thông tin cho giáo viên thông qua các buổi họp cơ quan. Ban lãnh đạo tạo điều kiện cho giáo viên đi học tập bộ Office 365 của Microsoft ở thành phố HCM.
Đường truyền Internet được phủ khắp trường.
Các thành viên trong tổ tích cực đóng góp tài liệu, đề thi, các bài tập theo chủ đề để tạo kho tài liệu dung chung cho cả tổ.
Xây dựng giải pháp
Giới thiệu về Onenote
Microsoft Onenote là một chương trình máy tính được phát triển bởi Microsoft với mục đích thu thập, ghi chép thông tin không định dạng và hỗ trợ làm việc nhóm với nhiều người sử dụng. Chương trình này có thể thu thập các ghi chép của người dùng dưới dạng chữ viết tay, đánh máy, hình vẽ, âm thanh, hình ảnh và chia sẻ các ghi chép của mình trên mạng Internet.
OneNote như một quyển sổ tay là nơi có thể lưu trữ thông tin và các ghi chú – mọi thứ bạn cần ghi nhớ và quản lý. Trong Onenote không giới hạn khổ giấy dễ sắp xếp, chia sẻ và có khả năng tìm kiếm nhanh.
Dữ liệu được OneNote lưu trữ lại dưới dạng các Trang (Pages). Các Trang (Pages) được tổ chức dưới dạng các Sổ ghi chép (Notebooks). Giao diện của OneNote giống như một cuốn sổ ghi chép điện tử. Định dạng file của OneNote là các file với phần mở rộng là
.one. Định dạng này thuộc quyền sở hữu của Microsoft.
Một trong những điểm mạnh nổi bật của OneNote là khả năng tạo mục lục (indexing) và khả năng tìm kiếm nhanh các thông tin văn bản và multimedia đính kèm.
OneNote như là cuốn sổ ghi chép lưu giữ mọi thông tin quan trọng từ cuộc sống ở nhà, ở nơi làm việc, ở trường. Trong OneNote, sổ ghi chép của bạn sẽ không bao giờ bị hết giấy. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, in và chia sẻ sổ ghi chép này và chúng có tính năng tìm kiếm nhanh để gọi ra tức thì bất kỳ điều gì bạn muốn. Điều tuyệt vời nhất là, bạn có thể lưu giữ sổ ghi chép của mình trực tuyến và dùng chúng ở mọi nơi.
Cấu trúc của hồ sơ tồ Ngữ Văn
Bước 1: Trước tiên, người tạo mẫu phải có tài khoản email từ bộ Office 365 của Microsoft. Đăng nhập vào Email
Bước 2:
Ta vào trình duyệt Cốc cốc hoặc Google chorm Bấm vào Office.com (như hình bên dưới)
(Hình 1: office 365) Click chuột vào biểu tượng Onenote
(Hình 2: đăng nhập ứng dụng Onenote)
nhau)
Bước 3: tạo các đề mục lớn cho sổ hồ sơ tổ Ngữ Văn
(Tùy thuộc vào hồ sơ của từng tổ, chúng ta có thể thiết kế các mục bên dưới khác
-Trang đầu
Các thành viên
Công văn
Kiểm tra nội bộ
Tập huấn
Kế hoạch tổ chuyên môn
Đề thi THPT Quốc gia
Giáo án điện tử (thi GVDG)
Tài liệu giảng dạy
Hoạt động tháng bộ môn
Bài viết chuyên môn
Sáng kiến kinh nghiệm
Thành tích của tổ
Kết quả dạy học trực tuyến
(Hình 3: các đề mục của hồ sơ tổ Ngữ Văn) Bước 4: tạo các mục con cho từng đề mục lớn
Ví dụ như đề mục “Thành viên” chúng ta sẽ tạo lí lịch trích ngang của từng thành viên trong tổ. Như vậy tổ trưởng sẽ dễ dàng nắm thông tin của các thành viên của tổ.
(Hình 4: lí lịch trích ngang của các thành viên)
Hay đề mục “Công văn” chúng ta có thể lưu các công văn của Bộ giáo dục, Sở giáo dục, các hướng dẫn chuyên môn.
(Hình 5: công văn của tổ)
Hoặc “Đề thi THPT Quốc gia” sẽ lưu các đề thi qua các năm để thuận tiện cho việc ôn tập cho học sinh cũng như bắt kịp xu hướng ra đề từ Bộ giáo dục.
(Hình 6: đề thi THPT Quốc gia)
Hoạt động tháng bộ môn: chúng ta có thể lưu trữ những hoạt động theo các năm.
(Hình 6: hoạt động của tổ) Bước 5: chèn hình ảnh, video, tài liệu
Chèn ảnh: Onenote cho chúng ta chèn hình ảnh, ảnh cắt, hình ảnh từ USB, máy tính, điện thoại di động.
Chèn bảng: chúng ta có thể chèn bảng tính từ Excel, hoặc đính kèm các tập tin Word hay PDF
(Hình 7: kết quả giảng dạy qua từng năm)
Ngoài ra, Onenote còn cho phép người dùng chèn các file trình chiếu hoặc các Video, Audio
Bước 5: chia sẻ
Sau khi hoàn thành sổ lưu trữ dữ liệu của tổ, chúng ta có thể chia sẻ với tất cả mọi người trong và ngoài đơn vị. Có hai cách chia sẻ: Cách thứ nhất là chia sẻ đường link. Chia sẻ qua đường link, chúng ta click vào nút chia sẻ nằm ở góc phải màn hình máy tính để chia sẻ đường link với tất cả mọi người. Khi chia sẻ chúng ta cần chú ý hai trường hợp sau: Một là, nếu chia sẻ với các thành viên ngoài tổ chuyên môn thì ta chỉ cho mọi người vào xem hình thức cũng như nội dung được lưu trữ trong cuốn sổ mà không được chỉnh sửa cuốn sổ
của	chúng	ta.	Chúng	ta	bỏ	dấu	(P)	cho	phép	chỉnh	sửa.
(Hình 8: chia sẻ với mọi người)
Hai là, ta chia sẻ với các thành viên trong tổ chuyên môn thì ta định dạng kiểu “cho phép chỉnh sửa” để các thành viên trong tổ có thể thêm tài liệu học tập, chỉnh sửa nội dung trong quyển sổ này cho hoàn chỉnh. Người chia sẻ sẽ đánh dấu (P) vào chỗ cho phép chỉnh sửa.
(Hình 9: chia sẻ với các thành viên của tổ) Trường hợp thứ hai là chia sẻ bằng mã QR
Đây là cách phổ biến hiện nay. Người được chia sẻ chỉ cần dùng điện thoại để quét mã QR là có thể xem toàn bộ Hồ sơ tổ Ngữ Văn.
Kết quả đạt được
Tôi đã chia sẻ quyển sổ “Hồ sơ tổ Ngữ Văn bằng Microsoft Onenote” đến Ban lãnh đạo nhà trường, các tổ trưởng chuyên môn và các thành viên trong tổ Ngữ Văn. Tôi nhận được kết quả nhận xét qua khảo sát như sau:
8/2/2020
Forms
Microsoft Forms
KHÁO SÁT VIÊC LNG DUNG MICROSOFT ... - Oã IDu
KHÁO SÁT VIEC LNG DUNG MICROSOFT ONENOTE VÀO QUÁN LI TÖ
NG*L/ VĂN *
18
Phán hÖi
03:14
Thòi gian trung bình de hoàn tãt
Hiÿn hoîșt
Trang thái

Y tJông
Xin vui Iòng who biet tên thäy cô!
18
Phán höi
Thay cô là
Ban Iánh dąo nhà tru'Òng	4
@ TÖ trL/ông, tó phó chuyên môn	7
Gião viên tÖ Ngčf Ván	7
Phân hÖi MÓi nhát "Tru’Ong Kiëm Minh" "Nguyen Thi Höng Lê" "Vö Thói Tvàng Vi"
Sau khi xem hÖ sd tÖ Ng”O Văn, thäy/ cô nhan xét viên xây dLYng các de muc
Không phù hdp	0
@ Phù hdp	12
Rät phù hip	6
https://forms.office.com/Pages/DesignPage.aspx?origin=OfficeDotCom&Iang=vi-VN#AnaIysis=true&Formid=-iERohNXxkWXk7Rv381 Zc3RXKR7... 1/3
8/2/2020	Microsoft Forms
Theo thay/ cô viec sáp xep hõ so to Ngíl Vãn
Không khoa hoc	0
@ Khoa hqc	8
RJt khoa hoc	10
Nh”Eng tien ích khi van dung Microsoft Onenote trong quán li ho so to
Luu trú diJoc nhiêu ho so	17
@ Cap nhât ho so bát cú khi nào	J 0
Khôn g mát nhieu thõi gian li.	11
Viec liu tr“J hõ sd to Ng”u Vãn bang Microsoft onenote có thuan Idi trong công tác kiem tra dánh giá
Không thuân ldi	0
@ Thuân loi	8
Rat thuan feri	10
Pham vi tác dung cúa Microsoft onenote trong công tác quán li
Chi tó Ngii Vãn	0
@ Tat cá các to chuyên môn	18
https://forms.office. com/Pages/DesignPage.aspx?origin=OfficeDotCom&Iang=vi-VN#AnaIysis=true&Formld=-iERohNXxkWXk7Rv381