Sáng kiến kinh nghiệm Xây dựng ứng dụng hồ sơ điện tử quản lý học sinh sinh viên

TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ QUẢNG NINH
PHÒNG CÔNG TÁC HỌC SINH SINH VIÊN
@&?
BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
XÂY DỰNG ỨNG DỤNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ HỌC SINH SINH VIÊN
Chủ nhiệm:	Ths. Lê Thị Thúy Nga Đồng chủ nhiệm: CN. Phạm Văn Hiến Cộng sự:	Sinh viên Vũ Thị Loan
Quảng Ninh, tháng 6 năm 2023
CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CĐĐD	Cao đẳng điều dưỡng
GV	Giảng viên
HSSV	Học sinh sinh viên
CNTT	Công nghệ thông tin
CCCD	Căn cước công dân
MỤC LỤC
PHẦN I. PHẦN MỞ ĐẦU	1
Lý do thực hiện sáng kiến	1
Phạm vi, đối tượng áp dụng	4
Mục tiêu của sáng kiến kinh nghiệm	4
Phương pháp thực hiện sáng kiến (mô tả cụ thể trong phần nội dung)	4
Những đóng góp mới của sáng kiến	4
PHẦN II. NỘI DUNG	5
Cơ sở lý luận của sáng kiến	5
Thực trạng vấn đề cần giải quyết	7
Phương pháp thực hiện sáng kiến kinh nghiệm	10
Hiệu quả của sáng kiến	26
Những hạn chế của sáng kiến	2526
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ	279
Kết luận	279
Khuyến nghị	279
Đối với nhà trường	279
Đối với giảng viên, GVCN và các bộ phận liên quan	289
TÀI LIỆU THAM KHẢO	290
DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Danh sách Sinh viên hưởng nghị quyết 310	7
Hình 2.2. Tìm kiếm thông tin sinh viên theo mã số SV	8
Hình 2.3. Thông tin nợ học phí	9
Hình 2.4. Bảo mật bằng cách khóa dữ liệu bằng mật khẩu	9
Hình 2.5a. Cấu trúc nội dung cơ bản của Data Hồ sơ điện tử	10
Hình 2.5b. Cấu trúc nội dung cơ bản của Data Hồ sơ điện tử	11
Hình 2.6 Cấu trúc nội dung cơ bản tra cứu của Hồ sơ điện tử	12
Hình 2.7. Ảnh và hồ sơ PDF trong hồ sơ điện tử	15
Hình 2.8. Hồ sơ PDF trong hồ sơ điện tử	21
Hình 2.8. Một đoạn code viết bằng ngôn ngữ Python	23
Hình 2.9. Giao diện ứng dụng Canva	24
PHẦN I. PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do thực hiện sáng kiến:
Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại của bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT), thời đại của cuộc cách mạng 4.0. Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đóng vai trò không nhỏ trong sự phát triển chung của nhân loại. Có thể nói rằng, CNTT ra đời là bước tiến vĩ đại của nhân loại, CNTT vừa là kỹ thuật, kinh tế, vừa là văn hóa. Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đã làm cho xã hội có nhiều nhận thức mới về cách nhìn nhận, đánh giá, tổ chức các hoạt động. Nhiều quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam ý thức được rất rõ tầm quan trọng của Tin học và có những đầu tư xứng đáng cho lĩnh vực này, đặc biệt là trong giáo dục.
Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương chính sách đầu tư và phát triển về ứng dụng công nghệ thông tin như:
Chỉ thị số 58-CT/TW của bộ chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đã chỉ rõ: “Ứng dụng và phát triển CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước”.
Những năm gần đây sự bùng nổ của khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ số, Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt nhiều quyết định đẩy mạnh số hóa hồ sơ giấy tờ hành chính.
Phấn đấu 100% trường cao đẳng năm 2025, 100% cơ sở giáo dục nghề nghiệp đến 2030 số hóa quá trình học tập, kết quả học tập, văn bằng giáo dục nghề nghiệp của người học và kết nối, tích hợp dữ liệu trên môi trường số.
Nhiệm vụ cụ thể: số hóa hoạt động của nhà trường, trong đó chú trọng đến quản lý tuyển sinh, đào tạo, đảm bảo chất lượng, phát triển chương trình, quản lý nhà giáo, quản lý học sinh sinh viên, kết nối doanh nghiệp.”
Các chính sách đổi mới giáo dục này nhằm thúc đẩy sự đổi mới và cải cách giáo dục, trong đó việc sử dụng công nghệ thông tin, số hóa để nâng cao chất lượng giáo dục và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Để phù hợp với xu thế đó, trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh đã rất chú trọng đầu tư phát triển và ứng dụng CNTT, công nghệ số vào công tác quản lý và
giảng dạy. Từ năm 2013 nhà trường đã đổi mới phương pháp kiểm tra đánh giá HSSV từ thi tự luận, trắc nghiệm trên giấy sang hình thức thi trắc nghiệm khách quan trên máy tính. Năm 2015 nhà trường đã bắt đầu nghiên cứu và ứng dụng phần mềm mã nguồn mở moodle vào việc giảng dạy trên hệ thống elearning và mang lại những hiệu quả rõ rệt, cải thiện chất lượng đào tạo của nhà trường.
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ số vẫn được nhà trường ưu tiên nghiên cứu áp dụng vào trong công tác quản lý và giảng dạy. Nhà trường đang dùng phần mềm Quản lý đào tạo để quản lý các hoạt động đào tạo; Phần mềm Tuyển sinh của tổng cục giáo dục nghề nghiệp, Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội; Phần mềm thư viện để quản lý các hoạt động của thư viện. Nhà trường vẫn tiếp tục ứng dụng phần mềm moodle vào việc triển khai các hoạt động elearning và nhiều phần mềm ứng dụng khác. Tuy nhiên các phần mềm ứng dụng nhà trường đang sử dụng vẫn chưa được nghiên cứu sâu để tối ưu hóa các chức năng. Các phần mềm đang sử dụng đa số vẫn hoạt động độc lập riêng rẽ, chỉ phát huy một số tính năng nhất định phục vụ cho mục đích riêng của từng đơn vị sử dụng. Các phần mềm nhìn chung còn thiếu sự tích hợp kết nối với nhau dẫn đến việc chồng chéo, phức tạp, khó khăn trong công tác quản lý nói chung.
Từ năm 2022, Phòng Công tác HSSV thực hiện sử dụng phần mềm của Tổng cục GDNN để quản lý HSSV nói chung. Việc quản lý HSSV đặc biệt là quản lý hồ sơ của HSSV chưa được sử dụng trong phần mềm này. Hiện nay phòng Công tác HSSV phải quản lý hàng nghìn hồ sơ HSSV cả những HSSV đang học và những HSSV đã tốt nghiệp. Các thông tin cơ bản của HSSV nhà trường được phòng quản lý trên những phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Word, Excelcòn các hồ sơ lưu trữ vẫn là những hồ sơ giấy. Số lượng hồ sơ giấy ngày 1 nhiều, cần 1 không gian nhất định để bảo quản lưu trữ; Sẽ rất mất thời gian và khó khăn trong việc tìm kiếm nhất là những thông tin của HSSV đã ra trường nhiều năm trước; Mặt khác phòng Công tác HSSV cũng thường xuyên cần làm những báo cáo tổng hợp số liệu về thông tin của học sinh sinh viên, nên việc trích xuất thông tin nhanh chính xác cũng là 1 yêu cầu quan trọng mà việc tổng hợp từ hồ sơ giấy sẽ rất khó khăn và mất thời gian. Xuất phát từ thực tế đó, việc xây dựng 1 phần mềm Hồ sơ điện tử ứng dụng cho việc quản lý Hồ sơ
HSSV là rất cần thiết và có ý nghĩa. Đó cũng chính là lý do chúng tôi thực hiện sáng kiến :
“ Xây dựng ứng dụng Hồ sơ điện tử quản lý HSSV Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh”.
Việc xây dựng hồ sơ này sẽ giúp số hóa toàn bộ thông tin hồ sơ của HSSV, dễ dàng trong việc quản lý các thông tin, thuận tiện cho việc bổ sung, sửa chữa, nhanh gọn, chính xác trong việc lưu trữ và trích xuất các thông tin để báo cáo. Việc xây dựng hồ sơ điện tử cũng giúp cho việc quản lý HSSV được khoa học hơn, phục vụ tốt hơn công tác thanh tra, kiểm tra giám sát, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc và từng bước hoàn thiện để có thể liên thông với các phần mềm của tổng cục giáo dục nghề nghiệp. Chúng tôi mong muốn kết quả của sáng kiến sẽ góp phần nhằm nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
Phạm vi, đối tượng áp dụng:
Phạm vi: Hồ sơ điện tử được sử dụng trong nội bộ nhà trường.
Đối tượng:
Hồ sơ điện tử được ứng dụng để quản lý tất cả thông tin của toàn bộ các HSSV đang học trong nhà trường, tất cả các phòng khoa trong nhà trường có thể sử dụng các thông tin đó cho nhiệm vụ của nhà trường. GVCN có thể sử dụng Hồ sơ điện tử để quản lý lớp mình chủ nhiệm.
Ứng dụng này còn có thể phát triển để quản lý nhân sự, quản lý CBGV trong nhà trường hoặc tại các khoa phòng đơn vị trong nhà trường.
Mục tiêu của sáng kiến kinh nghiệm:
Áp dụng sáng kiến kinh nghiệm nhằm đạt 2 mục tiêu:
Khai thác ngôn ngữ lập trình Python, ứng dụng Canva một trang web công cụ thiết kế đồ hoạ, phát triển phần mềm Excel và một số phần mềm văn phòng khác vào việc xây dựng sổ điện tử quản lý hồ sơ Học sinh, sinh viên.
Giúp Cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường ứng dụng hồ sơ điện tử của HSSV vào các nhiệm vụ của nhà trường.
Phương pháp thực hiện sáng kiến (mô tả cụ thể trong phần nội dung)
Ứng dụng Hồ sơ điện tử quản lý HSSV Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh. Hồ sơ điện tử này đã được thiết kế, chuyển giao và đưa vào sử dụng cho các hoạt động quản lý HSSV của nhà trường.
Những đóng góp mới của sáng kiến
Số hóa được toàn bộ hồ sơ HSSV trong nhà trường.
Tạo một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ HSSV trong nhà trường.
Dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác trong việc bổ sung, sửa chữa và trích xuất các thông tin của HSSV khi cần.
Khoa học trong việc quản lý HSSV, tạo điều kiện cho việc thanh tra, kiểm tra, giám sát góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
PHẦN II. NỘI DUNG
Cơ sở lý luận của sáng kiến
Khái niệm về Hồ sơ điện tử:
Hồ sơ điện tử là một hệ thống lưu trữ và quản lý các tài liệu và thông tin trực tuyến, được lưu trữ và truy cập thông qua một hệ thống máy tính và mạng máy tính. Hồ sơ điện tử được tạo ra từ quá trình số hóa các tài liệu trên giấy, chuyển đổi chúng thành định dạng điện tử và lưu trữ trên máy chủ.
Có nhiều dạng hồ sơ điện tử được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các tổ chức giáo dục. Dưới đây là một số dạng hồ sơ điện tử phổ biến:
Hồ sơ học tập điện tử: Được sử dụng trong các tổ chức giáo dục để quản lý thông tin học tập của sinh viên, bao gồm thông tin về đăng ký môn học, điểm số, lịch thi và học phí.
Hồ sơ y tế điện tử: Là một hệ thống quản lý thông tin y tế trực tuyến, bao gồm lịch sử bệnh án, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc và thông tin y tế khác.
Hồ sơ tài chính điện tử: Là một hệ thống quản lý thông tin tài chính trực tuyến, bao gồm thông tin về tài khoản ngân hàng, giao dịch, hoá đơn và các khoản chi tiêu khác.
Hồ sơ nhân sự điện tử: Là một hệ thống quản lý thông tin nhân sự trực tuyến, bao gồm thông tin về hồ sơ nhân viên, lương, bảo hiểm và các chế độ phúc lợi.
Hồ sơ văn bản điện tử: Là một hệ thống quản lý thông tin văn bản trực tuyến, bao gồm thông tin về các tài liệu, báo cáo, bản vẽ, biểu mẫu và các tài liệu khác được lưu trữ và quản lý trực tuyến.
Những dạng hồ sơ điện tử này đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và đã mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Số hóa là một phần thiết yếu của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong các cơ quan doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và khoa học tự động hóa, các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực cần thực hiện số hóa để tối ưu hóa các quy trình, tiết kiệm thời gian và tận dụng các nguồn lực để nâng cao hiệu suất. Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số
trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi - nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.
Công tác quản lý học sinh sinh viên chính là thông tin người học đó là thông tin về hồ sơ lý lịch, tuyển sinh, quá trình học tập, kết quả học tập, rèn luyện, văn bằng, chnưgs chỉ, khen thưởng, kỷ luật, ra trường có việc làm và các thông tin khác theo quy định.
Các đặc điểm của Hồ sơ điện tử
Hồ sơ điện tử có những đặc điểm chung như sau:
Truy cập dễ dàng: Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ điện tử khác, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi và tìm kiếm thông tin bất cứ khi nào cần thiết.
Tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ: Hồ sơ điện tử không cần nhiều không gian lưu trữ như hồ sơ giấy, giúp tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ tránh được tình trạng như mối mọt, mục nát, cháy khét, ẩm ướt như tài liệu được lưu trữ truyền thống bằng giấy. Hồ sơ điện tử giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin, giúp tăng năng suất làm việc.
Bảo mật thông tin: Hồ sơ điện tử được bảo vệ bằng các phương thức bảo mật thông tin như mã hóa, chứng thực người dùng, kiểm soát truy cập và đăng nhập sử dụng thông tin.
Dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin: Khi cần tìm kiếm một số thông tin cần thiết trong hàng trăm tài liệu, đối với tài liệu giấy, có thể mất rất nhiều thời gian nhưng với việc kỹ thuật hoá tài liệu, việc này được thực hiện nhanh chóng hơn mà không cần đọc từ đầu đến cuối tài liệu. Hồ sơ điện tử có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, mạng xã hội, hoặc các kênh truyền thông khác, giúp cho việc chia sẻ thông tin giữa các phòng khoa trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
Thuận tiện cho việc rà soát, điều tra và lập báo cáo, nhân viên không phải mang, di chuyển, sắp xếp tài liệu qua lại dễ dẫn đến thất lạc hồ sơ tài liệu. kỹ thuật số tài liệu mang đến sự gọn nhẹ và phục vụ tối ưu cho việc truy cập, trình chiếu và xử lý.
Dễ dàng sao lưu và khôi phục thông tin: Hồ sơ điện tử có thể được sao lưu định kỳ và dễ dàng khôi phục lại thông tin khi cần thiết.
Tiện lợi và tiết kiệm chi phí: Đầu tư vào in ấn, giấy, máy móc, mực in đều là những chi phí khổng lồ mỗi tháng. Việc lưu trữ dữ liệu số không chỉ tiện lợi mà còn giảm bớt gánh nặng chi phí cho nhà trường.
Những đặc điểm chung này của hồ sơ điện tử đã mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước trong việc quản lý và lưu trữ thông tin.
Thực trạng vấn đề cần giải quyết:
Từ trước tới nay việc quản lý HSSV bằng hồ sơ giấy đã xuất hiện một số bất cập như đã nêu trên. Hiện nay, việc quản lý hồ sơ học sinh sinh viên bằng hồ sơ điện tử đang trở nên phổ biến hơn vì nó phù hợp với xu thế và đem lại những lợi ích rõ rệt.
Thứ nhất: hồ sơ điện tử giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc liên quan đến quản lý học sinh sinh viên. So với sổ sách truyền thống, việc tìm kiếm thông tin và cập nhật hồ sơ đơn giản hơn nhiều với hồ sơ điện tử. Thông tin được lưu trữ trên máy tính, có thể được tìm kiếm và truy cập nhanh chóng bất cứ lúc nào.
Hình 2.1. Danh sách Sinh viên hưởng nghị quyết 310
Thứ hai: hồ sơ điện tử giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch của quản lý học sinh sinh viên. Các thông tin được lưu trữ trên hệ thống điện tử có thể được truy cập bởi nhiều người khác nhau, nên sẽ rất khó để sửa đổi hoặc thay đổi thông tin một cách trái phép. Ngoài ra, việc lưu trữ thông tin điện tử cũng giúp giảm thiểu sai sót liên quan đến việc sao chép hoặc ghi nhầm thông tin. Chỉ cần nhập đúng mã sinh viên là có thể tìm ngay được tất cả các thông tin của sinh viên đó.
Hình 2.2. Tìm kiếm thông tin sinh viên theo mã số SV
Thứ ba, hồ sơ điện tử giúp tăng cường tính liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức quản lý học sinh sinh viên. Hồ sơ điện tử giúp cho các bộ phận khác nhau trong trường, như giáo viên, nhân viên hành chính, hoặc nhân viên quản lý có thể truy cập thông tin của học sinh sinh viên một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và tính linh hoạt của tổ chức quản lý.
Ví dụ: Phòng Tài chính kế toán và GVCN có thể tra cứu Hồ sơ điện tử để biết các bạn SV nào nợ học phí và các khoản phí khác.
Hình 2.3. Thông tin nợ học phí
Cuối cùng, hồ sơ điện tử cũng giúp tăng tính an toàn và bảo mật của thông tin. Hồ sơ điện tử cung cấp cho người quản lý khả năng kiểm soát truy cập vào thông tin và đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Hình 2.4. Bảo mật bằng cách khóa dữ liệu bằng mật khẩu
Việc quản lý hồ sơ họ