SKKN Giải pháp cải thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố thông qua phần mềm Microsoft Excel

1. Phần mở đầu
1.1. Lý do chọn đề tài, sáng kiến, giải pháp
Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm tại Chỉ thị 01/CT-VKSTC ngày 28 tháng 12 năm 2018 về công tác của Ngành kiểm sát nhân dân năm 2019. 
Qua thực tiễn công tác theo dõi tình hình thụ lý, công tác kiểm sát việc giải quyết các tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố (gọi tắt là tin báo hình sự) tại Viện KSND thị xã An Nhơn. Tác giả nhận thấy việc tổng hợp theo dõi tin báo hình sự trước đây được thực hiện một cách thủ công, bị động chỉ dựa trên số liệu được theo dõi trong hệ thống sổ sách, dẫn đến số liệu được theo dõi, quản lý không đầy đủ, không rõ ràng gây khó khăn cho công tác đánh giá, phân tích số liệu phục vụ việc báo cáo, thống kê tội phạm. Bên cạnh đó, một số chuyên đề, báo cáo đột xuất của Viện KSND tối cao, Viện KSND cấp tỉnh yêu cầu cung cấp số liệu báo cáo trong khoảng thời gian dài, có sự phân tích, tổng hợp số liệu nhiều tội danh, hình thức xử lý, nếu chỉ dựa vào hệ thống sổ sách nghiệp vụ truyền thống thì công tác tổng hợp, trích xuất và phân tích số liệu gặp nhiều hạn chế. 
Trên cơ sở phần mềm ứng dụng Microsoft Excel (sau đây gọi tắt là Excel), bản thân tôi đã xây dựng các biểu mẫu, áp dụng các công thức, hàm logic nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý tin báo hình sự, cung cấp, phân tích, đánh giá các số liệu liên quan đến lĩnh vực kiểm sát việc giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố được thuận tiện, dễ dàng và hạn chế tối đa các sai sót. 
1.2. Điểm mới của đề tài, sáng kiến, giải pháp: Việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào thực hiện chức năng, nhiệm vụ nói chung và quản lý tin báo, tố giác tội phạm và kiến nghị khởi tố nói riêng đã được nhiều cá nhân, tập thể trong ngành Kiểm sát nhân dân đầu tư, nghiên cứu, thực hiện. Tuy nhiên, đa phần các đơn vị chỉ sử dụng phương thức thủ công hoặc theo dõi số liệu tin báo thông qua phần mềm Microsoft Word, việc làm này phần nào đã gây khó khăn trong công tác tổng hợp số liệu báo cáo, thống kê phục vụ xây dựng báo cáo có thời điểm lấy số liệu dài (>3 năm). Do vậy, giải pháp quản lý tin báo, tố giác tội phạm và kiến nghị khởi tố bằng phần mềm Microsoft Excel của tôi nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, quản lý các tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố một cách đầy đủ, chi tiết hơn, có khả năng khai thác thông tin, dữ liệu dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng và chính xác; thời gian lưu trữ thông tin lâu và bảo mật hơn, tiết kiệm tối đa thời gian cho công tác này; đồng thời tích hợp khả năng tự động hóa việc soạn thảo các Quyết định phân công thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm.
2. Phần nội dung
2.1. Thực trạng của vấn đề mà giải pháp cần giải quyết: Công tác quản lý tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố hiện nay chủ yếu thực hiện một cách thủ công, thông qua hệ thống sổ nghiệp vụ, phần mềm Microsoft Word, cách quản lý còn thụ động, quá trình tổng hợp số liệu phục vụ báo cáo, thống kê tốn nhiều thời gian, có thể xảy ra nhiều sai sót, ảnh hướng đến chất lượng công tác.
Cán bộ thực hiện công tác có thể thay đổi bộ phận, chuyển đơn vị nên việc bàn giao sổ sách còn rườm rà, việc theo dõi không được thực hiện thường xuyên, liên tục.
2.2. Nội dung giải pháp:
Trong việc quản lý tin báo trong lĩnh vực hình sự nhằm cung cấp số liệu phục vụ công tác báo cáo, thống kê, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành, phục vụ báo cáo số liệu cho các đơn vị chuyên môn nghịêp vụ cần phải theo dõi, quản lý được một số thông tin, số liệu cơ bản như: số lượng tin báo cũ năm trước chuyển sang; số lượng tin báo thụ lý mới trong năm; tổng số thụ lý tin báo trong năm; số lượng tin báo đã giải quyết (khởi tố, không khởi tố, tạm đình chỉ, chuyển nơi khác giải quyết theo thẩm quyền); số lượng các tin báo hiện còn; số lượng các tin báo được phân công cho các Kiểm sát viên, Nếu chỉ thực hiện thủ công trên hệ thống sổ sách sẽ khó theo dõi, tổng hợp, một số trường hợp còn để xảy ra sai sót, sai lệch số liệu. 
Để khắc phục các tồn tại đó, việc quản lý tin báo, tố giác tội phạm và kiến nghị khởi tố trên cơ sở phần mềm Excel sẽ thuận tiện, dễ dàng hơn. 
Khái quát chung: Quản lý tin báo hình sự trên phần mềm Excel là việc tạo các bảng, biểu, mục nhằm cung cấp các số liệu cơ bản cần sử dụng nhằm theo dõi, quản lý tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố. Sau đó, các dữ liệu này được thiết lập các hàm, công thức, quan hệ giữa các bảng biểu mục với nhau để phục vụ việc tính toán, sắp xếp, sử dụng số liệu có hiệu quả hơn. Trên cơ sở dữ liệu được nhập, một số thông tin được trích xuất đưa vào phần mềm Word để thiết lập tự động quyết định tố tụng trong giai đoạn tin báo, cụ thể là Quyết định phân công thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm được thuận tiện, nhanh chóng, hạn chế sai sót tốt hơn.Về bản chất, việc quản lý tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố trên Excel đơn thuần chỉ là việc hệ thống hóa các thông tin từ các nguồn tin vào các bảng, biểu, mục; giữa các bảng dữ liệu này được thiết lập các mối quan hệ với nhau thông qua các hàm, công thức và sử dụng các hàm, công thức này để thống kê, tính toán các thông tin, số liệu được thuận tiện, dễ dàng hơn. Việc quản lý tin báo, tố giác tội phạm và kiến nghị khởi tố trên Excel được thực hiện thông qua các bảng sau:
Phần I: Xây dựng Bảng theo dõi việc thụ lý tin báo 
Tạo lập Bảng số 1: BẢNG THỤ LÝ (Sheet1: THULY). Trong bảng này, cần nhập các thông tin về: Loại thụ lý (cũ, mới, đến), số, ngày, tháng, năm quyết định phân công kiểm sát việc giải quyết nguồn tin về tội phạm, họ tên Kiểm sát viên được phân công; cấp bậc (ngạch); họ tên Kiểm tra viên được phân công (nếu có); vụ việc; thời gian xảy ra vụ việc; địa điểm xảy ra vụ việc, tên đối tượng hoặc tên nạn nhân (nếu có).
Khi có 01 tin báo được thụ lý kiểm sát, cán bộ được phân công sẽ nhập các thông tin vào bảng thụ lý. 
Các thông tin đã nhập trong Bảng 1 này sẽ được sử dụng để kết hợp với phần mềm Word giúp tự động ban hành Quyết định phân công thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm. Việc sử dụng dữ liệu từ Bảng 1 đưa vào Quyết định phân công thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm được thực hiện thông qua chức năng Mailing and Merger (trộn thư) trong Word để trích xuất dữ liệu, mối quan hệ được mô tả thông qua hình ảnh dưới đây:
Tại phần mềm Word, chúng ta cần tạo sẵn file chứa biểu mẫu Quyết định phân côngthực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm, sau đó, sử dụng chức năng Mailing and Merger và thiết lập các mối quan hệ đến Bảng 1 để trích xuất dữ liệu và chèn các trường thông tin (các cột chứa dữ liệu cần trích xuất) đến các vị trí cần chèn. Đối với các trường hợp phân công bổ sung Kiểm tra viên giúp việc cho Kiểm sát viên, chúng ta cũng làm tương tự như trên nhưng ở biểu mẫu cần bổ sung Điều 2 với nội dung phân công Kiểm tra viên. Kết quả việc trích xuất dữ liệu cuối cùng được thể hiện như hình bên:
Kết quả, các thông tin trong Bảng thụ lý (Sheet 1) đã được trích xuất và tự động đưa vào mẫu Quyết định thực hành quyền công tố, kiểm sát việc tiếp nhận, giải quyết nguồn tin về tội phạm. Trong quá trình sử dụng, khi phát sinh một tin báo mới được phân công thì chúng ta tiến hành nhập dữ liệu vào Bảng thụ lý (Sheet 1) và mở mẫu quyết định phân công thì dữ liệu đã được cập nhật, người sử dụng chỉ cần in văn bản là hoàn thành việc phân công Kiểm sát viên, Kiểm tra viên rút ngắn tối đa thời gian thực hiện và hạn chế triệt để các sai sót trong quá trình thao tác văn bản.
Phần II: Xây dựng Bảng quản lý việc giải quyết các tin báo tại Bảng 1
Tạo lập Bảng số 2: BẢNG QUẢN LÝ TIN (Sheet2: QLTIN). Trong bảng này, tạo lập các cột chứa các thông tin như: Loại thụ lý, số thụ lý, nội dung vụ việc, tên Kiểm sát viên được phân công kiểm sát; số,ngày khởi tố vụ án; số, ngày không khởi tố vụ án; số, ngày tạm đình chỉ việc giải quyết; số, ngày quyết định chuyển tin đi nơi khác giải quyết theo thẩm quyền; số, ngày quyết định nơi khác chuyển đến thụ lý giải quyết theo thẩm quyền. 
Trong các cột dữ liệu tại bảng này, có các thông tin vềloại thụ lý, số thụ lý, nội dung vụ việc, tên Kiểm sát viên được phân công là chứa các thông tin đã được nhập từ Bảng thụ lý (Sheet 1) và không cần phải nhập lại mà được thực hiện thông qua các biểu thức Excel (ví dụ: ='THU LY'!A2), quan hệ được thể hiện như sau:
Sau khi xác địnhcác mối quan hệ giữa các cột ở Bảng quản lý tin (Sheet 2) và cột chứa dữ liệu ở Bảng thụ lý (Sheet 1), chúng ta tiến hành thiết lập quan hệ giữa các cột và bảng thông qua các hàm, cụ thể: đối với các cột loại thụ lý,số thụ lý, nội dung vụ việc, tên Kiểm sát viên được thiết lập bằng biểu thức: =[ô tương ứng ở bảng 1], kết quả trả về dữ liệu của ô ở Bảng quản lý tin bằng dữ liệu ô ở Bảng thụ lý với nội dung tương ứng.
	Trong quá trình sử dụng, chúng ta sao chép công thức xuống đến các ô dưới và khi nhập dữ liệu ở Bảng thụ lý (Sheet 1) thì các dữ liệu này sẽ được cập nhật và tự động điền vào Bảng quản lý tin (Sheet 2).
Các cột: số, ngày Quyết định khởi tố vụ án, không khởi tố vụ án, tạm đình chỉ việc giải quyết nguồn tin, chuyển tin đi nơi khác thụ lý giải quyết theo thẩm quyền, do người sử dụng nhập vào hệ thống.
Phần III: Xây dựng Bảng thống kê số liệu tin báo
Tạo lập Bảng số 3: Bảng thống kê (Sheet3: TKE) Đối với bảng này, chúng ta quản lý các số liệu liên quan đến số lượng các tin báo được phân công cho các Kiểm sát viên (thống kê số lượng các tin báo) và thống kê kết quả, tình hình giải quyết các tin báo; số lượng kiến nghị đã ban hành.
Tại bảng này, chúng ta tạo các hàng gồm tên các Kiểm sát viên tại đơn vị (lưu ý, khi viết tên Kiểm sát viên phải quy ước viết thống nhất, giống nhau giữa tất cả các bảng để tránh sai sót khi lập công thức thống kê). Sau đó, tạo các cột để thống kê số liệu theo các tiêu chí cụ thể: Số tin báo cũ chuyển sang, số tin báo mới thụ lý, số tin báo nơi khác chuyển đến, số tin báo chuyển đi nơi khác, số tin báo đã giải quyết, số tin báo còn lại. Trong đó, số tin báo đã giải quyết được phân thành các hình thức giải quyết khác nhau để thuận tiện thống kê.
	Tiếp đến, lần lượt thiết lập các công thức để tham chiếu và số liệu cần thiết thỏa mãn các điều kiện nhất định, ví dụ: tính số lượng tin báo cũ chuyển sang của Kiểm sát viên ông Phạm Công Tuấn, cần sử dụng hàm COUNTIFS, hàm đếm số lượng thõa mãn nhiều điều kiện.Trong đó, điều kiện thứ nhất là Kiểm sát viên được phân công là “ông Phạm Công Tuấn”, điều kiện thứ hai là loại thụ lý phải là tin báo cũ “Cũ” (nếu là tin báo mới thì gõ “Mới”), tạo công thức như sau: 
C5=COUNTIFS(QLTIN!$D$3:$D$500;TKE!B5;QLTIN!$A$3:$A$500;"Cũ")
trong đó: QLTIN! Là tên Bảng 2; $D$3:$D$500 là cột chứa tên các Kiểm sát viên được phân công ở Bảng 2; TKE!B5 là điều kiện tìm kiếm thứ nhất “ông Phạm Công Tuấn”; $A$3:$A$500 là cột chứa giá trị loại thụ lý (Cũ, Mới, Đến), “Cũ” là điều kiện tìm kiếm thứ 2. Kết quả của công thức sẽ trả về số lượng các tin báo cũ chuyển sang của Kiểm sát viên Phạm Công Tuấn; tương sự sao chép công thức đến các dòng tiếp theo để sao chép số liệu.
Tương tự đối với các cột và hàng khác, sử dụng các hàm SUM, COUNTIFS và biểu thức toán học để thống kê và trích xuất dữ liệu (cụ thể xem file gửi kèm).
Kết quả ứng dụng phần mềm Excel trong theo dõi và quản lý án hình sự tại VKSND thị xã An Nhơn đã phát huy được nhiều kết quả tích cực, số liệu tin báo được tự động cập nhật và tính toán chính xác, phục vụ việc thống kê, báo cáo và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo viện được kịp thời, nhanh chóng và chính xác hơn. 
	3. Phần kết luận
3.1. Ý nghĩa, phạm vi áp dụng của giải pháp: Giải pháp ứng dụng Excel trong quản lý tin báo, tố giác tội phạm và kiến nghị khởi tố có ý nghĩa quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác, rút ngắn thời gian làm việc, giảm thiểu các áp lực khi tính toán số liệu để xây dựng báo cáo, thống kê; kịp thời cung cấp số liệu, thông tin cho Lãnh đạo viện thực hiện việc chỉ đạo điều hành. Giải pháp này có thể được nâng cấp, chuyển đổi để áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác (như theo dõi án hình sự, thi hành án hình sự) 
3.2. Những kiến nghị, đề xuất: 
Để sáng kiến “Giải pháp cải thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố thông qua phần mềm Microsoft Excel” được thực hiện rộng rãi, có hiệu quả, tôi mạnh dạn đề xuất, kiến nghị các nội dung như sau: 
Tăng cường hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác. 
Nếu giải pháp được hội đồng sáng kiến và Lãnh đạo VKSND tỉnh Bình Định ghi nhận thì có thể tiếp tục hoàn thiện, phát triển để có thể mở rộng phạm vi áp dụng trong toàn Ngành cũng như cải tiến sáng kiến để áp dụng trong nhiều lĩnh vực hơn (quản lý án hình sự, dân sự, thi hành án hình sự, thi hành án dân sự).
	Trên đây là toàn bộ nội dung sáng kiến “Giải pháp cải thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý số liệu tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố thông qua phần mềm Microsoft Excel” mà bản thân cá nhân tôi đã xây dựng, hoàn thiện và áp dụng trong thời gian vừa qua khi công tác tại Viện KSND thị xã An Nhơn, kính gửi Hội đồng sáng kiến VKSND tỉnh Bình Định xem xét thẩm định và công nhận sáng kiến của tôi đồng thời phát triển ứng dụng để có thể mở rộng phạm vi áp dụng.
	An Nhơn, ngày 28 tháng 10 năm 2019
	TÁC GIẢ GIẢI PHÁP
	Nguyễn Đức Hà