SKKN Giải pháp ứng dụng mã QR code để truy xuất và hướng dẫn cho công dân khi giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn phường Bạch Mai

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẠCH MAI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN MÔ TẢ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA SÁNG KIẾN (BÁO CÁO SÁNG KIẾN)
(Đính kèm Đơn Yêu cầu công nhận sáng kiến số 01)
Tên Sáng kiến:
“Giải pháp ứng dụng mã QR code để truy xuất và hướng dẫn cho công dân khi giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn phường Bạch Mai”
Tác giả/Nhóm tác giả:
Bà Nguyễn Thùy Dương - Chức vụ: Chủ tịch UBND phường Bạch Mai
Bà Võ Thanh Thế - Chức vụ: Phó Chủ tịch UBND phường Bạch Mai
Bà Đống Hồng Anh - Chức danh: Công chức Văn phòng thống kê phường Bạch Mai
THỰC TRẠNG:
Thực trạng công tác tiếp cận, tra cứu thông tin thủ tục hành chính hiện nay
Căn cứ theo Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 63/2010/NĐ-CP về kiểm soát thủ tục hành chính có quy định:
“Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.”
Thủ tục hành chính đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đời sống nhân dân, như:
Tạo khuôn khổ pháp lý: Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả và minh bạch trong giải quyết các vấn đề hành chính của nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân.
Thực hiện chính sách, quy định của nhà nước: tạo điều kiện cho việc thực hiện các chính sách, quy định, quyết định của nhà nước, đảm bảo sự thống nhất và nhất quán trong quản lý hành chính nhà nước.
Giám sát, kiểm tra, thanh tra: tạo cơ chế để giám sát, kiểm tra, thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo, giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong lĩnh vực hành chính.
Cải cách thủ tục hành chính: tạo nền tảng để cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ công, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội và nâng cao năng lực cạnh tranh của đất nước.
Nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính:
Thủ tục hành chính phải đảm bảo các nguyên tắc:
Đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện.
Phù hợp với mục tiêu quản lý.
Bảo đảm quyền bình đẳng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí.
Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp.
Thống nhất, đồng bộ, hiệu quả.
Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả của các quy định về thủ tục hành chính; thủ tục hành chính phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định trên cơ sở bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục hành chính liên quan, thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý; dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, cơ quan đó phải có trách nhiệm hoàn chỉnh.
Yêu cầu của việc quy định thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật theo đúng thẩm quyền được quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Việc quy định một thủ tục hành chính chỉ hoàn thành khi đáp ứng đầy đủ các bộ phận tạo thành cơ bản sau đây:
+ Tên thủ tục hành chính;
+ Trình tự thực hiện;
+ Cách thức thực hiện;
+ Thành phần, số lượng hồ sơ;
+ Thời hạn giải quyết;
+ Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;
+ Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;
+ Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí là bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính.
Khi được luật giao quy định về thủ tục hành chính, cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật có trách nhiệm quy định đầy đủ, rõ ràng, chi tiết, cụ thể về các bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính như trên.
(Điều 8 Nghị định 63/2010/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 92/2017/NĐ-CP)
Công khai thủ tục hành chính
Thông tin về thủ tục hành chính đã được người có thẩm quyền công bố theo quy định phải được công khai đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, đúng địa chỉ, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng và phải được đăng tải trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Hình thức công khai thủ tục hành chính:
Thủ tục hành chính đã được người có thẩm quyền công bố phải được công khai đầy đủ, chính xác, kịp thời theo các hình thức sau:
+ Công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
+ Công khai tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thông qua việc niêm yết hoặc sử dụng các hình thức điện tử phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật trên cơ sở quyết định công bố thủ tục hành chính hoặc kết xuất, kết nối, tích hợp dữ liệu thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
+ Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Cổng thông tin điện tử của bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trên cơ sở kết nối, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Ngoài hình thức công khai bắt buộc trên, việc công khai thủ tục hành chính có thể thực hiện theo các hình thức khác phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị và đối tượng thực hiện thủ tục hành chính.
(Điều 17 Nghị định 63/2010/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 92/2017/NĐ-CP)
Hiện nay, công tác tiếp cận, tra cứu thông tin thủ tục hành chính trên địa bàn quận Hai Bà Trưng: đa phần UBND quận và các phường hiện niêm yết công khai 100% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính; 01 bộ TTHC mẫu tại bàn hướng dẫn kê khai hồ sơ tại Bộ phận một cửa để cá nhân, tổ chức đặc biệt người già, người khuyết tật có thể dễ dàng tìm hiểu và trên trên trang thông tin điện tử của cơ quan.
Thực trạng công tác tiếp cận, tra cứu thông tin thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường Bạch Mai
Phường Bạch Mai nằm ở phía nam Quận Hai Bà Trưng, có diện tích tự nhiên 0,25 km2, 06 tuyến phố chính với 135 ngõ ngách, được chia thành 12 tổ dân phố với hơn 4.000 hộ gia đình và gần 16.000 nhân khẩu. Nhân dân chủ yếu là dân lao động, trình độ dân trí không đồng đều, khả năng sử dụng máy tính của một bộ phận nhân dân còn hạn chế. Song, được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Quận ủy, UBND quận, Đảng ủy phường, sự phối hợp, hỗ trợ có hiệu quả của các phòng ngành chức năng, sự nhiệt tình, trách nhiệm với công việc của cán bộ, công chức trong cơ quan UBND phường đã góp phần mang lại những kết quả tốt trong công tác cải cách hành chính, đại bộ phận nhân dân đến liên hệ giải quyết TTHC đã sử dụng thành thạo máy tính, kê khai hồ sơ qua mạng. Vì vậy, những năm gần đây UBND phường Bạch Mai hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ trong công tác CCHC.
* Đánh giá thực trạng, nguyên nhân của vấn đề nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu đó, việc đẩy mạnh công tác tiếp cận, tra cứu thông tin thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường Bạch Mai đến người dân, tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào thành công trong công tác cải cách hành chính - chuyển đổi số của UBND phường.
Trước thực tiễn tình hình địa phương, UBND phường đã ban hành Ban hành Kế hoạch số 82/KH-UBND ngày 03/04/2024 của UBND phường Bạch Mai về thông tin tuyên truyền về “Kiểm soát thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và triển khai Đề án 06”; Kế hoạch số 19/KH-UBND ngày 31/01/2024 của UBND phường về công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm 2024 phường Bạch Mai; Kế hoạch số 25/KH- UBND ngày 02/2/2024 của UBND phường về việc tự kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính phường Bạch Mai;
UBND phường quán triệt và triển khai nội dung Nghị định 63/2010/NĐ-CP ngày 8/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính và Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính do Văn phòng Chính phủ ban hành đến từng cán bộ, công chức và từng bộ phận liên quan. Yêu cầu tập thể lãnh đạo UBND phường phải đổi mới mạnh mẽ hơn nữa phương thức lãnh đạo, phương thức công tác, phân công, phân cấp, rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, tiến độ; tập trung rà soát, điều chỉnh, bổ sung các quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), công việc nội bộ theo hướng đơn giản, rút ngắn thời gian, phù hợp thực tiễn, đúng quy định; đồng thời tăng cường tự kiểm tra công vụ, CCHC để giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương hành chính, xử lý nghiêm các trường hợp gây phiền hà sách nhiễu cho người dân và tổ chức trong giải quyết công việc thủ tục hành chính; yêu cầu công chức, người lao động trong đơn vị cần nâng cao hơn nữa về tinh thần, thái độ phục vụ Nhân dân và các tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính; tiếp tục lấy ý kiến trực tiếp đánh giá hài lòng của người dân, tổ chức đối với chất lượng cung cấp dịch vụ công của Phường. Đảm bảo thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính đồng bộ, thống nhất và hiệu quả, có trọng tâm, bảo đảm sự công khai minh bạch trong việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính đồng thời xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền trong kiểm soát thủ tục hành chính.
Tiếp tục duy trì thường xuyên hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo các TTHC được cập nhật thường xuyên, liên tục. Phường đã rà soát và niêm yết công khai 12 lĩnh vực, 208 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường tại:
+ Bảng niêm yết các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của UBND phường Bạch Mai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính.
+ 01 bộ thủ tục hành chính mẫu tại bàn hướng dẫn kê khai hồ sơ tại Bộ phận một cửa để cá nhân, tổ chức đặc biệt người già, người khuyết tật có thể dễ dàng tìm hiểu.
+ Trên trang thông tin điện tử của phường Bạch Mai: https://bachmai.
haibatrung.hanoi.gov.vn/.
Công bố, công khai kịp thời, đầy đủ, đúng quy định các thủ tục hành chính, các quy trình nội bộ giải quyết, quy chế tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, nhóm thủ tục hành chính theo hình thức liên thông cùng cấp hoặc theo hình thức liên thông giữa các cấp chính quyền; Công khai các hình thức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị được niêm yết tại trụ sở đơn vị; trên trang thông tin điện tử, thư điện tử; email của UBND phường.
Bên cạnh đó, UBND phường Bạch Mai với hơn 4.000 hộ gia đình và gần
16.000 nhân khẩu. Số lượng công dân từ 14 tuổi trở lên chiếm hơn 14.500 dân, trong đó:
98% sử dụng smartphone.
2% sử dụng điện thoại không kết nối internet; không sử dụng.
Thực tiễn cho thấy, việc khai thác để đưa công dân số vào dịch vụ công toàn trình trên địa bàn phường Bạch Mai nói riêng và các cơ quan Nhà nước nói chung chưa thực sự được khai thác, sử dụng triệt để.
Khó khăn
Với tình hình thực tế tại cấp phường, việc tiếp cận, tra cứu thủ tục hành chính qua Bảng niêm yết các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của UBND phường Bạch Mai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính hay sử dụng bộ thủ tục hành chính mẫu tại bàn hướng dẫn kê khai hồ sơ tại Bộ phận một cửa để cá nhân, tổ chức đặc biệt người già, người khuyết tật có thể dễ dàng tìm hiểu. Tuy nhiên với phương pháp này mất chi phí khá tốn kém trong in ấn khi thủ tục hành chính luôn thường xuyên có sự thay thế, thay đổi,
bổ sung cần phải cập nhật và việc tra cứu, tìm hiểu còn khá thủ công. Bên cạnh đó việc phải đi lại để được tiếp cận, tra cứu thủ tục hành chính gây khó khăn về thời gian và chi phí trong việc đi lại của cá nhân, tổ chức khi muốn thực hiện giao dịch các thủ tục hành chính.
Năm 2019, UBND các phường được UBND quận Hai Bà Trưng đồng bộ cấp trang thông tin điện tử phường. Đây được coi là một sự cải tiến đối với việc tiếp cận, tra cứu thông tin thủ tục hành chính cho nhân dân phường Bạch Mai. Tuy nhiên, việc tra cứu trên trang thông tin điện tử phường đòi hỏi đường truyền trang web phải ổn định, khó tiếp cận với người dân già, không thể tải các hướng dẫn và tờ khai một cách thuận tiện được.
2.2 Nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan:
Khi chưa triển khai mô hình “Giải pháp ứng dụng mã QR code để truy xuất và hướng dẫn cho công dân khi giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn phường Bạch Mai” gặp một số khó khăn nhất định trong công tác tiếp dân. Điển hình như:
Bảng niêm yết đã phát huy được vai trò trong việc đưa thông tin đến với người dân. Tuy nhiên, so với yêu cầu cải cách hành chính trong thời gian tới, đặc biệt trong giai đoạn cả đất nước đang thực hiện chương trình Chuyển đổi số Quốc gia thì bảng niêm yết thông tin các thủ tục hành chính vẫn bộ lộ một số hạn chế, mang tính truyền thống, dẫn tới tình trạng không thuận tiện, khó tra cứu cho người dân khi số lượng thủ tục ở mỗi lĩnh vực quá nhiều.
Việc niêm yết bằng bảng gắn trên tường bộc lộ nhiều khó khăn vướng mắc trong tra cứu như số lượng danh mục thủ tục hành chính quá nhiều, có những lĩnh vực hàng trăm trang giấy A4, vị trí bảng treo có những danh mục nằm quá cao so với chiều cao của người tra cứu dẫn tới rất khó đọc được.
Hình thức niêm yết trên bảng gắn trên tường, vị trí công khai không bị che khuất dẫn tới tình trạng Bảng niêm yết chiếm mất một phần lớn không gian của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Gây ra tâm lý nhiều người dân không muốn đọc hoặc ngại đọc nên Bảng niêm yết thủ tục hành chính không được nhân dân quan tâm.
Mất thời gian đi lại của công dân, thời gian tra cứu TTHC bằng giấy và thời gian chờ đến lượt để được hướng dẫn
Mất nhiều thời gian khi công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải hướng dẫn các giấy tờ, cách thức để thực hiện thủ tục hành chính.
Mất chi phí in ấn, photo khi các thủ tục hành chính luôn thường xuyên có sự thay thế, thay đổi, bổ sung cần phải cập nhật.
Chi phí in ấn tờ khai mẫu khi nhân dân có nhu cầu xin về khá tốn kém.
Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy photo, máy in khá cao.
Nguyên nhân khách quan:
Hiện nay các cấp, ban, ngành đang thực hiện theo quy định hướng dẫn tại Điều 17 của Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, việc niêm yết công khai TTHC tại cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC là hình thức công khai bắt buộc. Việc công khai, minh bạch các TTHC tạo cơ sở cho quá trình thực hiện và tăng cường khả năng giám sát thực thi công vụ của nhân dân, các tổ chức, cá nhân thực hiện được quyền lợi, nghĩa vụ của mình và đồng thời các cơ quan hành chính nhà nước cũng thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
Hình thức niêm yết công khai TTHC cũng được quy định cụ thể tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, phần Phụ lục của Thông tư số 02/2019/TT-VPCP đã quy định về mẫu Bảng niêm yết thủ tục hành chính, mẫu Danh mục TTHC lĩnh vực, mẫu Nội dung từng thủ tục hành chính được niêm yết, mẫu Nội dung hướng dẫn thực hiện phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức.
Qua thời gian thực hiện niêm yết thủ công đã bộc lộ nhiều khuyết điểm. Bên cạnh đó một số chính quyền các cấp, chính quyền cơ sở xã phường thị trấn cũng đã có giải pháp đổi mới áp dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính, cải cách cơ chế hiển thị thông tin đa dạng, nhằm đưa danh mục thủ tục hành chính đến gần với người dân, tổ