SKKN Một số giải pháp giúp Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trường tiểu học Ngô Quyền biết cách trình bày văn bản và xử lý các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản Word

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƯ JÚT
TRƯỜNG TIỂU HỌC NGÔ QUYỀN
SÁNG KIẾN 
Tên đề tài: Một số giải pháp giúp Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên
 trường tiểu học Ngô Quyền biết cách trình bày văn bản 
và xử lý các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản Word
 Tên tác giả : Nguyễn Thị Ngọc Hà
 Chức vụ : Hiệu trưởng

Cư Jút, Năm 2021
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƯ JÚT
TRƯỜNG TIỂU HỌC NGÔ QUYỀN
SÁNG KIẾN 
Tên đề tài: Một số giải pháp giúp Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên
 trường tiểu học Ngô Quyền biết cách trình bày văn bản 
và xử lý các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản Word
Lĩnh vực : Quản lý Giáo dục
Tên tác giả : Nguyễn Thị Ngọc Hà
Chức vụ : Hiệu trưởng 
Đơn vị công tác : Trường Tiểu học Ngô Quyền – Nam Dong 
	 
Cư Jút, Năm 2021
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Hiện nay, trong thời đại công nghệ số, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã, đang và sẽ là nhân tố thúc đẩy sự phát triển của thế giới. Có thể nói, công nghệ thông tin và truyền thông đã tác động tích cực tới hầu hết các ngành nghề trong xã hội, trong đó có lĩnh vực giáo dục, nơi tính hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ trong cả dạy học và trong quản lý đều đã được chứng minh. Tuy nhiên, các ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng rộng rãi mà kỹ năng sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin của đa số đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong các trường học phổ thông ở các vùng có điều kiện khó khăn nói chung và trong trường tiểu học Ngô Quyền nói riêng nhìn chung vẫn còn nhiều hạn chế, chủ yếu mang tính tự phát nhiều, chưa thật sự trở thành một nhu cầu. Phần lớn chưa được đào tạo bài bản, chủ yếu học hỏi kinh nghiệm từ bạn bè đồng nghiệp, đặc biệt là đội ngũ CBGVNV lớn tuổi. Do đó, hiệu quả công việc ở mảng công nghệ thông tin chưa cao, kết quả chưa đáp ứng yêu cầu mong muốn. Trong thực tế, thông qua quá trình giải quyết công việc và qua quan sát các sản phẩm văn bản sử dụng hàng ngày của giáo viên, nhân viên như: Giáo án, kế hoạch làm việc, báo cáo, lịch báo giảng, đơn nghỉ phép, giấy mời,. tôi nhận thấy: việc trình bày văn bản đa số chưa đúng quy định. Văn bản chủ yếu soạn thảo và trình bày theo cảm tính, trình bày tự do không theo quy định nào cả, các lỗi khi soạn thảo hoặc coppi văn bản Word chưa được xử lý nên sản phẩm không có tính chuyên nghiệp và không đẹp mắt . Mặt khác, để thực hiện việc đổi mới chương trình sách giáo khoa theo Thông tư 32/2018/TT-BGD &ĐT, đòi hỏi lực lượng làm công tác giáo dục cần nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, trong đó phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học, đặc biệt phải đổi mới phương pháp giảng dạy theo hướng phát triển phẩm chất và năng lực cho người học mới đáp ứng được việc thực hiện CTGDPT 2018 có hiệu quả. Vì thế năm học 2020-2021, tôi chọn và nghiên cứu đề tài: “Một số giải pháp giúp Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trường tiểu học Ngô Quyền biết cách trình bày văn bản và xử lý các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản Word”.
Mục đích nghiên cứu:
- Giúp đội ngũ CBGVNV nâng cao nhận thức và trách nhiệm trong việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong cuộc sống, trong công việc hiện nay, từ đó có ý thức tự giác, chủ động học tập, tự bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT cho bản thân. Hình thành thói quen cẩn thận, làm việc khoa học trong mọi công việc, nâng cao óc thẩm mỹ cho bản thân và đồng nghiệp. Góp phần đẩy mạnh và nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trường để bắt kịp với tốc độ phát triển của xã hội.
- Giúp đội ngũ CBGVNV biết cách trình bày văn bản đúng quy định. Biết cách xử lý một số lỗi thường gặp trong soạn thảo và trình bày văn bản Word để có sản phẩm đúng quy định, đẹp mắt, tiết kiệm được thời gian, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quá trình làm việc. 
- Tạo lập hồ sơ nhà trường khi đưa vào lưu trữ đảm bảo tính khoa học, đúng quy định của pháp luật, mang tính chuyên nghiệp và có tính thẩm mỹ cao hơn.
Đối tượng nghiên cứu:
Cách trình bày văn bản và xử lý một số lỗi thường gặp trong quá trình soạn thảo và trình bày văn bản Word của CBGVNV trường tiểu học Ngô Quyền.
Phương pháp nghiên cứu:
- Nghiên cứu lý luận (Các văn bản chỉ đạo của trung ương, của ngành giáo dục về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác giáo dục, các bài viết trên mạng Intơrnet; Nghị định của Chính phủ quy định về công tác văn thư)
- Nghiên cứu thực tế (quan sát các sản phẩm sử dụng trong công việc hàng ngày, tổ chức khảo sát và nghiên cứu kết quả khảo sát về cách trình bày văn bản Word của CBGVNV trong nhà trường, phân tích số liệu thống kê để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục).
- Nghiên cứu các giải pháp để giải quyết vấn đề.
- Ứng dụng trên thực tế để kiểm nghiệm hiệu quả của đề tài.
 Giới hạn phạm vi nghiên cứu:
Cách trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và xử lý một số lỗi thường gặp trong quá trình soạn thảo và trình bày văn bản Word của CBGVNV trường tiểu học Ngô Quyền từ học kỳ II, năm học 2019-2020 đến nay.
2. NỘI DUNG
 Cơ sở lý luận của vấn đề: 
Chương trình giáo dục phổ thông 2018 (GDPT 2018) đã chính thức được triển khai trên cả nước đối với học sinh lớp 1 trong năm học 2020-2021. Vì vậy, ngành giáo dục đã, đang nỗ lực xây dựng đội ngũ giáo viên không chỉ đạt chuẩn về trình độ đào tạo mà còn có tư duy đổi mới, có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, sáng tạo trong phương pháp dạy học, đáp ứng yêu cầu chương trình GDPT mới theo hướng phát triển phẩm chất, năng lực cho người học. Đây là yêu cầu cần thiết, cấp bách đối với đội ngũ giáo viên nói riêng và những người làm trong ngành giáo dục nói chung để thực hiện thành công Chương trình GDPT 2018, đáp ứng kịp với sự phát triển chung của xã hội và hội nhập quốc tế. Với chủ trương đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục và đào tạo, trước đó, tháng 1/2017, Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam đã ký Quyết định số 117/QĐ-TTg ngày 21/01/2017, phê duyệt Đề án “ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng Giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025”. Tại Quyết định này đã nêu rõ mục tiêu cụ thể là : Phấn đấu 90% cơ sở giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường; trong đó 70% trường học sử dụng sổ quản lý điện tử”. Và nhiệm vụ cụ thể: “Quản lý học sinh, quản lý giáo viên, quản lý thi, xếp thời khóa biểu, sổ quản lý điện tử; tích hợp với trang tin điện tử của nhà trường trên môi trường mạng ở tất cả các cấp học mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên; Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên; Tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức và trách nhiệm về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo”.
 Nhận thức rõ vai trò quan trọng của CNTT trong sự phát triển của đất nước và việc thực hiện chương trình GDPT 2018, ngày 24/8/2020, Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng ra Chỉ thị số 666/CT-BGDĐT về nhiệm vụ và giải pháp năm học 2020-2021 của ngành Giáo dục thể hiện rõ việc coi trọng vai trò của ứng dụng CNTT trong thực hiện nhiệm vụ năm học. Cụ thể tại mục 5 Bộ Giáo dục & Đào tạo chỉ đạo: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy, học và quản lý giáo dục, thực hiện chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo có nội dung: “Thúc đẩy chuyển đổi số, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong GD&ĐT, ; Tăng cường ứng dụng CNTT trong dạy, học, kiểm tra, đánh giá, quản lý giáo dục và quản trị nhà trường”. 
Như vậy để thấy rằng, việc đẩy mạnh, nhanh ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học là một nhiệm vụ tất yếu và vô cùng quan trọng. Với sự phát triển nhanh của Khoa học công nghệ đòi hỏi con người phải thích ứng nhanh, phải tích cực học tập, tư duy sáng tạo, có kỹ năng về công nghệ thông tin tốt để có khả năng tiếp cận, ứng dụng được với những tiến bộ của Khoa học công nghệ trước làn sóng của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) mà Việt Nam đang hướng tới. Trước xu thế của thời đại công nghệ số, để có thể làm được những việc lớn lao đó thì bước đầu những việc đơn giản như soạn thảo và trình bày văn bản của mỗi cá nhân phải trở thành kỹ năng, kỹ xảo. Nó thể hiện tính khoa học, sáng tạo trong tư duy và hành động, đồng thời giúp cho chúng ta sớm ý thức được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong từng lĩnh vực để chủ động học tập, nghiên cứu phương pháp làm việc hiệu quả bắt đầu từ những việc nhỏ nhất. 
Vì thế, thiết nghĩ việc chọn đề tài “Một số giải pháp giúp Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trường tiểu học Ngô Quyền biết cách trình bày văn bản và xử lý các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản Word” để nghiên cứu và áp dụng trong nhà trường là một lựa chọn đúng theo tinh thần chỉ đạo của Bộ Giáo dục & Đào tạo về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học và quản lý giáo dục.
 Thực trạng của vấn đề: 
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc hành chính cũng như công việc giảng dạy của giáo viên là phổ biến và rất cần thiết, đặc biệt trong quá trình thực hiện chương trình GDPT 2018. Tuy nhiên hiệu quả công việc và năng suất lao động có phần liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ giáo viên, nhân viên trong nhà trường lại đang là vấn đề cần được bàn tới. Cụ thể: tại thời điểm năm học 2020-2021, về vấn đề nêu trên, đội ngũ giáo viên, nhân viên của trường Tiểu học Ngô Quyền có những đặc điểm như sau:
2.2.1 Tình hình đội ngũ:
- Đội ngũ CBGVNV của trường có 28 thành viên. Trong đó: cán bộ quản lý 2 người, nhân viên 4 người, giáo viên 22 người, đa số đều biết làm việc trên máy tính từ soạn giáo án, làm kế hoạch, viết báo cáo, viết sáng kiến,  đến sử dụng Gmail, tra cứu thông tin trên mạng Intơrnet nhưng ở mức độ hoàn toàn khác nhau. 
Bảng thống kê độ tuổi của CBGVNV:
T. SỐ
Dưới 
35 tuổi
Trên
 35 tuổi
Trên 
40 tuổi
Trên 
45 tuổi
Có chứng chỉ tin học
Ghi chú
28
3
25
17
13
27

- Đa số CBGVNV có chứng chỉ tin học nhưng khả năng sử dụng máy tính thành thạo và có kỹ năng trong soạn thảo và trình bày văn bản còn rất hạn chế. Số CBGVNV có độ tuổi từ 40 trở lên chiếm trên 50%, ở độ tuổi này đa số phản ứng chậm hơn với những kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, đồng thời không biết ngoại ngữ nên khó khăn trong việc sử dụng máy tính. Kỹ năng sử dụng và làm việc trên máy tính đa số còn nhiều hạn chế.
- Thời gian làm việc thông qua máy tính của mọi người là độc lập, chỉ có nhân viên hành chính làm việc trên máy tính tại trường, còn lại làm việc ở nhà. Do làm việc không tập trung nên khó có thời gian học hỏi lẫn nhau. 
2.2.2 Thực trạng về việc soạn thảo và trình bày văn bản Word:
- Khảo sát trực tiếp đối với 24 cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường tiểu học Ngô Quyền với việc soạn thảo và trình bày văn bản (kế hoạch làm việc, báo cáo hoạt động, giấy mời) . 
Kết quả khảo sát như sau (Không khảo sát đối với Bảo vệ, GV nghỉ phép):
SỐ NGƯỜI ĐƯỢC KIỂM TRA
KẾT QUẢ
GHI CHÚ
ĐẠT KHÁ
 (sai ở mức dưới 30%)
ĐẠT T. BÌNH 
(Sai ở mức 40 đến 50%)
CHƯA ĐẠT 
(Sai ở mức trên 50%)
TS
TL%
TS
TL%
TS
TL%
24
4
16,7
16
66,6
4
16,7
60% chậm tiến độ 

- Khảo sát trên hồ sơ lưu trữ của cá nhân, tổ trưởng chuyên môn, các bộ phận, các đoàn thể trong nhà trường. Kết quả:
+ 100% số người được khảo sát, trình bày văn bản chưa đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư.
+ 70% số người được khảo sát chưa xử lý được các lỗi đã mặc định trong quá trình sao chép văn bản.
- Từ thực tế nêu trên tôi đưa ra một số nhận xét theo 3 nhóm lỗi cơ bản sau:
Nhóm 1: Trình bày văn bản chưa đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư. Đa số sai ở các lỗi sau:
+ Căn lề chưa đúng, hoặc căn lề đúng nhưng khi in ra văn bản không giống như khi căn lề trên máy tính. Nguyên nhân : Chưa nắm kỹ quy định về căn lề trong Thông tư 01/2011/TT- BNV về thể thức văn bản (Quy định cũ) và Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư (mới). Căn lề đúng nhưng trước khi in chưa biết cách chọn khổ giấy A4 (chuyển từ khổ giấy Letter (8,5” x 11”) sang khổ giấy A4 (8,27” x 11,69”)).
+ Kế hoạch/Báo cáo/Giấy mời: Chưa đúng quy định. Đa số sai cỡ chữ, chữ hoa, thường, in đậm, in nghiêng  ở cơ quan tổ chức ban hành văn bản, ở Quốc hiệu và tiêu ngữ, ở địa danh, ở số và ký hiệu của văn bản, ở trích yếu nội dung của văn bản, ở nơi gửi và nơi nhận, ở chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. Sai vị trí đánh số trang. Nguyên nhân : Chưa nắm kỹ quy định trong Thông tư 01/2011/TT- BNV về thể thức văn bản (sử dung quy định cũ nếu chưa cập nhật quy định mới) và Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư (mới). 
Nhóm 2: Chưa xử lý được các lỗi đã mặc định trong quá trình sao chép văn bản dẫn đến văn bản thiếu tính thẩm mỹ.
+ Giãn dòng không thống nhất trong toàn bộ văn bản.
+ Không căn đều 2 bên cho văn bản. Chữ bị thưa ra khi căn đều 2 bên.
+ Cỡ chữ cho nội dung văn bản không thống nhất, lúc to, lúc nhỏ.
+ Phông chữ, màu chữ, màu nền không thống nhất (Do coopi văn bản khác phông chữ, màu chữ, màu nền nhưng chưa được định dạng lại).
Nhóm 3 : Các lỗi khác.
+ Chữ đầu tiên mỗi đoạn trong nội dung văn bản chưa được lùi vào, chưa định dạng giãn đoạn làm cho văn bản trình bày không đẹp, khó phân biệt giữa đoạn này với đoạn khác.
+ Không biết cách dấu số trang của trang đầu tiên. 
* Nguyên nhân của lỗi ở nhóm 2,3: Chưa được đào tạo bài bản, chưa biết cách xử lý các lỗi trong quá trình sao chép văn bản.
 Các giải pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
Đối với nhóm 1: Trình bày văn bản chưa đúng quy định
Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức cho đội ngũ đối với việc soạn thảo và trình bày văn bản đúng quy định 
Sau khi nắm bắt tình hình thực tế, thông qua cuộc họp Hội đồng cuối năm học 2019-2020, Hiệu trưởng thông báo ý tưởng và dự kiến kế hoạch bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo và trình bày văn bản Word cho toàn thể CBGVNV vào đầu năm học mới 2020-2021. Phổ biến Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư để nâng cao nhận thức cho đội ngũ về vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo và trình bày văn bản theo đúng quy định của Chính phủ để đảm bảo tính thống nhất theo quy định chung của pháp luật. Các văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành được hình thành và sắp xếp theo hệ thống, được lưu trữ trong nhà trường theo đúng quy định của pháp luật.
Đưa việc học tập, tự bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo và trình bày văn bản vào tiêu chí đánh giá khả năng ứng dụng công nghệ thông tin để đánh giá xếp loại chuẩn giáo viên (tiêu chí số 15), đánh giá xếp loại chuẩn Hiệu trưởng (tiêu chí số 18) và xếp loại viên chức cuối năm.
Cung cấp Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư (Gửi Gmail cho toàn thể CBGVNV trong nhà trường). Hướng dẫn những nội dung cơ bản cần thiết trong quá trình soạn thảo và trình bày văn bản: kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Phụ lục I, viết hoa trong văn bản được quy định tại Phụ lục II, chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được quy định tại Phụ lục III trong Nghị định này. Xác định được tên loại văn bản thường sử dụng trong nhà trường (Ví dụ: Kế hoạch,