SKKN Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ văn thư - Lưu trữ tại trường THCS Hoàn Long

Sáng kiến: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ Văn thư - Lưu trữ tại trường THCS Hoàn Long
Tác giả: Phùng Thị Ngọc Hà - Trường THCS Hoàn Long	0
z
PHÒNG GD&ĐT HUYỆN YÊN MỸ
TRƯỜNG THCS HOÀN LONG
—&œ–
SÁNG KIẾN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS HOÀN LONG
Lĩnh vực	: Văn Thư
Tên tác giả : PHÙNG THỊ NGỌC HÀ Chức vụ	: Nhân viên Văn thư
Đơn vị công tác: Trường THCS Hoàn Long
Năm học: 2020-2021
Phần I: LÍ LỊCH
Họ và tên: Phùng Thị Ngọc Hà
Chức vụ: Văn Thư
Đơn vị: Trường THCS Hoàn Long
Sáng kiến : Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ Văn thư - Lưu trữ tại trường THCS Hoàn Long
Phần 2 NỘI DUNG
Sáng kiến: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ Văn thư - Lưu trữ tại trường THCS Hoàn Long
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin đã và đang là yếu tố được Bộ Giáo dục và Đào tạo đẩy mạnh ứng dụng, nhằm thúc đẩy sự phát triển của ngành giáo dục,
Thực hiện chỉ thị số 666/CT-BGDĐT ngày 24/8/2020 của Bộ giáo dục và Đào tạo về nhiệm vụ và giải pháp cho năm học 2020-2021, ngành Giáo dục tập trung thực hiện các nghị quyết, kết luận của Đảng, Quốc hội, các văn bản chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về giáo dục và đào tạo, đặc biệt là hoàn thiện cơ chế, chính sách về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo;
Năm học 2020-2021 là năm học thực hiện Thúc đẩy chuyển đổi số, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục và đào tạo, tập trung hoàn thiện chính sách phát triển, phương thức giáo dục, đào tạo trực tuyến, quản lý giáo dục trên môi trường mạng. Trong hoạt động của các cơ quan , nhất là trong trường học thì công tác Văn thư - Lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Để hưởng ứng chủ đề năm học nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ trọng tâm trong năm học 2020-2021 và các năm học tiếp theo. Trường THCS Hoàn Long đã tích cực triển khai và tổ chức thực hiện có hiệu quả các nội dung trọng tâm của năm học trong đó có lĩnh vực công nghệ thông tin trong quản lý và giảng dạy. Đặc biệt là lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong nhà trường.
PHẦN MỞ ĐẦU
ĐẶT VẤN ĐỀ
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không tốt.
Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giảm bớt giấy tờ vô ích. Làm tốt công tác văn thư sẽ giữ lại đầy đủ minh chứng về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Ngược lại, công tác văn thư làm không tốt sẽ gây rất nhiều ảnh hưởng đối với hoạt động của các cơ quan. Tùy từng tính chất, mức độ sẽ gây nên sự trì trệ, kém hiệu quả, thiếu thông tin kịp thời, xử lý công việc chậm trễ khác nhau làm ảnh hưởng đến hoạt động thường ngày của cơ quan.
Muốn làm tốt được công tác văn thư phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
Trong quá trình giải quyết công việc phải kịp thời, nhanh và hiệu quả. Quá trình này phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan. Xây dựng văn bản nhanh, chính xác, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc quản lý cơ quan hiệu lực hiệu quả. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản.
Phải chính xác về nội dung lẫn hình thức văn bản. Nội dung phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng Thể thức văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúng tiêu chuẩn do Nhà nước ban hành.
Các khâu kỹ thuật nghiêp vụ phải thực hiện dầy đủ từ khâu đánh máy văn bản, tiếp nhận, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản
Và một điểu rất cần thiết nữa là phải hiện đại hóa trong công tác văn thư. Bởi lẽ với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính đột phá của khoa học công nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin đã mang lại nhiều thành tựu to lớn cho mọi ngành, mọi lĩnh vực. Những thành tựu đó đã tác động mạnh mẽ đến quá trình quản lý. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như: ứng dụng trong công tác soạn thảo, đăng ký - quản lý văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tìm kiếm văn bản khi có yêu cầu, từ đó nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.
Bản thân tôi là một nhân viên văn thư của trường THCS Hoàn Long, xuất phát từ những lí do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và bảo quản các loại công văn đi, công văn đến để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Từ những đúc kết kinh nghiệm qua các năm làm việc tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ văn thư - Lưu trữ tại trường THCS Hoàn Long” nhất là ứng dụng trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của nhà trường.
Thực trạng vấn đề
Thực trạng tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hoàn Long
Trường THCS Hoàn Long ngày nay được tách ra và thành lập từ tháng 9 năm 1993 (Trước kia là trường cấp I,II Hoàn Long). Từ khi thành lập đến nay do tách trường nên việc quản lý và lưu trữ các tài liệu không đầy đủ và thất lạc nhiều. Số tài liệu tài liệu, văn bản hiện có hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị và chưa lập công cụ tra tìm. Chính vì vậy trong quá trình tìm kiếm khi Ban giám hiệu yêu cầu để giải quyết công việc gặp rất nhiều khó khăn, mất rất nhiều thời gian, nhưng hiệu quả lại không cao.
Từ năm 2007 trở về trước nhà trường không có cán bộ làm công tác Văn thư, các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, hiệu trưởng nhà trường là người lưu giữ chủ yếu.
Cũng giống như nhiều cơ quan hành chính nhà nước khác, các nghiệp vụ của công tác Văn thư tại trường THCS Hoàn Long cũng phải tuân thủ theo đúng quy định của ngành Văn thư Lưu trữ Nhà nước bao gồm các nội dung như sau:
Xây dựng và ban hành văn bản;
Quản lý và giải quyết văn bản đến;
Quản lý văn bản đi;
Quản lý và sử dụng con dấu;
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Là đơn vị trường học cấp cơ sở nên hầu hết các văn bản của nhà trường đều thực hiện đúng với quy định của các cấp, của ngành đã đề ra.
Xây dựng và ban hành văn bản
Để đảm bảo các văn bản, tài liệu khi ban hành chuẩn hóa về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhà trường đã áp dụng trước kia theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ để xây dựng văn bản. Hiện nay áp dụng theo Nghị Định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính
Phủ Sau khi soạn dự thảo chuyển Ban giám hiệu duyệt nội dung và đưa văn bản ban hành.
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến cho cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang về, qua đường bưu điện, qua hệ thống email
Văn bản đến nhân viên văn thư thực hiện theo các bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật:
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản;
Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
Đăng ký văn bản đến;
Chuyển giao văn bản đến;
Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến,
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở trường THCS Hoàn Long cũng được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước nhưng vẫn còn hạn chế như: không có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên nhiều khi các đơn vị, cá nhân gửi văn bản đến hỏi về việc xử lý, giải quyết văn đến thuộc bộ phận nào thì cán bộ văn thư lại tìm trong sổ đăng ký văn bản đến. Như vậy, rất khó khăn và không được nhanh chóng. Việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư gửi trực tiếp cho các đồng chí trong ban giám hiệu, từ đây Ban giám hiệu gửi trực tiếp đến các bộ phận nhưng lại không có sổ ký nhận.
Quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng liên quan.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
Kiểm tra thể thức;
Trình ký văn bản;
Ghi số, ngày tháng văn bản;
Đóng dấu văn bản;
Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản;
Sắp xếp và sử dụng văn bản lưu.
Tại trường THCS Hoàn Long nghiệp vụ quản lý văn bản đi được nhân viên văn thư thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Bởi nhân viên văn thư nhận thức được nếu khi văn bản tài liệu được chuyển đi kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các bộ phận, cơ quan có liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Nhân viên phụ trách bộ phận văn thư
Công tác văn thư tại trường THCS Hoàn Long trước đây đều kiêm nhiệm, không qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, nên quá trình bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa thực hiện đúng quy định về quản lý văn bản nhà nước. Từ năm 2008 đến nay trường đã có Văn Thư chuyên trách tại trường nên công tác Văn thư - Lưu trữ của trường được đảm bảo. Văn Thư chủ yếu là soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và nhanh chóng vì vậy đòi hỏi nhân viên văn thư phải được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ.
Do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục....các tài liệu, văn bản phát sinh trong quá trình hoạt động của các trường THCS nói chung và THCS Hoàn Long nói riêng là rất nhiều nên đã biên chế cho nhà trường một nhân viên phụ trách công tác văn thư được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ để bảo quản, sắp xếp các loại văn bản,
công văn, hồ sơ sổ sách ...một cách ngăn nắp và có khoa học nhưng nhìn chung kinh nghiệm làm công tác văn thư vẫn còn ít nên một số nghiệp vụ vẫn còn lúng túng, chưa ngăn nắp, gọn gàng.
Trường THCS Hoàn Long có một bộ phận làm công tác văn thư. Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư gồm có: 02 tủ đựng tài liệu, 01 tủ đựng văn phòng phẩm, các loại sổ sách có liên quan tới công tác văn thư; có trang bị đầy đủ hộp, kẹp, cặp ba dây, túi dựng tài liệu, ghim...và một số dụng cụ khác để phân chia tài liệu; 02 máy vi tính, 01 máy in, máy photo (có chức năng scan) phục vụ cho công tác Văn thư.
Công tác chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường về công tác văn thư
Hiệu trưởng thường xuyên quan tâm và chỉ đạo sát sao đến công tác văn thư, nhắc nhở và hỗ trợ kịp thời những vướng mắc trong quá trình công tác. Tạo điều kiện thuận luội để nhân viên văn thư hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao.
Hằng năm có kế hoạch mua sắm, bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị để thay thế các thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác văn thư như: trang bị máy tính có cấu hình cao, mua phần mềm diệt virut bảo vệ máy tính, máy scan, máy photo, văn phòng phẩm....
Trong các hoạt động của nhà trường có nhiều bộ phận tham gia vào việc xây dựng và ban hành văn bản. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại là một số bộ phận khi xây dựng văn bản không theo quy định, văn bản gửi đi chưa qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ...
Công tác văn thư tại nhà trường còn mới mẻ nên nhà trường chưa xây dựng được văn bản nào quy định về quy chế làm việc cho công tác văn thư và chưa có chế độ riêng đối với công tác văn thư mà chỉ có văn bản quy định quy chế làm việc chung của nhà trường.
Thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư tại trường THCS
Những thuận lợi
Văn phòng trường THCS là nơi tiếp nhận, xử lý văn bản liên quan đến moi hoạt động của nhà trường. Việc thực hiện nghiệp vụ ở đây đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và nhanh chóng. Cán bộ làm công tác văn thư đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp. Nhưng thực tế trước đây đều kiêm nhiệm, không qua đào tạo về chuyên môn nghiêp vụ công tác văn thư, nên quá trình bảo quản văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ tài liệu chưa thực hiện đúng quy định về quản lý văn bản nhà nước.
Từ năm 2007 đến nay nhà trường đã được UBND huyện bố trí biên chế thêm một nhân viên văn thư được đào tạo chính quy, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư nên các khâu nghiệp vụ văn thư của nhà trường đã được cải thiện đáng kể.
Thực tế hiện nay văn bản đến nhà trường chủ yếu là các văn bản điện tử gửi qua hệ thống email nên văn bản đến nhà trường rất nhanh chóng, chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc. Ngoài việc lưu trữ bằng văn bản giấy còn lưu trữ các file văn bản điện tử một cách khoa học, hiện đại đáp ứng nhu cầu phát triển của nhà trường, của ngành.
Trường THCS Hoàn Long từ năm 2018 được Ủy ban nhân tỉnh Hưng Yên công nhận là trường đạt chuẩn quốc gia. Nên về cơ sở vật chất đã được các cấp, các ngành quan tâm trang bị tương đối đầy đủ. Các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, máy photo, may scan, mạng internet đã được nhà trường trang bị đầy đủ cho văn phòng. Thiết bị máy tính được nhà trường trang bị cho nhân viên văn thư có chất lượng tốt, có cầu hình cao, mối mạng cáp quang đường truyền thông suốt đảm bảo lưu trữ dữ liệu lâu dài. Nhân viên văn thư luôn luôn có tinh
thần học hỏi để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ không chỉ là kiến thức phục vụ cho công tác văn thư mà cả kiến thức về công nghệ thông tin.
Từ những thuận lợi trên tôi cảm thấy phải ứng dụng CNTT trong công tác văn thư để theo kịp sự phát triển của ngành, lĩnh vực được phân công.
Ý nghĩa và tác dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - Lưu trữ tại trường THCS.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ làm tốt hơn nữa công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, thực hiện tính bảo mật cao, góp phần cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đúng tiến độ, nâng cao năng suất, chất lượng công tác của nhà trường, của ngànhThông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Hiện nay, chủ yếu thông tin văn bản giữa các cấp được thực hiện qua đường truyền công nghệ thông tin.
Công tác văn thư đảm nhiệm nhiều việc tổng thể hoạt động trong nhà trường, liên quan