SKKN Vận dụng các phần mềm hỗ trợ công việc thống kê, tổng hợp số liệu Báo cáo điểm, đánh giá môn học, đánh giá học sinh cấp THCS

ĐỀ TÀI: VẬN DỤNG CÁC PHẦN MỀM HỖ TRỢ CÔNG VIỆC THỐNG KÊ, TỔNG HỢP SỐ LIỆU BÁO CÁO ĐIỂM, ĐÁNH GIÁ MÔN HỌC, ĐÁNH GIÁ HỌC SINH CẤP THCS
MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:	2
Mục đích của đề tài:	2
Nhiệm vụ của đề tài:	2
Phương pháp nghiên cứu của đề tài:	2
Phạm vi nghiên cứu đề tài:	3
Đối tượng nghiên cứu:	3
Khẳng định tính mới trong đề tài	3
NỘI DUNG
CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN	3
THỰC TRẠNG	3
NỘI DUNG	4
Giới thiệu các thành phần tham gia trong hệ thống cập nhật dữ liệu, thống kê và tổng hợp báo cáo	4
Giới thiệu tổng quan về phần mềm Microsoft office Excel:	4
Tập tin quản lý điểm bằng phần mềm Microsoft office Excel	5
Các Sheet mẫu thống kê được chèn vào trong file quản lý điểm	5
File Macro tổng hợp EMIS.XLA:	7
Cách thực hiện file quản lý điểm	7
Cấu trúc file quản lý điểm	7
Cách thực hiện các Sheet trong file quản lý điểm	8
Các Sheet mẫu thống kê báo cáo được chèn thêm trong file quản lý điểm:	17
Tạo file tổng hợp số liệu các mẫu báo cáo được chèn trong file quản lý điểm	21
Cài đặt tập tin EMIS.XLA	21
Hoạt động của File quản lý điểm, và cách tổng hợp các số liệu thống kê điểm thi, đánh giá xếp loại để báo cáo:	22
HIỆU QUẢ:	24
KẾT LUẬN
Kết quả đạt đươc:	24
Ý nghĩa của đề tài:	24
Nhận định chung về áp dụng và khả năng vận dụng của đề tài:	24
Hướng phát triển của đề tài:	25
Ý kiến đề xuất để thực hiện, áp dụng:	25
MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài: Hiện nay, khi công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của xã hội, thì trong công tác giáo dục và đào tạo, công nghệ thông tin cũng đã và đang góp phần không nhỏ vào công tác quản lý, công tác dạy và học. Ngành giáo dục và đào tạo đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và công tác giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhà trường nói riêng và của ngành nói chung.
Từ năm học 2008 - 2009, Bộ GD và ÐT chính thức đưa chỉ tiêu thi đua về ứng dụng CNTT trở thành một tiêu chí để đánh giá và biểu dương các cơ sở giáo dục và các cá nhân đóng góp tích cực về ứng dụng CNTT trong giáo dục. Từ nhửng nhận định trên tôi thấy việc vận dụng CNTT vào công việc quản lý điểm, đánh giá môn học và đánh giá xếp loại học sinh là công việc cấp bách và có thể thực hiện được.
Mục đích của đề tài: Ứng dụng CNTT trong điều hành quản lý giáo dục là xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục và thống kê giáo dục thông qua việc tích hợp cơ sở dữ liệu từ các cơ sở giáo dục đến các cấp quản lý giáo dục. Công việc này ngày càng đòi hỏi chi tiết hơn, chính xác và nhanh chóng hơn. Nhằm mục đích tạo điều kiện giúp đỡ cho công việc của giáo viên được nhẹ nhàng hơn trong công tác quản lý điểm, đánh giá xếp loại học sinh và thông qua nguồn dữ liệu mà giáo viên nhập vào giúp cho công tác tổng hợp dữ liệu được nhanh chóng hơn, tôi vận dụng phần mềm Microsoft Excel tạo ra file quản lý điểm và thông qua nguồn dữ liệu giúp tôi thực hiện các báo cáo điểm, báo cáo đánh giá môn học và đánh giá xếp loại học sinh cho các học kì và cả năm cấp THCS.
Nhiệm vụ của đề tài: Trong thực tế, việc tích hợp cơ sở dữ liệu từ các cơ sở giáo dục gặp nhiều khó khăn, nhất là các số liệu báo cáo thống kê đầu năm, cuối học kì và cuối năm học. Do khối lượng thông tin lớn thì một người không thể cập nhật được trong một thời gian ngắn, vì thế có thể gây đình trệ thông tin, đây là một trong những tiêu chuẩn khống chế thi đua mà Ngành giáo dục đề ra. Để giải quyết vấn đề này cần vận dụng sức mạnh của tập thể cộng với việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho việc tích hợp cơ sở dữ liệu được nhanh chóng và chính xác hơn.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Vận dụng phần mềm Microsoft Excel tao ra file quản lý điểm, chèn thêm Sheet (tờ bảng tính) tổng hợp theo các mẫu báo cáo thống kê. Sau đó dùng tập tin Macro tổng hợp Emis.xla có trong đĩa phần mềm quản lý học sinh Emis được Sở Giáo Dục và Đào Tạo cấp cho các phòng ban để giúp tôi tổng hợp số liệu.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Trên thị trường thông tin có rất nhiều phần mềm tổng hợp thông tin, nhưng thường được tạo bằng các loại ngôn ngữ lập trình cao cấp như C++, Visual Basic, Access trong khi trình độ tin học của giáo viên còn hạn chế nên khó áp dụng rộng rãi cho tất cả giáo viên trong trường cùng tham gia cập nhật thông tin và quản lý dữ liệu. Trong khi đó phần mềm Microsoft Excel thông dụng, gần gủi với giáo viên hơn, với những công thức hàm đơn giản mà cũng giải quyết được những yêu cầu đặt ra cho công việc quản lý điểm, đánh giá môn học và đánh giá học sinh cấp THCS một cách nhẹ nhàng.
Đối tượng nghiên cứu: File quản lý điểm, đánh giá môn học và đánh giá xếp loại học sinh dùng để quản lý các cột điểm kiểm tra thường xuyên, định kì và điểm thi học kì của học sinh cấp THCS. Thông qua điểm ta có thể đánh giá, xếp loại học lực học sinh và đánh giá chất lượng từng môn học sau đo truy xuất dữ liệu ra nhiều dạng thống kê để tổng hợp báo cáo.
Khẳng định tính mới trong đề tài: Tính mới trong đề tài này sử dụng sức mạnh của tập thể để thu thập thông tin dữ liệu, thông qua các Hàm của phần mềm Microsoft Excel truy xuất dữ liệu về theo từng mẫu báo cáo của từng lớp được chèn trong file quản lý điểm rồi tổng hợp tất cả các mẫu lại xuất ra thành bảng báo cáo rất chính xác và nhanh chóng. Cách làm như thế tạo ra một chuổi thông tin dữ liệu liên hoàn với nhau từ khâu cập nhật, dánh giá, thống kê, tổng hợp, báo cáo gần như được giải quyết cùng một lượt.
NỘI DUNG
CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN:
Trong công tác thống kê báo cáo số liệu đầu năm, giữa học kì và cuối năm học thông qua việc quản lý điểm, đánh giá xếp loại của học sinh, những năm về trước lúc công nghệ thông tin (CNTT) còn chưa áp dụng rộng rãi trong giáo dục, trình độ tin học trong đội ngũ cán bộ, giáo viên còn rất hạn chế. Để tính điểm trung bình môn học hầu như phải tính nhẫm hoặc bằng máy tính Casio, nên rất chậm và dễ sai sót, thậm chí sau khi hoàn thành việc cộng tính điểm thì việc thống kê báo cáo cũng rất vất vả. Bản thân tôi đã được chứng kiến có những giáo viên làm thống kê số học sinh giỏi, khá, trung bình, yếu, kém đi kèm theo thống kê phái nữ gặp rất nhiều khó khăn, có nhiều số liệu báo cáo còn làm sai, chưa kể đến các tổ chuyên môn và Ban giám hiệu nhà trường cũng đau đầu trong việc làm thống kê báo cáo kết quả, phân xếp loại học sinh. So với các yêu cầu báo cáo thống kê ngày nay, như thống kê tỉ lệ điểm thi các môn học từ điểm 0 đến điểm 10 hoặc báo cáo hồ sơ quản lý học sinh Emis ngày càng chi tiết, cụ thể và thời gian cấp bách hơn mà không có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thì sẽ rất khó khăn gây ảnh hưởng chung trong công tác thống kê báo cáo.
THỰC TRẠNG:
Được đào tạo căn bản về tin học từ năm 1996 và qua quá trình đúc kết những kinh nghiệm trong các phần mềm ứng dung tin học đến nay, tôi đã có một căn bản vững chắc về cách xử lý số liệu trong bảng tính và các hàm trong phần mềm Microsoft Excel.
Được sự quan tâm của Ban Giám Hiệu nhà trường liên tục bồi dưỡng kiến thức tin học cho đội ngũ cán bộ giáo viên đến nay hơn 95% cán bộ - giáo viên đã có chứng chỉ A hoặc B tin học ứng dụng nên việc nhập số liệu trên bảng tính Excel rất dễ dàng.
Trường chúng tội hiện nay đã đạt Chuẩn Quốc Gia nên được Sở Giáo Dục và các ban ngành trang bị số lượng máy vi tính khá đầy đủ, với hệ thông mạng Internet với đường truyền băng thông rộng kết nối toàn bộ các máy trong trường giúp cho việc cập nhật thông tin dữ liệu được thuận lợi hơn.
NỘI DUNG:
Giới thiệu các thành phần tham gia trong hệ thống cập nhật dữ liệu và thống kê tổng hợp báo cáo:
Giới thiệu tổng quan về phần mềm Microsoft office Excel:
Microsoft office Excel là phần mềm ứng dụng của hãng Microsoft nằm trong bộ Microsoft office còn gọi bộ ứng dụng văn phòng.
Microsoft office Excel là phần mềm chuyên dùng để tính toán ( bảng tính điện tử ) hoạt động trong Windows.
Đây là phần mềm ứng dụng cơ bản mà hầu hết các giáo viên đều được học qua trong chương trình tin học cơ bản nên rất dễ dàng sử dụng.
HÌNH 1 - PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL
Tập tin quản lý điểm bằng phần mềm Microsoft office Excel
Đậy là file dùng cho các giáo viên chủ nhiệm hoặc giáo viên bộ môn cập nhật điểm các môn học của học sinh qua các kỳ kiểm tra thường xuyên, định kỳ theo từng hệ số. Các cột tính điểm trung bình, đánh giá xếp loại từng học kì, cả năm được thiết lập Hàm Excel theo đúng qui định căn cứ vào các Thông tư số 58/2011/TT-BGDĐT ngày 12/12/2011 của Bộ GD&ĐT về việc Ban hành Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh THCS và học sinh THPT và Công văn số 1967/SGDĐT-TrH-TX ngày 12/12/2011 của Sở GD&ĐT về việc hướng dẫn đánh giá xếp loại các môn Âm nhạc, Mỹ thuật (THCS) và Thể dục (THCS).
HÌNH 2 MINH HỌA FILE QUẢN LÝ ĐIỂM CỦA HỌC SINH
Các Sheet mẫu thống kê được chèn vào trong file quản lý điểm:
Sheet thống kê điểm thi từ 0 đến 10 của các môn học được thống kê báo cáo sau khi kết thúc các kì thi kiểm tra học kì 1, học kì 2 do Sở GD&ĐT yêu cầu
HÌNH 3 MẪU THỐNG KÊ ĐIỂM THI NĂM HỌC 2011-2012
Sheet tổng hợp đánh giá môn học THCS trong báo cáo định kỳ Emis dùng để thống kê đánh giá tổng số lượng các xếp loại giỏi, khá, yếu, kém của các môn học theo từng khối lớp trong các học kì, cả năm.
HÌNH 4 MẪU TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ CÁC MÔN HỌC THCS
Sheet tổng hợp đánh giá, xếp loại học sinh THCS trong báo cáo định kỳ Emis dùng để tổng hợp đánh giá hạnh kiểm, học lực theo từng khối lớp trong các học kì, cả năm.
HÌNH 5 MẪU TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ HỌC SINH
File Macro tổng hợp EMIS.XLA:	
Là tập tin được lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic chạy trên nền Microsoft office Excel 2003 do chương trình dự án SREM. Đây là chương trình hỗ trợ quản lý giáo dục được bộ GD&ĐT công nhận và được dùng trong các phần mềm báo cáo EMIS, PEMIS ban hành cho các Sở, Phòng GD&ĐT. File này có trong đĩa cài đặt Emis hoặc có thể tài về qua trang Web Dự Án SREM theo địa chỉ 
Cách thực hiện file Excel quản lý điểm:
Cấu trúc file quản lý điểm:
HÌNH 6 CÁC SHEET TRONG FILE QUẢN LÝ ĐIỂM
- File quản lý điểm gồm có 24 Sheet trong đó 14 Sheet được đặt tên cho từng môn học từ các môn tự nhiên đến các môn xã hội, có 11 môn được đánh giá bằng điểm, 3 Sheet của các môn Thể dục (TDUC), Nhạc (NHAC) và Mỹ thuật (MYTHUAT) được đánh giá bằng nhận xét, 3 Sheet đánh giá xếp loại học sinh ở HK1, HK2 và Cả năm. Các Sheet đều được thiết lập hàm excel theo Thông tư số 58/2011/TT-BGDĐT và Công văn số 1967/SGDĐT-TrH-TX.
6 Sheet được chèn thêm là các mẫu tổng hợp các số liệu như tổng hợp điểm thị, tổng hợp đánh giá môn học và tổng hợp đánh giá học sinh.
Cách thực hiện các Sheet trong file quản lý điểm:
Trong file quản lý điểm mỗi Sheet môn học được dự trù 50 dòng tương ứng với 50 học sinh để tránh sĩ số biến động theo từng năm học. Cuối mỗi Sheet đều có thiết lập hàm Excel trong các vùng thống kê điểm thi, thống kê điểm trung bình bộ môn theo từng loại: giỏi, khá, Tb, Yếu, Kém và các vùng thống kê điểm thi, thống kê điểm trung bình bộ môn theo từng loại: giỏi, khá, Tb, Yếu, Kém kèm theo điều kiện phái là nữ. Đây là các dữ liệu cần thiết để tổng hợp báo cáo.
Để ứng dụng tốt file quản lý điểm cho những năm sau này. Tôi thiết lập hàm Excel trong đề tài sáng kiến để tính điểm trung bình môn (ĐTBm) của học kì 1 (HKI), học kỳ 2 (HKII) và cả năm theo qui định trong khoảng 1 điều 10 của Thông tư số: 58/2011/TT-BGDĐT với nội dung như sau:
“Điều 10. Kết quả môn học của mỗi học kỳ, cả năm học
1. Đối với các môn học đánh giá bằng cho điểm:
Điểm trung bình môn học kỳ (ĐTBmhk) là trung bình cộng của điểm các bài KTtx, KTđk và KThk với các hệ số quy định tại Điểm a, Khoản 3, Điều 7 Quy chế này:
TĐKTtx + 2 x TĐKTđk + 3 x ĐKThk
ĐTBmhk =
Số bài KTtx + 2 x Số bài KTđk + 3
TĐKTtx: Tổng điểm của các bài KTtx
TĐKTđk: Tổng điểm của các bài KTđk
ĐKThk: Điểm bài KThk
Điểm trung bình môn cả năm (ĐTBmcn) là trung bình cộng của ĐTBmhkI với ĐTBmhkII, trong đó ĐTBmhkII tính hệ số 2:
ĐTBmhkI + 2 x ĐTBmhkII
ĐTBmcn =
3
ĐTBmhk và ĐTBmcn là số nguyên hoặc số thập phân được lấy đến chữ số thập phân thứ nhất sau khi làm tròn số”.
Cấu trúc và công dụng của các hàm trong các môn học đánh giá bằng điểm:
TÊN
TIÊU ĐỀ
HÀM MINH HỌA
CÔNG DỤNG

ĐTBm HK1, HK2

=IF(COUNT($P4)=0,"", ROUND(SUM($D4:$P4,$J4:$P4,$P4)
/COUNT($D4:$P4,$J4:$P4,$P4),1))
Tính điểm trung bình của các môn học dựa trên các cột kiểm tra thường xuyên, định kỳ và thi học kì trong đó điểm kiểm tra định kỳ hệ số 2, điểm thi
học kì hệ số 3.
ĐTBm (CANAM)

=IF(OR(Q5="",AF5=""),"", ROUND(($Q5+$AF5*2)/3,1))
Tính điểm trung bình cả năm của các môn học theo qui định (HK1 nhân hệ số 1 +
HK2 nhân hệ số 2) / 3
Thống kê
Tổng số HS
=50-COUNTBLANK($Q$4:$Q$53)
Đếm tổng số học sinh
có trong danh sách Sheet

Các vùng thống kê điểm thi HK1, HK2
=COUNTIF(P$4:P$53,">=8")
=COUNTIF(P$4:P$53,">=6.5")-D$59
=COUNTIF(P$4:P$53,">=5")-D$60-D$59
=COUNTIF(P$4:P$53,">=3.5")-D$61-D$60-D$59
=COUNT(P$4:P$53)-D$62-D$61-D$60-D$59

Thống kê điểm thi theo từng loại : giỏi, khá, Tb, Yếu, Kém
Các vùng thống kê điểm thi HK1, HK2
theo điều kiên phái nữ
=SUM(IF(($P$4:$P$53>=8)*($P$4:$P$5 3<=10)*($C$4:$C$53="x"),1,0))
=SUM(IF(($P$4:$P$53>=6.5)*($P$4:$P$ 53<=7.9)*($C$4:$C$53="x"),1,0))
=SUM(IF(($P$4:$P$53>=5)*($P$4:$P$5 3<=6.4)*($C$4:$C$53="x"),1,0))
=SUM(IF(($P$4:$P$53>=3.5)*($P$4:$P$ 53<=4.9)*($C$4:$C$53="x"),1,0))
=SUM(IF(($P$4:$P$53>=0)*($P$4:$P$5
3<=3.4)*($C$4:$C$53="x"),1,0))
Thống kê điểm thi theo từng loại : giỏi, khá, Tb, Yếu, Kém. (Chú ý: do dùng hàm đặc biệt nên khi kết thúc hàm phải dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter)
Các vùng thống kê TB môn
HK1,
=COUNTIF(Q$4:Q$53,">=8")
=COUNTIF(Q$4:Q$53,">=6.5")-I$59
=COUNTIF(Q$4:Q$53,">=5")-I$60-I$59
=COUNTIF(Q$4:Q$53,">=3.5")-I$61-
Thống kê TB môn các học kì và cả năm theo từng loại : giỏi,
khá, Tb, Yếu, Kém

HK2, Cả
năm
I$60-I$59
=COUNT(Q$4:Q$53)-I$62-I$61-I$60-I$59


=SUM(IF(($Q$4:$Q$53>=8)*($Q$4:$Q$
Thống kê TB môn các học kì và cả năm theo từng loại : giỏi, khá, Tb, Yếu, Kém theo điều kiện phái Nữ (x). khi kết thúc hàm phải dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter)
Các vùng
53=6.5)*($Q$4:$
TB môn
Q$53=5)*($P$4:$P$5
HK2, Cả
3=3.5)*($P$4:$P$
điều kiên
53=0)*($P$4:$P$5

3<3.5)*($C$4:$C$53="x"),1,0))

HÌNH 7 MINH HỌA MỘT TRONG CÁC MÔN ĐÁNH GIÁ BẰNG ĐIỂM TRONG FILE QUẢN LÝ ĐIỂM
Trong các Sheet môn học đánh giá bằng xếp loại như: Thể dục, Âm nhạc và Mỹ thuật. Tôi thiết lập hàm theo qui định trong khoảng 2 điều 10 của Thông tư số: 58/2011/TT-BGDĐT với nội dung như sau:
“Đối với các môn học đánh giá bằng nhận xét:
Xếp loại học kỳ:
Đạt yêu cầu (Đ): Có đủ số lần kiểm tra theo quy định tại các Khoản 1, 2, 3 Điều 8 và 2/3 số bài kiểm tra trở lên được đánh giá mức Đ, trong đó có bài kiểm tra học kỳ.
Chưa đạt yêu cầu (CĐ): Các trường hợp còn lại.
Xếp loại cả năm:
Đạt yêu cầu (Đ): Cả hai học kỳ xếp loại Đ hoặc học kỳ I xếp loại CĐ, học kỳ II xếp loại Đ.
Chưa đạt yêu cầu (CĐ): Cả hai học kỳ xếp loại CĐ hoặc học kỳ I xếp loại Đ, học kỳ II xếp loại CĐ.
Những học sinh có năng khiếu được giáo viên bộ môn ghi thêm nhận xét vào học bạ.”
Cấu trúc và công dụng của các hàm trong các Sheet môn học đánh giá bằng nhận xét như: Thể dục (TDUC), Nhạc (NHAC) và Mỹ thuật (MYTHUAT):
TÊN
TIÊU ĐỀ